4 совета по повышению производительности Mac Mail, которые должны знать все профессионалы
Mac

4 совета по повышению производительности Mac Mail, которые должны знать все профессионалы

Если вы используете приложение Mac Mail в профессиональной среде, ознакомьтесь с этими советами, чтобы каждый день работать в Mail более продуктивно

Если вы используете Mac на рабочем месте, то, скорее всего, для работы с электронной почтой вы пользуетесь приложением Mail. Эта встроенная утилита macOS обладает гибкими возможностями, которые делают ее полезным инструментом для профессионалов

Возможно, у вас просто не было времени изучить эти функции, а возможно, вы новый пользователь Mac. В любом случае, этот список профессиональных советов по продуктивности для Mail на Mac поможет вам настроить приложение на успех

1. Используйте VIP-клиентов для вашего босса или клиента

Функция VIP в Mail (доступная как на Mac, так и на iOS) дает вам отличный способ легко заметить электронные письма от ваших самых важных контактов. Благодаря выделенному почтовому ящику, это удобный способ убедиться, что вы всегда быстро увидите сообщения от вашего босса или клиента

Вы можете настроить своих VIP-персон, а затем назначить им собственные звуковые уведомления. Таким образом, вы будете знать, что входящее письмо пришло от VIP-клиента, даже если ваши глаза находятся где-то еще, кроме экрана

Настройка VIP-клиента в Mail

Назначить контакт или отправителя электронной почты VIP-клиентом можно всего несколькими щелчками мыши:

  1. Выберите в приложении ‘Почта’ письмо от отправителя, которое вы хотите сделать VIP.
  2. Щелкните их имя в заголовке письма.
  3. Выберите Добавить в VIP-клиенты в контекстном меню.

Как только вы это сделаете, вы сразу же увидите несколько изменений. Во-первых, имя человека в заголовке письма теперь будет отмечено звездочкой. Во-вторых, их имя и электронная почта появятся в вашем почтовом ящике VIP-персоны

Настройка пользовательского VIP-уведомления

Хотя эта часть не является обязательной, она может быть очень удобной. Вы можете настроить пользовательский звук уведомления для писем, которые приходят от тех, кто входит в ваш VIP-список, выполнив следующие шаги:

  1. Нажмите Почта > Настройки в строке меню и перейдите на вкладку Правила.
  2. Нажмите Добавить правило.
  3. Дайте вашему правилу имя и оставьте для параметра Если выполнены любое/все из следующих условий значение любое.
  4. Для условия выберите Sender is VIP.
  5. Для действия выберите Воспроизвести звук. Затем выберите звук, который вы хотите использовать, в поле справа.
  6. Нажмите OK. В последующем окне с вопросом о том, нужно ли применить правило к сообщениям в папке входящих сообщений, можно выбрать Не применять.

Теперь, когда вы будете просматривать документ, вы узнаете о приходе VIP-почты по звуку

2. Создание групп электронной почты для команд или сотрудников

Если вы ежедневно работаете с проектной группой или часто переписываетесь со своими сотрудниками, использование группы для этих контактов упрощает отправку писем всем сразу. Хотя для создания группы необходимо использовать приложение ‘Контакты’, затем можно использовать приложение ‘Почта’ для отправки им писем

Создание группы

Для начала откройте приложение ‘Контакты’ на вашем Mac. У вас есть несколько быстрых способов создать свою группу:

  • Нажмите Файл > Новая группа в строке меню или нажмите знак плюс , который появляется рядом с одной из категорий контактов, например iCloud или Gmail. Назовите новую группу и нажмите Return. Затем вы можете перетащить контакты из различных мест в эту новую группу.

Выберите все контакты, которые вы хотите включить в группу. Можно щелкнуть первый, а затем, удерживая Command, щелкнуть каждый последующий. Затем выберите File > New Group from Selection в строке меню и назовите вашу группу.

Создание группового электронного письма

Как только вы создадите группу в приложении ‘Контакты’, отправить им электронное письмо будет проще простого. Кроме того, это можно сделать как в приложении ‘Контакты’, так и в приложении ‘Почта’

В приложении Контакты щелкните правой кнопкой мыши группу электронной почты и выберите Отправить электронное письмо имя группы . После этого откроется окно нового сообщения в приложении ‘Почта’ с указанием этой группы в поле Кому

В приложении Почта начните вводить название группы в поле Кому. Когда группа появится в списке предложений, щелкните ее

Каким бы способом вы ни создавали групповое письмо, этот совет позволяет удобно отправлять письма сразу нескольким людям, особенно если вы часто отправляете сообщения одним и тем же людям

3. Настройка почтовых правил для электронной почты проекта

Если вы настроили пользовательский звук уведомления для своих VIP-клиентов, как упоминалось выше, то вы уже познакомились с использованием правил в приложении Mail. Но вы можете сделать гораздо больше с помощью правил Почты для своих писем, чем просто установить звуки уведомлений

Настроив правила Mail для писем, относящихся к проекту или даже к определенной теме, вы можете заставить приложение выполнять действия автоматически. Это отличный способ упорядочить свой почтовый ящик, объединяя похожие сообщения или помечая письма определенным образом, чтобы быстро их обнаружить

Перемещение писем в папку

В этом первом примере мы переместим все электронные письма для проекта X в почтовый ящик ‘Проект X’. Сюда войдут сообщения с фразой ‘Проект X’ в теме, а также сообщения от членов команды Группы проекта X

  1. Нажмите Почта > Настройки в строке меню и перейдите на вкладку Правила.
  2. Нажмите Добавить правило.
  3. Дайте вашему правилу имя. Для нашего примера мы назовем его Электронные письма проекта X.
  4. Оставьте для параметра If any/all of the following conditions are met значение any чтобы правило учитывало любое из заданных вами условий.
  5. Для условия выберите Subject в первом выпадающем поле, contains во втором, и введите ‘Project X’ в текстовом поле.
  6. Нажмите знак плюс справа, чтобы добавить еще одно условие.
  7. Для следующего условия выберите Отправитель является членом группы в первом выпадающем поле и Группа Project X (группа, которую мы создали ранее) во втором.
  8. Для действия выберите Переместить сообщение в первом выпадающем поле и Проект X во втором.
  9. Нажмите OK , затем решите, хотите ли вы, чтобы новое правило применялось к вашей папке входящих сообщений, выбрав Не применять или Применить.

Пометить сообщения электронной почты цветом или флагом

Возможно, вы не хотите перемещать письма в определенную папку, но предпочитаете иметь возможность быстро обнаруживать их в папке входящих сообщений. Чтобы добиться этого, можно использовать цвета, флаги или и то, и другое в правилах Mail

На примере проекта X выполните шаги с первого по седьмой для настройки условий. Когда вы перейдете к восьмому шагу для действия, выберите одно или оба из следующих действий:

  • Задать цвет : В первом выпадающем окне выберите Установить цвет , в следующем выберите Фон или Текст , а затем выберите цвет в третьем.
  • Пометить как отмеченные : В первом выпадающем окне выберите Mark as Flagged , а в следующем – flagged color.

Продолжите последний шаг, нажав OK и указав, хотите ли вы применить правило к вашей папке входящих сообщений

Установив такие правила, вы сможете автоматически перемещать сообщения или сразу обнаруживать письма с проектами в папке входящих сообщений

4. Создание ‘умных’ почтовых ящиков для неотвеченных писем

Умные почтовые ящики в приложении ‘Почта’ в некотором смысле похожи на правила. Вы добавляете условия, которые применяются к входящим сообщениям электронной почты, но вместо того, чтобы перемещать, отмечать или воспроизводить звуки, ‘умные’ почтовые ящики хранят эти сообщения

Письма остаются в своих исходных папках входящих сообщений, поэтому они не покидают конкретную учетную запись электронной почты. Однако они также отображаются в области Smart Mailboxes в своем собственном почтовом ящике

Просматривая условия, которые можно применить к интеллектуальному почтовому ящику, вы, скорее всего, найдете те, которые будут полезны именно вам. Но одним из отличных примеров является почтовый ящик для ваших писем без ответов. Если вы каждый день получаете тонны писем, требующих ответа, вы можете увидеть их все в одном месте с помощью Smart Mailbox

Чтобы настроить его, выполните следующие действия:

  1. Нажмите Mailbox > New Smart Mailbox в строке меню и дайте своему почтовому ящику имя.
  2. В поле Содержит сообщения, соответствующие любому/всем из следующих условий выберите все.(Это может быть другим, если вы используете Smart Mailbox по-другому.).
  3. Для условия выберите Сообщение не было отвечено в выпадающем окне.
  4. Нажмите знак плюс справа, чтобы добавить еще одно условие.
  5. Для следующего условия выберите Дата получения в первом выпадающем поле, а затем выберите сегодня во втором.(Вы также можете выбрать такие варианты, как вчера, на этой неделе или на прошлой неделе, в зависимости от ваших предпочтений).
  6. Нажмите OK.

При такой настройке ‘умного’ почтового ящика вы можете просматривать его в конце каждого дня, чтобы увидеть, на какие письма вы не ответили, чтобы никогда не упустить возможность ответить

Делайте больше с Mac Mail

Эти советы по повышению производительности приложения Mail на Mac – лишь начало пути к более эффективному его использованию. Вы также можете ознакомиться с некоторыми способами сделать Mail лучшим почтовым клиентом для настольных компьютеров

Но если вы все еще не убеждены и хотите рассмотреть другие варианты электронной почты, узнайте, почему стоит использовать Spark для управления почтой на Mac и iOS

Об авторе

Алексей Белоусов

Привет, меня зовут Филипп. Я фрилансер энтузиаст . В свободное время занимаюсь переводом статей и пишу о потребительских технологиях для широкого круга изданий , не переставая питать большую страсть ко всему мобильному =)

Комментировать

Оставить комментарий