5 советов по использованию Dropbox, чтобы успевать больше
Продуктивность

5 советов по использованию Dropbox, чтобы успевать больше

Знаете ли вы, что Dropbox имеет гораздо больше возможностей, чем просто облачное хранилище? Мы покажем вам инструменты продуктивности Dropbox, которые помогут вам больше успевать

Знаете ли вы, что Dropbox имеет гораздо больше возможностей, чем просто облачное хранилище? Он отлично подходит для хранения ваших файлов в месте, где вы всегда сможете получить к ним доступ. Кроме того, Dropbox предлагает несколько отличных инструментов для повышения производительности

Здесь мы рассмотрим пять наших любимых способов повысить производительность с помощью Dropbox. Дайте нам знать в комментариях, какие из них вам нравятся, и не пропустили ли мы какие-нибудь хорошие способы!

1. Храните идеи с помощью Dropbox Paper

Приложение Paper от Dropbox – это альтернатива Evernote, OneNote и другим приложениям для ведения заметок. Оно больше всего похоже на ‘Документы’ Google Drive, но в нем больше внимания уделяется продуктивности. Каждая заметка в Dropbox Paper может содержать текст, изображения, встроенное видео, файлы Dropbox, списки задач и даже выделенный код. Одним щелчком мыши активируется меню вставки, и вам нужно просто выбрать то, что вы ищете

Вы можете сортировать свои заметки по папкам и контролировать доступ к этим папкам, как к любому другому файлу или папке Dropbox. И, как и во многих других функциях Dropbox, здесь большое внимание уделяется совместному использованию и сотрудничеству. Каждая строка или раздел помечены именем того, кто их написал. Комментарии могут быть оставлены на каждой строке и, опять же, четко обозначены именами авторов

Делиться, комментировать и следить за обновлениями и изменениями очень просто. Даже если вам не нужны все возможности обмена, простота синхронизации и чистый интерфейс сделают это приложение отличной бесплатной заменой вашему текущему приложению для ведения заметок. Бесплатные приложения для iOS и Android также позволят вам легко делать заметки на ходу

Скачать — Dropbox Paper для iOS (бесплатно)

Скачать — Dropbox Paper для Android (бесплатно)

2. Добавление файлов с помощью приложения Dropbox

Вы можете использовать приложение Dropbox для поиска файлов и быстрого просмотра их в дороге, но оно может быть полезно и для творчества. Просто нажмите на кнопку ‘плюс’ в нижней части экрана, и вы увидите короткое меню. Это меню позволяет отсканировать документ, загрузить фотографию, загрузить файл или создать новый документ Microsoft Office прямо с телефона

Существует множество хороших приложений для сканирования документов, но когда вы можете отсканировать файл непосредственно в Dropbox, а не добавлять его позже, вы можете быстрее перенести его в нужное место. Поддержка форматов файлов Microsoft Office непосредственно с телефона отлично подходит для создания хорошо отформатированных документов. Кроме того, пользователи настольных компьютеров могут легко получить доступ к этим файлам и редактировать их. Сначала вам нужно будет загрузить бесплатные приложения Microsoft Office

И, конечно, приложение Dropbox позволяет просматривать файлы на ходу. Это отлично подходит для PDF, фотографий и любых типов документов, хранящихся в вашем Dropbox. Контракты, электронные таблицы, фотографии из путешествия, списки пожеланий, музыка.приложение дает вам доступ к ним везде

Скачать — Dropbox для iOS (бесплатно)

Скачать — Dropbox для Android (бесплатно)

3. Экономьте время с помощью истории версий

Все иногда печатают что-то не то. Или удаляет важные части документа. Или просто что-то перепутал. Какова бы ни была причина, возврат к предыдущей версии документа может существенно сэкономить время.Dropbox позволяет легко возвращать документы к предыдущим версиям. Просто отредактируйте документ, хранящийся в папке Dropbox на вашем компьютере, и новая версия будет сохранена в Dropbox

Щелкните правой кнопкой мыши файл в папке Dropbox и выберите История версий , и вы увидите все доступные версии. Нажмите на одну из них, чтобы посмотреть на эту версию, и выберите Восстановить , если хотите восстановить ее. Выделение изменений не предусмотрено, поэтому если вы хотите видеть, что именно было обновлено, вам следует включить функцию отслеживания изменений в файлах Microsoft Office

4. Храните текущие документы в Dropbox

Где вы храните файлы, над которыми работаете в данный момент? На рабочем столе? В папке с документами? Вместо этого попробуйте хранить их в Dropbox. Так у вас будет доступ к ним в любое время и в любом месте. Даже если у вас почти всегда с собой ноутбук, наверняка бывают моменты, когда его нет. И возможность редактировать файлы Microsoft Office с телефона – отличный способ оставаться продуктивным, когда вы застряли в аэропорту или на автобусной остановке

Хранение файлов, над которыми вы работаете в данный момент, в Dropbox облегчает мгновенный обмен ими и совместную работу над ними. Нужен отзыв на что-то, что вы пишете? Отправьте его и попросите прокомментировать. Нужен чей-то вклад в презентацию PowerPoint? Они могут сделать новый слайд прямо со своего телефона

5. Воспользуйтесь инструментами совместной работы

Dropbox, как и Google Docs, позволяет работать над файлами в режиме реального времени. Но Dropbox позволяет работать непосредственно в Microsoft Office. Использование этих средств для совместной работы в режиме реального времени может значительно сэкономить время, если альтернативой является передача документа туда-сюда с комментариями и пометками. Просто используйте Skype, Google Hangouts или Appear.in, чтобы поговорить друг с другом, и приступайте к работе над одним и тем же документом

Когда у вас открыт документ из папки Dropbox, а кто-то другой вносит в него изменения, значок Dropbox станет красным, чтобы вы знали, что есть изменения, которые вы еще не видели.(Вы можете ознакомиться с этим руководством, чтобы узнать о различных состояниях значка и о том, что они означают). Используйте эту функцию, чтобы поддерживать обе копии документа в актуальном состоянии. Эти функции совместной работы отлично подходят для компаний, сотрудники которых работают повсюду, будь то внештатные цифровые кочевники или просто находятся в разных зданиях

Значок также позволяет получить доступ к инструментам совместного использования и истории версий документа

Как вы используете Dropbox?

Эти пять идей – лишь малая толика того, как вы можете использовать Dropbox для повышения продуктивности. Но благодаря возможностям хранения, обмена и совместной работы, наверняка есть масса различных способов, которые люди используют для достижения большего результата. И мы хотим услышать ваши лучшие советы!

Как вы используете Dropbox, чтобы быть более продуктивным? Используете ли вы его для работы, для личных дел или для того и другого? Поделитесь своими лучшими советами и хитростями в комментариях ниже!

Image Credit: Billion Photos via Shutterstock.com

Об авторе

Алексей Белоусов

Привет, меня зовут Филипп. Я фрилансер энтузиаст . В свободное время занимаюсь переводом статей и пишу о потребительских технологиях для широкого круга изданий , не переставая питать большую страсть ко всему мобильному =)

Комментировать

Оставить комментарий