Вы все еще осваиваете Google Диск? Вот несколько советов, которые помогут вам лучше управлять файлами на Google Диске
Обмен документами на Google Диске – это уже не новинка. И это становится только лучше, поскольку удаленная работа охватывает все уголки земного шара. Это хорошая новость для нас, поскольку простая общая папка Google Drive открывает множество идей для совместной работы в различных областях
Вы еще не освоились? Эти десять советов помогут вам с сегодняшнего дня лучше управлять общими файлами
Основы совместного использования Google Drive
Вы можете предоставить общий доступ к любому файлу или папке. Однако следует обратить внимание на людей, с которыми вы предоставляете общий доступ, и уровень разрешений на общий доступ на Google Диске
В двухминутном видеоролике кратко описывается этот процесс
Как владелец, вы можете предоставить другим полное владение файлом или определенный уровень доступа к просмотру и редактированию
- Можно редактировать: Совместная электронная таблица, над которой вы работаете вместе со своей командой.
- Можно комментировать: Черновик книги, которую вы пишете. Другие могут просматривать и добавлять комментарии к файлу, но не могут его редактировать. Папки не имеют комментариев.
- Можно просматривать: Приглашение на вечеринку в выходные, которое вы только что сделали с помощью Презентации.
Вот диаграмма, сравнивающая доступ для зрителя, комментатора, редактора или владельца:
Источник: Поддержка Google
1. Как отключить копирование, загрузку и печать общих файлов?
Вы можете запретить загрузку, печать и копирование общих файлов. Расширенная функция управления правами на информацию удаляет эти опции из меню программы просмотра. Это еще один уровень контроля над вашими документами
Откройте Google Диск. Выберите общий файл и нажмите значок Share в правом верхнем углу
В диалоговом окне Поделиться с людьми и группами добавьте имена участников совместной работы. В раскрывающемся списке рядом с полем имени задайте уровень разрешения ваших сотрудников. Разрешения совместного доступа в Google Диске следующие: Редактор , Просмотрщик , Комментатор
Отправка уведомления и личного сообщения необязательна. Теперь вы можете запретить скачивание, печать или копирование общего файла. Нажмите на значок шестеренки, чтобы отобразить еще два разрешения, которые можно снять для усиления конфиденциальности документа
Вернитесь к предыдущему диалогу, нажав на стрелку, и отправьте файл своему сотруднику
Зрители увидят уведомление Опции экспорта отключены в верхней части меню Файл и Правка. Параметры ‘Сделать копию’, ‘Печать’ и ‘Загрузить’ также будут отключены для определенных документов, электронных таблиц и презентаций
Обратите внимание, что пользователи с правами ‘редактировать’ все равно смогут загрузить, распечатать и скопировать ваш файл, даже если этот параметр включен
2. Предоставление общего доступа к папке пользователям, не являющимся пользователями Google
Вашим друзьям и коллегам не нужен аккаунт Google, чтобы просмотреть папку или документ Google Drive. Вы можете отправить приглашение на их адрес электронной почты. Или использовать ссылку, которой можно поделиться
Пользователи, не являющиеся пользователями учетной записи Google, и сотрудники могут только просматривать файл независимо от установленного разрешения
Совместный доступ по общедоступной ссылке представляет собой риск для безопасности конфиденциальных документов, поскольку любой, у кого есть ссылка, может получить доступ к файлу. Поэтому используйте ее в публичном чате, электронной почте или социальных сетях только в том случае, если документ может быть просмотрен любым человеком
3. Загрузите общую папку Google Drive
Google Drive позволяет загрузить все содержимое общей папки в виде ZIP-архива. Это полезно для сохранения локальных копий общих документов. Структура папки с любыми вложенными папками сохраняется в архиве
Перейдите в папку Общий доступ на диске Google. Щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите Загрузить
Вы также можете использовать значок тройная точка на панели инструментов для загрузки папки
Если вы загружаете документ, лист или слайд Google, он будет загружен как документ Office. Все остальные файлы будут загружены в их родном формате
4. Передача прав собственности на файлы другому лицу
Существует множество причин для передачи прав собственности на документы кому-то другому. Может быть, кто-то другой берет на себя проект. Может быть, кто-то уволил вас. А может быть, вы уезжаете в отпуск и просто хотите передать ответственность за общие документы. Процесс цифровой ‘передачи’ документов и папок Google Drive очень прост
Откройте Google Диск. Выберите общую папку или файл в Документах, Листах или Слайдах и нажмите значок Поделиться в правом верхнем углу. Если предполагаемый владелец не имеет доступа к общему доступу. пригласите его, введя адрес электронной почты в поле ‘Поделиться с людьми и группой’. Затем нажмите Сохранить
Щелкните раскрывающееся меню рядом с именем человека, который должен стать владельцем файла или папки. Выберите Сделать владельцем
После передачи права собственности ваша роль меняется с владельца на редактора. Всплывающее сообщение предупреждает вас о том, что ‘Новый владелец будет уведомлен и может удалить вас. Вы также можете потерять возможность изменять настройки общего доступа’
Обратите внимание: Вы не можете передать право собственности на синхронизированный или загруженный файл (например, PDF или файл изображения)
5. Как запросить доступ к общим файлам?
Когда вы пытаетесь получить доступ к файлу по общей ссылке, вы можете увидеть сообщение ‘Вам нужен доступ.’
Иногда владельцы предоставляют общую ссылку до того, как установили разрешения. Кроме того, вы можете захотеть открыть файл с помощью альтернативного идентификатора Google. Запросить доступ легко одним щелчком мыши
На рабочем столе:
- Открыть ссылку на файл.
- Нажмите кнопку Запросить доступ.
На мобильном:
С помощью приложения Drive для Android или iOS можно запросить доступ одним касанием, когда появляется сообщение ‘Невозможно получить доступ к документу’. Запрос разрешения отправит владельцу электронное письмо из приложения. Владельцы файлов немедленно получают уведомление на Android и iOS
Скачать: Google Диск для Android | iOS (бесплатно)
6. Поиск сотрудника
Обмен документом с 10 участниками – это просто. Совместное использование документа 50 участниками требует более тщательного планирования. Управление общими файлами также означает отслеживание того, кто из сотрудников работает над каким документом
Перейдите в раздел Просмотр сведений (нажмите значок ‘I’ на панели инструментов). Просмотрите вкладку Активность , чтобы быстро увидеть, какими файлами вы делились в последнее время
Щелкните Общий доступ на левой боковой панели Google Диска. Вы получите список всех документов, к которым у вас есть общий доступ
Используйте Google Поиск на диске и его расширенные фильтры. Преимущества производительности не станут сюрпризом для тех, кто знаком с фильтрами Gmail
Используйте поле поиска в верхней части Google Drive. Поиск в Google Диске также ищет в теле документа слова, которые вы хотите найти
Можно выполнить поиск по первым 100 страницам любых текстовых документов или текстовых PDF-файлов, которые вы загрузили. Вы также можете искать текст на первых 10 страницах любых PDF-файлов с изображениями. Вместо того чтобы копаться в папках, используйте эту мощную функцию, чтобы быстро найти нужный файл
Находясь в Google Диске, нажмите клавишу прямая косая черта , чтобы поместить курсор прямо в поле поиска. Щелкните маленькую выпадающую стрелку в поле поиска, чтобы открыть основные фильтры поиска. Изучение нескольких ручных параметров может сэкономить вам время
Например: Чтобы найти документы, которыми вы поделились с кем-то, используйте
to:bob@gmail.comВ справке Google есть полный список в разделе ‘Расширенный поиск в Google Диске’
7. Упростите обмен информацией, создав группы контактов
При использовании контактов электронной почты вам не нужно устанавливать индивидуальные разрешения на работу с документами для членов вашей команды. Вы можете просто создать ярлыки, представляющие собой набор контактов в определенных группах электронной почты
Войдите в Google Контакты. На левой боковой панели нажмите Создать ярлык
Дайте им описательное название в соответствии с проектом команды. Или любое другое, которое позволит легко их запомнить. Вы можете назвать ярлыки по разрешениям , чтобы их было легче запомнить. Любой контакт может быть частью нескольких меток
Например: Project.view или Project.edit
Введите метки в поле настроек общего доступа к файлам или папкам на Google Диске
8. См. раздел Количество просмотров общего документа
Google ведет историю версий, но нет способа узнать, сколько раз просматривался общий документ. Я получил ответ на этот вопрос из старого обсуждения на Stack Exchange
Отправьте ссылку на документ в http://goo.gl службу сокращения URL и делитесь только этим URL. Эта служба предоставляет информацию о том, сколько раз была нажата данная ссылка, что примерно так же близко к тому, как вы можете узнать, сколько раз обращались к вашему документу
Google прекратил поддержку своего собственного сократителя URL. Вместо него можно использовать Bitly. Это полезно в случаях, когда вы хотите публично поделиться документом и проверить реакцию на него. Обратите внимание, что публичные документы и файлы отображаются в результатах поиска
Некоторые идеи для публичного обмена:
- Загрузите и поделитесь электронной книгой.
- Проверьте первоначальную реакцию на творческий продукт.
- Выпустить презентацию в формате Slides для публичного просмотра (например, SlideShare).
- Найдите открытый образовательный контент.
Совет: Для поиска публичных документов можно использовать простой поиск по сайту Google. Например.ключевое слово site:drive.google.com
9. Поделитесь информацией в Slack
Если вы еще не работаете со Slack, самое время познакомить с ним свою команду. Существует множество способов заставить ваши любимые сервисы работать со Slack. Среди популярных – интеграция с Google Drive
Slack позволяет импортировать файлы Google Drive и обмениваться ими через Slack. Все импортированные файлы Google Drive также индексируются в Slack для удобства поиска и ссылок. Файлы не хранятся в Slack – они продолжают оставаться в ваших папках Google Drive.Slack выступает в роли проводника
Небольшой пример: Вставьте ссылку на документ Google в чат Slack.Slack отображает фрагмент содержимого файла под ссылкой после ее интеграции. Это более полезно, чем просто обмен слепыми ссылками
Справочный центр Slack показывает, как можно подключить Google Диск к Slack двумя простыми способами
10. Совместное использование Документов Google из Microsoft Office
Google Drive против Microsoft Word может быть ежедневной схваткой двух офисных пакетов, но эти два мощных продукта наконец-то играют друг с другом. Вы можете загружать файлы Word, Excel и PowerPoint на Google Диск и работать с ними в ‘облаке’, как с любым другим общим файлом Google Диска
Все обновления сохраняются в файлах в их исходном формате. Документы Office, хранящиеся на Диске, также контролируются по версиям. Вы можете отслеживать предыдущие версии файлов Office или вернуться к более старой версии
Если вы хотите использовать специальные инструменты Google Drive, например, надстройки или переводы, то просто преобразуйте файл Microsoft в документ Google. В противном случае не стоит утруждать себя сменой одного формата на другой
Обмен файлами на Google Диске – это просто
Это также стало проще. Есть еще несколько настроек Google Диска, которые можно изменить, чтобы сделать рабочий процесс более плавным. Уделите немного времени функциям совместной работы в Google Диске, ведь от этого зависит гармония командной работы
Как мост для совместной работы, Google Drive должен быть частью вашей системы удаленной работы в домашнем офисе или в любой другой точке мира
Image Credit: пазл от Rido через Shutterstock
Комментировать