7 советов по печати Excel: Как распечатать электронную таблицу шаг за шагом
Производительность

7 советов по печати Excel: Как распечатать электронную таблицу шаг за шагом

У вас проблемы с печатью из Microsoft Excel? Это руководство покажет вам, как идеально распечатать электронную таблицу Excel

Если немного попрактиковаться, то несложно создавать таблицы Excel, которые выглядят великолепно. Однако печать этих таблиц может оказаться сложной задачей

Самое большое препятствие, стоящее на пути к идеальной печати, заключается в том, что вы можете не знать, как выполнить этот процесс шаг за шагом. Мы поделимся несколькими советами о том, как отформатировать таблицу Excel для печати, чтобы документ оказался у вас в руках в кратчайшие сроки

1. Соберите данные

Как и в большинстве проектов Excel, первым шагом здесь является подготовка данных

Если у вас уже есть настроенная электронная таблица, вы готовы к работе! Если нет, импортируйте данные в Excel и переходите к следующему шагу

2. Преобразование данных в таблицу

Далее мы оформим наши данные в виде таблицы. Вы можете пропустить этот шаг, если ваши данные не поддаются форматированию в виде таблицы, но в противном случае это простой способ упростить процесс печати

Чтобы преобразовать данные в таблицу, перетащите выделение вокруг всего содержимого, а затем используйте CTRL + T. При необходимости установите флажок Моя таблица имеет заголовки и нажмите OK

Форматирование таблицы позволяет нам делать такие полезные вещи, как упорядочивание строк по информации в определенном столбце. Однако оно также позволяет нам рассматривать все эти данные как единое целое, что очень удобно при подготовке к печати

3. Установите область печати

Мы укажем Excel, что именно мы хотим напечатать. Для этого с помощью мыши выделите все необходимое— если ваши данные оформлены в виде таблицы, вы можете щелкнуть в любом месте ее параметров и использовать CTRL + SHIFT + 8

Теперь перейдите на вкладку Разметка страницы и нажмите Область печати в разделе Настройка страницы. Затем воспользуйтесь выпадающим меню и выберите Установить область печати

4. Оберните текст, если необходимо

В настоящее время каждая строка нашей таблицы может быть аккуратно отформатирована путем изменения ширины каждого столбца. Однако это будет не так, если мы добавим в нашу таблицу столбец кавычек

Как видите, теперь содержимое нашего последнего столбца превышает его обычную ширину. Мы можем сделать так, чтобы эти записи поместились, но нам нужно будет отформатировать их как несколько строк текста. Поэтому следующим шагом в форматировании таблицы Excel для печати будет обертывание текста

Выделите все данные в таблице. Затем перейдите на вкладку Главная , найдите раздел Выравнивание и нажмите Обернуть текст

Теперь все длинные текстовые элементы должны иметь правильное расстояние между строками. Теперь самое время внести необходимые изменения в ширину каждого столбца и высоту каждой строки

5. Отрегулируйте поля

Затем нажмите Файл и перейдите к пункту Печать. Здесь вы увидите предварительный просмотр вашей электронной таблицы, как она будет выглядеть на печатной странице

Сейчас самое время решить, в какой ориентации вы хотите печатать – альбомной или книжной. Ваши данные должны определять ваше решение; если столбцов слишком много, чтобы все было разборчиво в книжной ориентации, выбирайте альбомную. С другой стороны, если ваша электронная таблица состоит из большого количества строк с меньшим количеством столбцов, то лучше выбрать книжную ориентацию

Приняв это решение, воспользуйтесь выпадающим меню Поля , чтобы выбрать область страницы, на которой будет отображаться ваша электронная таблица. Это зависит от возможностей вашего принтера, но предустановка Узкие поля – хороший способ разместить как можно больше на странице, и это не вызовет проблем на большинстве устройств

Если вы хотите, чтобы ваша электронная таблица была максимально большой и разборчивой после печати, мы можем использовать для этого инструменты масштабирования Excel. Щелкните раскрывающийся список Масштабирование и выберите Пользовательские параметры масштабирования

На следующем экране можно использовать опцию Fit to для масштабирования электронной таблицы по ширине или высоте страницы

Это может быть полезно, если вы хотите распечатать таблицу Excel на одной странице

В качестве альтернативы можно использовать опцию Adjust to для масштабирования содержимого в процентах, что обеспечивает более четкий уровень контроля

6. Выровняйте таблицу по центру и добавьте верхний или нижний колонтитул

Не покидая экрана печати, нажмите на выпадающий список Поля и выберите Пользовательские поля. Затем установите флажки Горизонтально и Вертикально в разделе Центрировать на странице , чтобы отцентрировать электронную таблицу

Это необязательно, но обычно это лучший способ организовать пустые поля, которые будут окружать вашу электронную таблицу на странице

Теперь самое время добавить верхний или нижний колонтитул, если это необходимо. Перейдите на вкладку Header/Footer окна Page Setup и создайте настолько сложный верхний или нижний колонтитул, насколько вы считаете нужным. Вы также можете пропустить этот шаг— решать вам

7. Внесите окончательные корректировки и распечатайте

На этом этапе мы почти готовы. Последний шаг для форматирования таблицы Excel для печати – вернуться на экран Печать и посмотреть на предварительный просмотр

Если вы видите, что что-то выглядит неправильно, внесите соответствующие изменения в размер отдельных строк или столбцов, чтобы устранить проблему. Когда все будет в порядке, можно приступать к распечатке копий

Похожие: Используйте свой домашний принтер по максимуму с помощью этих сайтов, где можно найти интересные и полезные материалы для печати

Ready Set Print

Печать электронных таблиц Excel может быть беспорядочной, если не потратить время на подготовку документа. Лучший способ избежать лишней работы перед печатью – с самого начала спланировать, как вы хотите организовать свою электронную таблицу

Об авторе

Алексей Белоусов

Привет, меня зовут Филипп. Я фрилансер энтузиаст . В свободное время занимаюсь переводом статей и пишу о потребительских технологиях для широкого круга изданий , не переставая питать большую страсть ко всему мобильному =)

Комментировать

Оставить комментарий