Программное обеспечение для управления контрактами позволяет организациям держать контракты в упорядоченном и обновленном состоянии. Вот некоторые преимущества его использования
Типичный способ ручного управления контрактами – подписать лист бумаги и хранить его в картотеке. Ручной процесс является медленным и менее эффективным для контроля и отслеживания удаленных сотрудников
Поскольку удаленная работа становится “нормой для многих компаний, никогда еще не было так важно обеспечить бесперебойную работу контрактов и процессов управления
Хорошо то, что вы можете использовать программное обеспечение для управления контрактами, чтобы автоматизировать весь жизненный цикл контракта, от создания до переговоров, подписания и продления. Существует множество преимуществ программного обеспечения для управления контрактами. Вот шесть основных из них
1. Повышение конфиденциальности и безопасности
Одна из проблем, связанных с управлением контрактами вручную, заключается в том, что оно в значительной степени зависит от бумажных документов. Проблема с физическими документами заключается в том, что они более подвержены повреждениям и потерям. В то время как при удаленной работе существует риск утечки данных, утечки и взлома, программное обеспечение для управления контрактами устраняет эти риски, позволяя создавать резервные копии всех документов
Программное обеспечение для управления договорами позволяет хранить документы в облаке, что снижает вероятность их потери или повреждения. Программное обеспечение также защищает конфиденциальную информацию о контрактах от несанкционированного доступа. Инструмент управления включает в себя контракты и соглашения с различными уровнями доступа, позволяя вам определять, кто может получать доступ, редактировать и обмениваться конкретными документами
Например, системные администраторы могут настраивать правила на основе разрешений, определяя, кто может получить доступ к какой информации, независимо от того, находятся ли они физически в офисе или работают удаленно в любой точке мира. Кроме того, некоторые программы защищают документы с помощью двухфакторной аутентификации и новейших технологий шифрования
2. Экономия времени
Управление контрактами вручную – это медленный и трудоемкий процесс. Он часто включает в себя личные беседы, подписание бумажных копий, пересылку по почте, сканирование и загрузку документов для совместного использования. Кроме того, вам придется повторять весь процесс каждый раз, когда вы вносите изменения в договор
С программным обеспечением для управления контрактами не нужно ждать, чтобы получить контракты в любой точке мира. Такое программное обеспечение, как стандартный вариант Zapendo, позволяет вам использовать электронную подпись, чтобы сэкономить часы на договорах и соглашениях
Для некоторых компаний задержки начинаются во время создания контракта. В этом случае некоторые программы предлагают предварительно утвержденные шаблоны для начала работы над проектом, а также стандартизированные условия и положения для конкретных случаев использования
Удаленные работники, не имеющие доступа к контрактной документации, как правило, запрашивают ответы на вопросы, ответы на которые содержатся в контракте. Это может затруднить штатным сотрудникам контроль над своей рабочей нагрузкой
Программное обеспечение для управления договорами хранит все версии договора в упорядоченном формате. Таким образом, удаленные сотрудники могут получить доступ к последней версии и найти ответы на свои вопросы. К числу процессов, отнимающих много времени, которые можно автоматизировать, относятся подписание, продление и незапланированные действия по управлению контрактами
3. Упрощает обмен информацией и совместную работу
Предприятия в среде удаленной работы могут консультироваться и сотрудничать с членами команды, работающими из дома или находящимися в пути во время путешествий
Облачное программное обеспечение для управления контрактами предоставляет авторизованным пользователям доступ к необходимой информации в режиме реального времени. Оно позволяет войти в систему, найти контракт и сотрудничать с коллегами из любой точки мира
Программное обеспечение также имеет инструменты для совместной работы и общения, такие как комментирование и чат с документами, что облегчает переговоры и обновление условий в режиме реального времени. Эти инструменты позволяют удаленным командам вводить данные, помогая создать автономную рабочую силу в контролируемой среде
4. Снижение рисков и улучшение соответствия нормативным требованиям
Такие проблемы, как неутвержденные условия и невыполненные обязательства, могут подвергнуть организацию риску. К счастью, программное обеспечение для управления контрактами может помочь снизить риски с помощью предварительно утвержденных положений и инструментов аудита контрактов
Используя программное обеспечение для управления договорами, руководство может проверить, соответствуют ли результаты каждого договора ожиданиям и соблюдают ли удаленные сотрудники условия договора с помощью инструментов аудита
Программное обеспечение позволяет отслеживать и аудировать каждый этап выполнения контракта из любой точки мира, что дает возможность привлечь к ответственности всех сотрудников, включая удаленных работников, за их действия. Это помогает повысить эффективность работы и одновременно защитить компанию от несоблюдения требований
Инструмент также включает в себя журналы аудита, которые позволяют просмотреть всю историю контракта всего за несколько кликов. Авторизованные пользователи могут просматривать, на какой стадии находится договор и его статус (активен, находится на рассмотрении, истек срок действия и т.д.), что повышает подотчетность и соответствие требованиям
Вы также можете использовать программное обеспечение для анализа состояния ваших деловых отношений. Программное обеспечение для управления договорами включает отчеты, которые помогут вам оценить уровень соответствия третьих сторон политикам и нормам
Улучшение коммуникации между сотрудниками и предоставление доступа к внутренним политикам в масштабах всей компании создает чувство вовлеченности, что способствует более полному соблюдению требований. Это особенно актуально для сотрудников, работающих на дому
5. Автоматизирует оповещения о ключевых датах и сроках выполнения работ
Работа с удаленными командами увеличивает шансы упустить сроки и возможности. К счастью, программное обеспечение для управления контрактами может фиксировать ключевые даты и результаты выполнения контракта и отправлять уведомления ответственным лицам
Программное обеспечение для управления контрактами – один из лучших инструментов для оптимизации процессов удаленной работы. Например, вы можете настроить инструмент уведомлений в программе, чтобы предупреждать менеджеров о контрактах, которые должны быть отменены или возобновлены, обеспечивая безопасность ваших финансовых интересов
Удаленные работники могут получать уведомления и начинать работу над заданиями раньше, что дает вам больше контроля над проектами. Вы также можете отправлять уведомления всем удаленным сотрудникам об изменениях в политике или необходимости ее пересмотра
Триггерные уведомления являются важной функцией программного обеспечения для управления контактами и могут предупредить вас о подписании важной части контракта. Кроме того, некоторые программы позволяют устанавливать автоматические повторяющиеся оповещения, которые не сбрасываются до тех пор, пока назначенная команда не предпримет ожидаемые действия
6. Централизация данных для большей наглядности
Распространенной проблемой при использовании ручного управления контрактами является поиск ошибочно найденного контракта. С программным обеспечением для управления договорами вам не придется полагаться на беспорядочные шкафы, затрудняющие быстрый поиск важных документов
Облачная CMS решает эти проблемы, предоставляя центральное хранилище с возможностью поиска. Централизованное хранилище документов включает инструменты поиска и фильтрации, чтобы члены команды, включая удаленных сотрудников, могли получить доступ к важной информации в любое время и в любом месте
Хранение всех документов в централизованном виртуальном хранилище повышает прозрачность контракта. Это также дает возможность контролировать доступ к контрактным документам и создает единый источник правды. Некоторые компании позволяют членам команды просматривать текущие обязательства, результаты работ, предстоящие проекты и даты продления, а также расходы по контракту
Оптимизация процессов и рабочих процессов с помощью программного обеспечения для управления контрактами
Удаленное управление контрактами – не самая приятная задача в организации. Мониторинг и отслеживание удаленных сотрудников еще сложнее, если управление контрактами осуществляется вручную
Ручные и бумажные методы делают процесс управления договорами более медленным и менее эффективным. Но с помощью надежного программного обеспечения для управления договорами компании могут легко работать с договорами, даже при работе с удаленными сотрудниками
Комментировать