14 советов по экономии времени в Microsoft Excel
Производительность

14 советов по экономии времени в Microsoft Excel

Если в прошлом Microsoft Excel отнимал у вас много времени, позвольте нам показать вам, как вернуть его обратно. Эти простые советы легко запомнить

Microsoft Excel – это надежный, полнофункциональный инструмент для работы с рабочими книгами и электронными таблицами. Независимо от того, используете ли вы его на работе или дома, использование функций, которые экономят ваше время, означает, что вы сможете быстрее перейти к следующим делам

Вот несколько удобных способов быстро просмотреть рабочие книги, электронные таблицы и связанные с ними задачи

1. Шаблоны, экономящие время

Одним из лучших способов экономии времени при выполнении любой задачи является использование шаблона. Вы можете использовать их в Microsoft Word для составления повестки дня собрания, информационных бюллетеней или отчетов. В Excel шаблоны не менее полезны. Для составления графиков проектов, календарей, счетов-фактур, бюджетов и т.д. использование этих удобных предварительно отформатированных инструментов поможет вам сэкономить время

Получить шаблоны, которые вам нужны, так же просто, как и использовать их. На сайте Microsoft можно найти множество шаблонов Excel для календарей, планировщиков, отслеживания расходов и табелей учета рабочего времени. В Vertex42 есть хороший выбор для расписаний, бюджетов, списков дел и балансовых отчетов. Еще один отличный ресурс – Spreadsheet 123 для счетов-фактур, инвентаризации, листов регистрации и форм посещаемости

2. Замораживание строк и столбцов

Если у вас длинная электронная таблица, содержащая тонны данных, вам, возможно, придется прокручивать ее слишком далеко вниз или даже поперек, чтобы просмотреть ее всю. Это означает, что вы потеряете из виду заголовки и будете постоянно прокручивать страницу назад, чтобы увидеть их. Однако если вы заморозите строки и столбцы, то заголовки будут сохраняться по мере продвижения по таблице

  1. Перейдите на вкладку Вид и выберите Заморозить панели на ленте.
  2. В выпадающем списке Freeze Panes выберите Freeze Top Row , Freeze First Column или выберите оба варианта, если необходимо.

Теперь при прокрутке вверх, вниз, вправо или влево вы заметите, что заголовки остаются видимыми. Чтобы разморозить эти строки и столбцы, просто снова выберите команду Freeze Panes и нажмите Unfreeze Panes

Обратите внимание, что в старых версиях Excel этот процесс немного отличается. Выберите ячейку, которая является общей для строки и столбца, которые вы хотите заморозить, а затем нажмите Freeze Panes

3. Управляйте ручкой заливки

Ручка заполнения в Excel может значительно сэкономить время, когда нужно заполнить несколько ячеек, и существует несколько различных способов использования этой функции. Во-первых, вы можете быстро создать список чисел, которые считаются по возрастанию, введя 1 в первую ячейку и 2 в ячейку под ней. Затем выделите обе ячейки и, когда появится ручка заполнения, просто перетащите ее, чтобы заполнить ячейки нужным образом

При использовании функции для дат можно легко заполнить столбец или строку с шагом в один день. Например, можно ввести в ячейку 12/25/16, выделить эту ячейку и, когда появится ручка заполнения, просто перетащить ее, чтобы добавить последующие даты. Этот маневр также работает с днями недели и месяцами года, а также в направлении вниз по столбцу и в направлении поперек строки

Еще одно удобное применение ручки заполнения – если вам нужно заполнить весь столбец одним и тем же значением в электронной таблице. Например, если вы вводите слово или букву, выделите ячейку и дважды щелкните ручку заполнения. В результате это значение будет введено в остальные ячейки столбца до тех пор, пока в таблице есть данные

4. Транспонирование столбцов и строк

Если в электронной таблице используются заголовки в столбцах или строках (или в обоих) и вы решили, что они будут лучше работать в противоположном направлении, существует простой процесс изменения. Это избавит вас от необходимости перепечатывать заголовки. Ниже приведены шаги для перемещения ячеек из заголовков строк в заголовки столбцов

  1. Выберите ячейки в столбце, содержащие заголовки.
  2. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Копировать или нажмите кнопку Копировать на вкладке Главная ленты.
  3. Выберите ячейку в строке и столбце, с которой должны начинаться заголовки.
  4. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Специальная вставка или нажмите Вставить , а затем Специальная вставка на вкладке Главная ленты.
  5. Установите флажок Транспонировать в правом нижнем углу.
  6. Нажмите OK.

5. Доступ к калькулятору

Хотя вы можете использовать надстройку, которая помещает калькулятор в боковую панель вашей электронной таблицы, вы также можете воспользоваться встроенной функцией калькулятора. Это удобно, когда нужно выполнить быстрые вычисления, которые не сформулированы в электронной таблице. Калькулятор можно добавить как на ленту, так и на панель инструментов быстрого доступа

Чтобы добавить калькулятор в любое место, выберите Файл > Параметры. Затем выберите Настроить ленту или Панель инструментов быстрого доступа , в зависимости от того, где вы хотите ее разместить. В выпадающем списке Выбрать команды из выберите Все команды. Прокрутите вниз, выберите Калькулятор , а затем нажмите кнопку Добавить , чтобы вставить его на панель инструментов. Обратите внимание, что если вы решите добавить его на ленту, вам придется создать пользовательскую группу и добавить его туда

6. Ссылка на вкладки или ячейки

Если ваша рабочая книга содержит несколько электронных таблиц с перекрестными ссылками между данными, создание прямой ссылки обеспечивает быстрый доступ. Это особенно полезно при совместном использовании рабочей книги, чтобы другие могли быстро перейти к этим данным. Выполните следующие простые шаги для создания ссылки:

  1. Выберите ячейку, содержащую данные, которые вы хотите связать.
  2. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Гиперссылка или перейдите на вкладку Вставка и нажмите Гиперссылка на ленте.
  3. Во всплывающем окне выберите Поместить в этот документ.
  4. Затем введите текст для отображения в этой ячейке, ссылку на конкретную ячейку, если необходимо, и таблицу в рабочей книге с данными, на которые вы ссылаетесь.
  5. Нажмите OK.

7. Использование сочетаний клавиш

Если вы являетесь заядлым пользователем Excel, то сочетания клавиш, безусловно, помогут вам сэкономить время. Хотя существует слишком много сочетаний клавиш, чтобы их перечислять, вот несколько, которые могут ускорить выполнение ваших задач

  • F4 (или Fn + F4 ) для повторения последней команды, включая изменение форматирования, например, цвета или шрифта.
  • Alt + H , E , A для стирания содержимого, форматирования и других данных, прикрепленных к выбранным ячейкам.
  • Ctrl + W для закрытия электронной таблицы и Ctrl + O для ее открытия.
  • Ctrl + Shift + Двоеточие для ввода текущего времени и Ctrl + Shift + Точка с запятой для текущей даты.
  • Shift + F9 для вычисления активного рабочего листа.
  • Shift + Tab для перехода к предыдущей ячейке или опции.
  • Ctrl + Home для перемещения в начало электронной таблицы.
  • Ctrl + Page Down для перехода к следующей электронной таблице в рабочей книге и Ctrl + Page Up для перехода к предыдущей.

8. Работа с автосуммой

Кто-то может подумать, что работа с формулами в Excel отнимает слишком много времени. Но даже для простых уравнений эти встроенные функции могут значительно ускорить работу с электронной таблицей

Если вы не переместили или не удалили ее с ленты, кнопка Автосумма должна находиться на вкладке Главная. Эта удобная функция позволяет одним щелчком мыши получить наиболее распространенные формулы. Вы можете сложить, подсчитать или усреднить группу чисел, а также получить минимальное или максимальное из них. Просто нажмите стрелку на кнопке Автосумма , чтобы выбрать формулу

Помимо функции автосуммы, на вкладке Формулы содержится еще больше возможностей. Каждая формула сгруппирована по категориям, что облегчает ее поиск. Вы можете выбрать финансовые, логические, математические, статистические или инженерные функции

Но для наиболее широко используемых формул функция AutoSum является быстрой и удобной

9. Использование простого условного форматирования

Условное форматирование – это еще одна из тех функций Excel, которая многим может показаться пугающей. Тем не менее, для данных, которые вы хотите видеть на экране, это отличный инструмент

Например, допустим, у вас есть электронная таблица с данными опроса, и при беглом взгляде вы хотите увидеть, сколько ответов ‘Да’, а сколько ‘Нет’. Эти шаги показывают, как применить простое форматирование

  1. Выделите ячейки, содержащие ответы ‘Да/Нет’.
  2. На вкладке Главная щелкните раскрывающееся окно Условное форматирование.
  3. Выберите Правила выделения ячеек , а затем Текст, который содержит.
  4. Введите слово Да в левое поле и выберите для него форматирование в правом поле.
  5. Выполните те же действия для ответов ‘Нет’.

После этого вы увидите все ответы ‘Да’ и ‘Нет’, отформатированные так, как вы выбрали, что позволяет легко их заметить

Если вы планируете продолжать добавлять данные, вы также можете применить это условное форматирование ко всему столбцу или строке, а не только к группе ячеек. Таким образом, будущие данные будут автоматически форматироваться по мере их ввода. Хотите узнать больше? Ознакомьтесь с нашей статьей об условном форматировании

10. Быстрая вставка диаграмм

Функция диаграмм в Excel – это потрясающий инструмент для визуального отображения данных. Вы можете выбирать из множества типов диаграмм, таких как круговые, столбчатые, линейные, столбчатые и многие другие

Используя приведенный выше пример условного форматирования для ответов ‘Да/Нет’, вы можете вставить диаграмму всего несколькими щелчками мыши

  1. Выберите ячейки, содержащие ответы ‘Да/Нет’.
  2. На вкладке Вставка нажмите Рекомендуемые диаграммы. С помощью этой опции Excel возьмет ваши данные и поместит их в тот тип диаграммы, который лучше всего подходит.
  3. Если вам нравится диаграмма, нажмите OK , и она будет вставлена в вашу электронную таблицу.

Это самый простой и быстрый способ создания диаграммы в Excel, который занимает всего минуту. Однако если вам не нравится созданная диаграмма, вы можете щелкнуть вкладку Все диаграммы во всплывающем окне и поэкспериментировать с другими типами

Для получения дополнительной информации о форматировании диаграммы узнайте все о создании круговой диаграммы

11. Сортировка с помощью фильтров

Когда у вас есть электронная таблица, содержащая множество столбцов данных, вы можете захотеть отсортировать или отфильтровать их по определенному столбцу. Хотя существует несколько способов сделать это, использование фильтра является самым быстрым и безопасным способом

  1. Выберите весь лист, нажав на кнопку с треугольником рядом с первым столбцом в левом верхнем углу.
  2. На вкладке Главная нажмите Сортировка и фильтр.
  3. Выберите Фильтр.

Вот и все! Это быстрое движение поместит стрелку в первую строку для каждого из ваших столбцов. Когда вы нажмете на стрелку, вы сможете отсортировать весь лист по этому столбцу выбранным вами способом. Если это поле даты, вы можете сортировать от самого старого к самому новому, а если это текстовое поле, вы можете сортировать по алфавиту

Кроме того, вы можете фильтровать данные, чтобы видеть только те записи, которые вам нужны. Когда вы нажмете на стрелку, вы заметите флажки рядом с записями. Отмечая и снимая эти флажки, вы отфильтруете данные, чтобы увидеть именно то, что вам нужно

Приятным моментом в использовании функции Фильтр является то, что она не оказывает негативного влияния на остальные данные. Если вы сортируете весь лист, Excel скорректирует все столбцы. А если вы фильтруете, Excel просто скроет то, что вы не хотите видеть

12. Использование инструмента ‘Форматирование’

Если вы используете другие приложения Microsoft Office, такие как Word, вы, возможно, уже знакомы с программой Format Painter. В Excel этот удобный инструмент позволяет применять одно и то же форматирование из одной или нескольких ячеек к другим одним щелчком мыши

  1. Выберите ячейку, группу ячеек, строку или столбец, из которых нужно скопировать форматирование.
  2. На вкладке Главная нажмите Форматировщик.
  3. Выберите ячейку, группу ячеек, строку или столбец, в которые необходимо скопировать форматирование.

Это фантастический способ быстро применить полезное форматирование ячеек к другим без ручной работы

13. Переключение и просмотр окон

Бывают ли случаи, когда вам нужно работать с несколькими рабочими книгами Excel одновременно? Возможно, вам нужно просмотреть данные, сравнить их или даже скопировать данные из одной рабочей книги в другую.Excel предоставляет полезный набор функций просмотра. Перейдите на вкладку Вид , чтобы ознакомиться с этими возможностями

  • Упорядочить все: При нажатии этой кнопки вы можете расположить все открытые рабочие книги на одном экране. Выберите один из вариантов: плиточный, горизонтальный, вертикальный или каскадный вид.
  • View Side by Side: Эта опция позволяет выбрать две открытые рабочие книги для просмотра рядом или друг над другом, что идеально подходит для сравнения.
  • Переключить окна: Нажмите эту кнопку, когда у вас одновременно открыто много рабочих книг Excel и вы хотите быстро переключаться между ними. Благодаря этой замечательной функции не нужно сворачивать и разворачивать окна.

14. Установка удобных дополнений

Надстройки Office похожи на расширения браузера, поскольку они являются инструментами для улучшения работы приложения, расширения данных и повышения эффективности. А в Excel у вас есть множество полезных надстроек, которые можно выбрать в зависимости от ваших потребностей

Выберите вкладку Вставка и нажмите Магазин. Затем вы можете проверить инструменты по категориям. Например, категория ‘Продуктивность’ содержит дополнения для автоматизации работы с документами и галерею шаблонов. А в категории ‘Управление проектами’ есть дополнения для диаграмм Ганта и таймеров активности

Некоторые дополнения являются бесплатными, другие – платными, поэтому перед их установкой обязательно уточните детали. Если вы ищете бесплатные надстройки Excel для визуализации, мы поможем вам

Какие ваши любимые функции позволяют экономить время?

Продолжая использовать Microsoft Excel, мы все время находим маленькие хитрости, которые помогают нам экономить время

Есть ли у вас свои собственные приемы, которыми вы регулярно пользуетесь и хотели бы поделиться с другими? Пожалуйста, поделитесь этими полезными советами в комментариях ниже!

Image Credits: Andreas Poertner/Shutterstock

Об авторе

Алексей Белоусов

Привет, меня зовут Филипп. Я фрилансер энтузиаст . В свободное время занимаюсь переводом статей и пишу о потребительских технологиях для широкого круга изданий , не переставая питать большую страсть ко всему мобильному =)

Комментировать

Оставить комментарий