Если вы решили сделать Dropbox частью своего рабочего процесса, то эти советы облегчат управление вашими файлами
Если вы работаете за компьютером, в команде людей или являетесь фрилансером, то Dropbox сейчас по умолчанию является частью вашей жизни. Но Dropbox – это гораздо больше, чем просто место для сохранения и синхронизации рабочих файлов между ноутбуком и мобильными устройствами
Dropbox превратился в экосистему для совместной работы над проектами, сбора документов и обмена важными файлами. Но когда вся ваша рабочая жизнь перемещается в Dropbox, может возникнуть сложность в управлении различными частями Dropbox. Упрощенная структура папок определенно не поможет, когда вы захотите поделиться своими файлами. Вот тут-то и приходят на помощь наши советы и подсказки
1. Мгновенно делитесь любыми файлами с кем угодно
Раньше в Dropbox была отдельная система для обмена файлами из вашего аккаунта Dropbox. Вам нужно было использовать папку Public, и она автоматически генерировала публичные ссылки для всего, что находилось в папке. Теперь Dropbox упростил этот рабочий процесс
Теперь в Dropbox есть несколько способов поделиться файлом или папкой
При просмотре файла можно быстро перейти в раздел Поделиться и создать ссылку. Теперь любой, у кого есть ссылка, может получить доступ к файлу
Если вы хотите сотрудничать с людьми над файлом или папкой, лучше всего добавить их в общий доступ Dropbox напрямую
2. Восстановление удаленных файлов
Случайно удалили файл из Dropbox? Не волнуйтесь, есть простой способ вернуть его обратно, если с момента удаления прошло менее 30 дней. Если вы хотите сохранить удаленные файлы на срок до 120 дней, вам придется перейти на версию Dropbox Professional
Откройте сайт Dropbox, перейдите в раздел Файлы и нажмите на Недавно удаленные. Как и в корзине на вашем компьютере, вы увидите список недавно удаленных файлов. Выберите файлы реванша и нажмите кнопку Восстановить , чтобы вернуть их на прежнее место
3. Возврат к старой версии файла
Одна из лучших особенностей Dropbox – это история ревизий. Если вы писатель или редактор, вы оцените легкость, с которой вы можете мгновенно вернуться к более старой версии одного и того же документа
Нажмите на кнопку меню рядом с файлом и выберите История версий. Вы увидите список всех версий файла, сохраненных в Dropbox, а также отметку времени и пользователя, внесшего изменения. Нажмите на одну из версий, чтобы просмотреть ее. Чтобы вернуться к ней, воспользуйтесь кнопкой Восстановить
4. Запросить файлы
Если вы используете Dropbox для сбора различных видов файлов от разных пользователей, функция Request Files сэкономит вам много времени. С помощью этой функции вы можете создать ссылку и связанную с ней уникальную папку
Вы можете отправить эту ссылку любому пользователю, и он сможет добавить любой файл в папку. Им даже не нужно быть пользователями Dropbox
На боковой панели нажмите на Запросы файлов , а затем используйте кнопку Запросить файлы , чтобы начать работу. Введите название папки, место сохранения, поставьте срок, сгенерируйте ссылку и отправьте ее!
5. Отметьте звездочкой важные папки для быстрого доступа
Dropbox может стать хранилищем всех ваших важных рабочих файлов, архивных документов, домашних документов и даже библиотеки фотографий. Если вы просто используете структуру папок Dropbox для организации всего этого, вы потратите много времени на поиск нужной папки
Вот тут-то и приходят на помощь звезды. Выберите несколько папок, которыми вы часто пользуетесь, и заклейте их звездочками. В следующий раз, когда вы откроете сайт Dropbox или приложение, вы увидите эти папки в самом верху
6. Сохранить файлы для автономного использования
Вы не можете быть постоянно подключены к Интернету. Хорошей идеей будет сохранить несколько важных файлов для использования в автономном режиме. Если вы используете аккаунт Dropbox Basic, вы можете сохранять отдельные файлы в автономном режиме (с помощью приложения для iOS и Android) бесплатно. Чтобы сохранять папки, вам придется перейти на аккаунт Dropbox Professional
Нажмите на кнопку меню при просмотре файла и нажмите на кнопку Сделать доступным автономно , чтобы сохранить файл на устройстве
7. Используйте выборочную синхронизацию для экономии места в хранилище
После установки Dropbox на Mac или Windows PC перейдите в раздел Настройки и найдите опцию Выборочная синхронизация. С помощью этой функции вы можете синхронизировать с компьютером только определенное количество папок, а не весь аккаунт Dropbox
Это хороший способ сделать так, чтобы резервная копия фотографий или другие большие файлы не занимали место на компьютере
8. Измените URL, чтобы получить прямую ссылку на скачивание
Вот небольшой классный хак для обхода пользовательского интерфейса Dropbox для предварительного просмотра файла. Вместо того чтобы избавляться от всплывающего окна, которое постоянно просит вас войти в Dropbox, просто немного измените URL. В конце общего URL Dropbox замените часть ‘ dl=0 ‘ на ‘ dl=1 ‘. Перезагрузитесь, и файл будет загружен мгновенно
9. Используйте двухфакторную аутентификацию и PIN-блокировку
Если вы похожи на меня, то используете Dropbox не только для синхронизации важных документов, но и как хранилище паролей для таких сервисов, как 1Password. Это означает, что вы захотите защитить свой аккаунт Dropbox. И сложного пароля будет недостаточно
Лучшее, что вы можете сделать, это включить двухфакторную аутентификацию (с помощью SMS OTP или Google Authenticator). Перейдите в раздел Личные настройки > Безопасность и включите Двухэтапная верификация
На iPhone или телефоне Android перейдите в раздел Настройки приложения Dropbox и включите функцию блокировки. На iPhone X можно использовать пин-замок, отпечаток пальца или даже аутентификацию Face ID
10. Сканируйте документы прямо в Dropbox
Dropbox – это, скорее всего, то место, куда попадают ваши отсканированные документы. Неважно, пользуетесь ли вы сторонним приложением для сканирования, например CamScanner. Теперь вы можете избавиться от посредников и напрямую загружать отсканированные документы с помощью приложения Dropbox на вашем iPhone или смартфоне Android
После открытия приложения нажмите на кнопку + и выберите Сканировать документ. Следуйте подсказкам на экране, чтобы сделать снимок и преобразовать его в формат отсканированного документа. Затем выберите место сохранения документа
Теперь освойте Dropbox Paper
Теперь, когда вы освоились с Dropbox, пришло время взяться за Dropbox Paper.Paper – это ответ Dropbox на Google Docs. Это современный подход к инструменту для совместной работы над документами, и на самом деле он довольно симпатичный. Во многих отношениях (дизайн, упоминания, встроенное управление задачами) он даже лучше, чем Google Docs
Комментировать