‘Дайте мне этот отчет, как можно скорее!’. Основной набор приемов Microsoft Excel и Word поможет сделать эту задачу менее напряженной и быстро подготовить стильный отчет
В зависимости от вашей работы, есть вероятность, что вы уже овладели определенным набором навыков работы с Office. Будучи бухгалтером, вы можете хорошо использовать финансовые функции Microsoft Excel. Если вы работаете в сфере управления, вы можете быть опытным в создании профессиональных презентаций с помощью Microsoft PowerPoint
Помимо этих специфических вещей, почти каждый человек должен знать основной набор навыков работы с MS Office при поступлении на офисную работу. Если кабинет – это ваш дом, и от вас ожидают анализа информации, периодических презентаций или составления кратких отчетов, вы должны быть уверены, что эти советы всегда у вас в кармане
Навыки работы с Microsoft Excel
Excel следует обсудить в первую очередь просто потому, что это один из самых универсальных продуктов Microsoft Office. Почти каждая профессия в мире должна иметь какое-то применение Excel
Организация и более глубокое понимание информации и данных – основа работы Microsoft Excel, и возможность делать это быстрее позволит вам быстрее выполнять свою работу
1. Используйте автозаполнение
Вы можете сэкономить огромное количество времени, используя два способа заполнения данных в Excel. Способ №1 – это функция автозаполнения— заполнение пронумерованных данных в столбцах и строках. Эта функция Excel сэкономит вам много времени во время работы, поскольку вам не придется редактировать каждую ячейку
Чтобы воспользоваться этой функцией, просто введите любое значение в первую ячейку, которая заканчивается цифрой
Нажмите и удерживайте правый нижний угол ячейки и проведите мышью вниз по столбцу. Вы заметите, что число справа будет автоматически увеличиваться для каждой ячейки
Похожие: Как проверить орфографию и грамматику в Excel
2. Используйте автозаполнение для формул
Навык №2, который необходимо освоить, – это использование автозаполнения для формул. Если вы напишете функцию в нижней части каждого столбца – например, усреднение всех значений в этом столбце— вы можете использовать эту же функцию автозаполнения для выполнения аналогичного расчета в нижней части каждого другого столбца
Вы делаете это тем же способом. Нажмите и удерживайте правый нижний угол ячейки, в которую вы только что ввели формулу, а затем перетащите ее через другие столбцы справа от нее
Когда вы отпустите мышь, все вычисления по столбцам автоматически исправятся на букву правого столбца. По сути, вы выполнили идентичную формулу для каждого столбца всего за несколько секунд, и вам даже не пришлось набирать еще одно нажатие клавиши
3. Легкое управление данными с помощью инструмента PivotTable
Третий навык, который вам действительно необходимо освоить в Excel, если вы хотите сэкономить огромное количество времени на анализ, – это инструмент под названием PivotTable.PivotTable доступна в меню Вставка. Просто найдите значок PivotTable
Если вы нажмете на этот значок после выделения всей таблицы данных (включая заголовки), инструмент PivotTable проанализирует эти данные и позволит вам перенести их на новый лист, где вы сможете манипулировать этими данными различными способами
Инструмент PivotTable позволяет вам выбрать столбцы данных, которые вы хотите проанализировать, а затем выбрать способ манипулирования данными. Просто сложить их все? Усреднить их? Рассчитать стандартное отклонение?
Использование PivotTable экономит огромное количество времени. Для выполнения тех же действий в стандартном листе Excel потребовались бы всевозможные функции и переформатирование данных.PivotTable автоматически выполняет эту работу, а вы можете потратить больше времени на изучение результатов
Похожие: Вещи, которые следует избегать делать в Excel
Навыки работы с Microsoft Word
Одним из наиболее часто используемых продуктов Microsoft Office является Microsoft Word, например, для составления отчетов для руководства или написания важных деловых писем и другой корреспонденции. Учитывая эти общие области применения, легко определить два навыка в этом продукте MS Office, которые должен знать каждый житель кабинета, такие как работа с заголовками, верстка страниц и форматирование
4. Форматирование и повторное использование заголовков
Причина важности заголовков заключается в том, что, однажды разработав хороший дизайн заголовка для чего-то вроде письма или определенного типа отчета, который вы должны заполнить, вам больше никогда не придется разрабатывать или создавать этот заголовок
Вы можете сохранить документ со всеми необходимыми форматированиями заголовков и сэкономить все усилия при следующем создании того же документа. Заголовки можно форматировать, щелкнув меню Вставка и выбрав значок Заголовок
Ознакомившись с меню редактирования заголовков, вы увидите, насколько универсальными и полезными могут быть заголовки. Вы можете автоматически заставить заголовки чередоваться между двумя вариантами оформления четных и нечетных страниц, и даже можете разбить документ на разделы и дать каждому разделу свой уникальный заголовок
Такая гибкость позволяет автоматизировать все повторяющиеся разделы документов для различных документов, которые вам приходится составлять для своей работы, что экономит огромное количество времени
Еще одним преимуществом использования заголовков таким образом является то, что если вы захотите изменить какую-либо часть этих заголовков в документе, все, что вам нужно сделать, это внести изменения в стиль заголовка в одном месте, и эти изменения автоматически распространятся на весь документ. Без заголовка вам пришлось бы вручную вносить эти изменения на каждой странице
Похожие: Как создать шаблон сертификата в Microsoft Word
5. Управление макетом страницы
Следующий навык Microsoft Word, который должен знать каждый офисный работник, – это настройка и предварительный просмотр формата страницы любого документа. Понимание того, как это делается, дает вам возможность придать документу тот вид, который вы хотите, а не зацикливаться на настройках по умолчанию для таких вещей, как размер полей страницы (которые многие люди понятия не имеют, как изменить)
Несколько инструментов, которые необходимо изучить для форматирования макета страницы, находятся в меню Вставка. Например, инструмент Номер страницы , который автоматизирует и управляет нумерацией страниц
Основная часть необходимых вам опций форматирования страниц находится в меню с метким названием Макет. Если вы составляете информационный бюллетень для своей компании, зачем возиться с ручным форматированием разделов страницы, если можно просто воспользоваться инструментом Columns , который находится здесь?
А эти загадочные поля вокруг страницы, чтобы узнать, как их изменить, большинство людей обращаются к местному ИТ-специалисту? Не трудитесь звонить. В меню Дизайн щелкните значок Границы страницы , перейдите на вкладку Граница страницы и нажмите Параметры
Там можно установить верхнее, нижнее, левое и правое поля страницы. Кстати, в меню Borders and Shading (Границы и затенение) вы найдете и другие интересные возможности, например, размещение линий границы на любой стороне страницы, применение только к разделам документа и многое другое
Похожие: Как поставить цифровую подпись на документе Microsoft Word
Больше никаких стрессовых задач
Независимо от вашей работы, вам необходим минимальный набор навыков работы в Word и Excel, поскольку вам может понадобиться быстро составить красивый документ или электронную таблицу. И вы должны сделать это без лишней траты времени
К счастью, наш список покажет вам некоторые базовые навыки Word и Excel, необходимые для успешной работы в офисе
Комментировать