10 вещей, о которых вы не знали, что можете делать с Microsoft SharePoint
Продуктивность

10 вещей, о которых вы не знали, что можете делать с Microsoft SharePoint

Вот несколько вещей, о которых вы, возможно, не знали, что можете делать с помощью Microsoft SharePoint

Для многих SharePoint – это платформа с ограниченными функциональными возможностями. Но это не так. На этой платформе можно делать множество вещей, некоторые из которых до сих пор были вам неизвестны

В этой статье мы расскажем о таких возможностях SharePoint, которые наверняка поразят ваших коллег

1. Обработка счетов-фактур

Если ваша организация работает со сторонними клиентами, формирование и обработка счетов-фактур являются важнейшими частями вашего рабочего процесса. Большинство организаций зависят от внешних инструментов для управления счетами-фактурами. Однако пользователи SharePoint могут выполнять большинство шагов из своей родной платформы

Вы можете использовать Microsoft Forms для сбора данных о счетах-фактурах и импорта их в SharePoint. Создание счета-фактуры и проведение анализа доходов также возможно одновременно в SharePoint

Похожие: Google Forms vs. Формы Microsoft: Какую из них следует использовать?

Эти процессы требуют участия меньшего количества людей. Следовательно, вероятность ошибки при вводе данных меньше. Кроме того, включение автоматизированных шагов ускоряет процесс выставления счетов. Вы также можете легко узнать о ходе процесса

2. Используйте во время регистрации

Набор и принятие новых сотрудников в компанию – это сложная задача. Все должно быть на месте, чтобы обеспечить положительный опыт для нового члена команды

Интеграция Microsoft Forms и Power Automate с SharePoint позволяет собрать всю информацию в одном месте и создать рабочий процесс для всех отделов. После настройки интеграции и рабочего процесса менеджеру по персоналу остается только контролировать каждый шаг

Использование SharePoint в процессе приема на работу обеспечивает беспроигрышную ситуацию как для новых сотрудников, так и для HR-руководителей. В то время как новый рекрутер может сразу приступить к работе, имея все необходимое, рекрутерам придется приложить меньше усилий для подготовки к работе

3. Управление запасами

Управление запасами – суматошный процесс, поскольку он включает в себя множество задач и подзадач, таких как составление графика закупок, отслеживание затрат и обслуживание. Кроме того, зависимость задач может сделать процесс длительным и сложным

Если вы используете SharePoint, вы можете интегрировать его с Power Automate, Microsoft Lists и Microsoft Teams для беспрепятственного управления инвентаризацией. Это позволит вам управлять всеми процессами, включая листинг продуктов, планирование операций, визуализацию данных с единой платформы

Помимо сокращения времени, необходимого для управления оборудованием, эти интеграции значительно снижают вероятность ошибок и дублирования ввода данных

4. Делитесь документами с кем угодно

Если вы работаете с клиентом или поставщиком, обмен файлами с людьми вне вашей команды является неотъемлемой частью рабочего процесса. Используя SharePoint, вы можете легко обмениваться файлами или документами с другими людьми. Функции разрешения обеспечивают необходимые меры безопасности

В зависимости от типа безопасности, вы можете разрешить людям просматривать или редактировать документ. Вы также можете контролировать, кто может получить доступ к файлу с нужным видом разрешения

SharePoint позволяет создавать шаблоны файлов и папок с различными разрешениями. Это избавляет вас от необходимости вручную устанавливать разрешения для каждого нового создаваемого файла или папки

5. Создайте сайт Wiki

С постоянно растущим объемом информации организациям необходимо иметь свой Wiki сайт. Такие сайты могут хранить и управлять разного рода информацией, например, статьями знаний, общей служебной информацией, информацией о предметах и деловыми обсуждениями

Возможно, вы не знаете, что в SharePoint можно получить элемент под названием Wiki Site. Он может выполнять все требования организации в отношении Wiki, с которыми не может справиться обычная Википедия

Использовать Wiki сайт SharePoint также просто. Добавьте содержимое и поделитесь им после получения одобрения от администрации. Вы также можете использовать SharePoint List для сортировки и преобразования данных в файле Excel и использовать их в других форматах в Wiki

6. Интеграция с Microsoft Teams

Хотя Microsoft Teams является превосходным инструментом для совместной работы, его интеграция с SharePoint выведет эффективность работы вашей команды на новый уровень. Эта интеграция будет особенно полезна для организаций, где сотрудникам приходится одновременно работать над несколькими проектами

SharePoint и Teams вместе обеспечат надежные функциональные возможности за счет централизации информации. Сотрудничество и общение между коллегами также будет происходить с соблюдением всех требований

Похожие: Лучшие способы управления командой в Microsoft Teams

7. Использование в качестве расширенного редактора контента

Поскольку SharePoint является платформой управления документами, он поставляется с расширенными возможностями редактирования контента. Но знаете ли вы, что для редактирования документа нет необходимости использовать такие инструменты веб-дизайна, как SharePoint Designer или DreamWeaver?

С помощью веб-части редактора содержимого можно внести необходимые изменения в страницу. Среди основных возможностей – добавление форматированного текста, изображений, таблиц и гиперссылок на страницу. Более того, все это можно сделать, даже не открывая документ в расширенном редакторе

8. Синхронизация расписания членов команды

Многие пользователи SharePoint не знают, что платформа предлагает общий календарь. Все члены команды SharePoint могут добавлять, редактировать и просматривать свои предстоящие расписания и события. Более того, вы можете определить различные группы в этом календаре и впоследствии добавлять события соответствующим образом

Помимо обычных функций календаря, этот календарь поддерживает назначение отдельных цветов для каждого типа событий, таких как встречи, вебинары, праздники. Таким образом, вы можете легко найти событие в календаре

9. Автоматизация задач

Автоматизация работы помогает людям сосредоточиться на важнейших задачах. Поскольку этот процесс автоматизирует обычные, рутинные задачи, производительность команды возрастает в разы. Используя рабочие процессы SharePoint, вы можете в значительной степени автоматизировать свои рабочие процессы

В SharePoint вы получаете пять запрограммированных рабочих процессов: сбор отзывов, утверждение, утверждение публикации, сбор подписей и рабочие процессы с тремя состояниями. Каждый из этих рабочих процессов сокращает время и трудозатраты, которые необходимо вложить в проект

Более того, платформа также предлагает вам возможность разработки индивидуальных рабочих процессов в соответствии с требованиями вашего бизнеса

10. Хранить старую версию документа

Версионирование является жизненно важной частью управления документами, особенно если документ является частью совместного проекта, в котором участвуют несколько редакторов. Обычно разрешенные редакторы могут вносить изменения в документ в любое время

SharePoint отображает последнюю версию документа со всеми последними правками для всех, кто может получить к нему доступ. Однако это еще не все. Он также сохраняет все версии с момента создания этого файла в Истории версий. Любой может получить доступ к истории версий, чтобы узнать, кто и какие изменения внес в документ

Удивите всех неизвестными возможностями SharePoint

SharePoint предназначен не только для онлайнового управления документами. Вы можете использовать его для различных других целей. Здесь вы узнаете о некоторых необычных функциональных возможностях этой платформы

Хотя многие из них могут вас удивить, все эти функции SharePoint позволят вам выполнять задачи без переключения инструмента

Об авторе

Алексей Белоусов

Привет, меня зовут Филипп. Я фрилансер энтузиаст . В свободное время занимаюсь переводом статей и пишу о потребительских технологиях для широкого круга изданий , не переставая питать большую страсть ко всему мобильному =)

Комментировать

Оставить комментарий