3 впечатляющих сценария Google Docs для автоматизации работы с документами
Продуктивность

3 впечатляющих сценария Google Docs для автоматизации работы с документами

Хотите упростить выполнение повторяющихся задач? Вот как скрипты Google можно интегрировать с таблицами и документами с потрясающими результатами

Есть много веских причин, по которым вы должны использовать облачные Google Docs, а не прикладные приложения для обработки текстов, такие как Microsoft Word. Одна из самых важных заключается в том, что вы можете создавать очень полезные автоматизированные процессы с помощью мощных сценариев Google

Вот три сценария, которые позволяют создать документ из подсказок пользователя, импортировать данные Google Analytics в отчет Google Doc и создать документ из файла Google Sheet

1. Использование подсказок для создания документа

Если вы часто рассылаете одни и те же письма, автоматизированный шаблон документа может помочь вам сэкономить время. Это может быть что-то вроде ежемесячного отчета о продажах для вашего руководителя или еженедельные обновления для коллег. Все, что вы часто пишете, можно автоматизировать с помощью шаблона документа и сценария Google

Первый шаг – создание шаблона документа. Сделать это так же просто, как создать Google Doc. Для слов, которые вы хотите заполнить, просто окружите их двумя знаками ## , как показано в примере ниже

Внутри этого документа можно создать сценарий Google, который будет запускаться при открытии документа. Ваш сценарий предложит вам ввести каждый из элементов, входящих в документ

Чтобы создать сценарий, щелкните пункт меню Инструменты и выберите Редактор сценариев

В окне редактора удалите имеющийся там код и замените его следующим скриптом

Этот сценарий вызовет подсказки при открытии документа, создаст новый документ с именем продавца и сегодняшней датой в заголовке. Затем он заполнит поля шаблона информацией, которую вы ввели

functionmyFunction() {
 // Display a dialog boxforeach field you need informationfor.
 
 var ui = DocumentApp.getUi();
 //var response = ui.prompt('Enter Name''Enter sales person's name', ui.ButtonSet.OK);
 var nameResponse = ui.prompt('Enter sales persons name');
 var client1Response = ui.prompt('Enter client 1');
 var sales1Response = ui.prompt('Enter sales 1');
 var client2Response = ui.prompt('Enter client 2');
 var sales2Response = ui.prompt('Enter sales 2');
 var client3Response = ui.prompt('Enter client 3');
 var sales3Response = ui.prompt('Enter sales 3');
 var commissionResponse = ui.prompt('Enter commission');
 var date = new Date();
 
 //Make a copy of the template file
 var documentId = DriveApp.getFileById('<your-template-id>').makeCopy().getId();
 
 //Rename the copied file
 DriveApp.getFileById(documentId).setName(nameResponse.getResponseText() + date + 'Sales Report'); 
 
 //Get the document body as a variable
 var body = DocumentApp.openById(documentId).getBody();
 
 //Insert the entries into the document
 body.replaceText('##name##', nameResponse.getResponseText());
 body.replaceText('##client1##', client1Response.getResponseText());
 body.replaceText('##sales1##', sales1Response.getResponseText()); 
 body.replaceText('##client2##', client2Response.getResponseText());
 body.replaceText('##sales2##', sales2Response.getResponseText()); 
 body.replaceText('##client3##', client3Response.getResponseText());
 body.replaceText('##sales3##', sales3Response.getResponseText());
 body.replaceText('##commission##', commissionResponse.getResponseText()); 
}

Замените код ID документа в приведенном выше сценарии на ID документа шаблона

Вы найдете это встроенным в URL при редактировании документа шаблона

В окне редактора Google Script щелкните значок диск для сохранения сценария

Затем нажмите на значок запустить для проверки его работоспособности

При первом запуске сценария может потребоваться подтвердить разрешения для вашего аккаунта Google, чтобы запустить сценарий

Вернувшись в документ шаблона, вы увидите, как одно за другим появляются окна с подсказками. Заполните поля данными, которые вы хотите внести в документ

Когда вы закончите, сценарий создаст новый документ в корневой папке Google Drive со всей введенной вами информацией

Наконец, вам нужно настроить сценарий на выполнение каждый раз, когда вы открываете документ-шаблон

В окне Google Script Editor нажмите на Edit > Current project’s triggers

Нажмите на кнопку Добавить триггер в правом нижнем углу. Убедитесь, что Выберите тип событияПри открытии

Прокрутите вниз и нажмите Сохранить , и все готово

2. Импорт данных Google Analytics в отчет документа

Если у вас есть свой сайт или вы работаете на кого-то, кто им владеет, то часто требуется измерить посещаемость и производительность сайта и предоставить это в виде отчета

Для экспорта данных сайта из Google Analytics и вывода их в хорошо отформатированный отчет Google Docs можно использовать тот же шаблонный подход, что и в разделе выше

Сначала создайте шаблон отчета, как это было сделано в предыдущем разделе. В этом примере шаблон будет настроен на предоставление общего количества пользователей, сессий и просмотров страниц за последнюю неделю

Далее перейдите в редактор сценариев Google Docs, выполнив те же действия, что и в предыдущем разделе

Включите доступ к данным Google Analytics, выполнив следующие действия

  1. В окне редактора сценариев выберите Ресурсы , а затем Дополнительные службы Google.
  2. Нажмите вкл/выкл рядом с Google Analytics API.
  3. Ниже диалогового окна нажмите ссылку Google Cloud Platform API Dashboard.
  4. В окне облачной платформы нажмите Включить API и службы.
  5. Найдите Analytics и нажмите на Analytics API.
  6. Нажмите на кнопку Включить , чтобы включить этот API для вашего скрипта.
  7. Вернитесь в окно редактора сценария и нажмите OK , чтобы закрыть окно Advanced Google Services.

Теперь, когда вы включили интеграцию с API Google Analytics, вы готовы к автоматическому созданию отчета

Вставьте следующий код в окно кода редактора скриптов

functionmyFunction() {
 var tableId ='ga:<your-analytics-id>';
 var startDate = getLastNdays(7); // 1 week ago.
 var endDate = getLastNdays(0);
 var date = new Date();
 
 var results = Analytics.Data.Ga.get(
 tableId,
 startDate,
 endDate,
'ga:users,ga:sessions,ga:pageviews',
 {'dimensions''ga:date'});
 var data =   ;
 var totals = results.totalsForAllResults;
for(metricNameintotals) {
 data.push(totals metricName );
 }
 
 var users = data 0 
 var sessions = data 1 
 var pageviews = data 2 
 
 // Output to Google Doc.
 //Make a copy of the template file
 var documentId = DriveApp.getFileById('').makeCopy().getId();
 
 //Rename the copied file
 DriveApp.getFileById(documentId).setName(date +' Website Report');
 
 //Get the document body as a variable
 var body = DocumentApp.openById(documentId).getBody();
 
 //Insert the entries into the document
 body.replaceText('##startdate##', startDate);
 body.replaceText('##enddate##', endDate);
 body.replaceText('##users##', users); 
 body.replaceText('##sessions##', sessions);
 body.replaceText('##pageviews##', pageviews);
}
function getLastNdays(nDaysAgo) {
 var today = new Date();
 var before = new Date();
 before.setDate(today.getDate() - nDaysAgo);
returnUtilities.formatDate(before,'GMT''yyyy-MM-dd');
}

Замените код ID документа в приведенном выше сценарии на ID документа шаблона. Также замените ID Analytics на ID, отображаемый для вашего сайта в Google Analytics

В окне редактора сценариев Google нажмите на значок диск , чтобы сохранить сценарий

Щелкните на значке запустить , чтобы проверить его работоспособность

При первом запуске сценария вам нужно будет подтвердить разрешения для своего аккаунта Google, чтобы запустить сценарий

Запуск сценария создаст новый документ в корневой папке Google Drive, в котором будет заполнена вся информация о производительности сайта за последнюю неделю

Наконец, вам нужно настроить скрипт на еженедельный запуск

В окне Google Script Editor нажмите Edit и Current project’s triggers

Нажмите на кнопку Добавить триггер в правом нижнем углу. Измените Select event source на Time-driven. Измените Выберите тип триггера, основанного на времени на Недельный таймер

Прокрутите вниз и нажмите Сохранить , и ваш скрипт будет запускаться каждую неделю и создавать новый еженедельный отчет

3. Создание документа из листа Google

Бывают случаи, когда необходимо перенести информацию из электронной таблицы в документ, например, для разработки отчетов или регистрации информации

Если вы делаете это часто, вы можете сэкономить время, интегрировав Google Таблицы с Google Документами. Для этого сценария вы будете использовать редактор сценариев Google внутри Google Sheets, поскольку именно оттуда будут браться данные

Сначала вы создадите свой шаблонный документ продаж, как вы это делали в первом разделе этой статьи, вставляя переменные, окруженные символом ##

Данные для этих отчетов будут поступать из вашей электронной таблицы Google Sheets, которая может выглядеть примерно так, как показано в этом примере

Чтобы создать сценарий, внутри Google Sheets щелкните пункт меню Инструменты и выберите Редактор сценариев

Вставьте следующий сценарий в окно сценария редактора

functionmyFunction() {
 var date = new Date();
 // Opens SS by its ID
 var ss = SpreadsheetApp.openById('<spreadsheet-document-id>');
 var sheet = ss.getSheetByName('Sam'); // or whatever is the name of the sheet 
 //Make a copy of the template file
 var documentId = DriveApp.getFileById('<template-document-id>').makeCopy().getId();
 
 //Rename the copied file
 DriveApp.getFileById(documentId).setName('Sam '+ date +' Sales Report'); 
 
 //Get the document body as a variable
 var body = DocumentApp.openById(documentId).getBody();
 var range = sheet.getRange('A2:B4');
 body.replaceText('##name##''Sam');
for(var i=1; i<4; i++) {
 cell = range.getCell(i,1);
 client = cell.getValue(); 
 body.replaceText('##client'+ i +'##', client);
 cell = range.getCell(i,2);
 sales = cell.getValue();
 body.replaceText('##sales'+ i +'##', sales); 
 }
}

Замените ID документа в приведенном выше сценарии на ID документа шаблона. Также замените ID листа Google на ID вашего листа Google с данными

В окне редактора сценариев Google нажмите на значок диск , чтобы сохранить сценарий

Щелкните на значке запустить для проверки работоспособности

Помните, что при первом запуске скрипта вам нужно будет одобрить разрешения, чтобы он мог получить доступ к вашему аккаунту Google

Когда вы запустите сценарий, он создаст новый документ в корневой папке Google Drive со всеми данными о продажах из электронной таблицы

Также можно циклически переходить по вкладкам листа и создавать новый выходной документ по продажам для каждого сотрудника отдела продаж в вашей команде

Почему бы не поиграть с приведенным выше скриптом и посмотреть, сможете ли вы это сделать?

Другие скрипты Google

Google Docs кажется простым текстовым процессором, но, как вы можете видеть, если интегрировать Google Analytics, это многократно увеличивает функциональность этого облачного приложения

Шаблоны в Google Docs являются основной частью того, что заставляет все это работать. Вы будете удивлены, насколько использование шаблонов в Google Docs может сделать все, что вы делаете, гораздо более эффективным. Попробуйте их, а пока вы в процессе, добавьте свои собственные творческие автоматизированные Google Script

Помните, что сценарии можно использовать и в таблицах. Хотите несколько примеров? Посмотрите на эти сценарии Google, которые могут сделать Google Таблицы более мощными

Об авторе

Алексей Белоусов

Привет, меня зовут Филипп. Я фрилансер энтузиаст . В свободное время занимаюсь переводом статей и пишу о потребительских технологиях для широкого круга изданий , не переставая питать большую страсть ко всему мобильному =)

Комментировать

Оставить комментарий