Мы много писали о том, как писать электронные письма как профессионал, но один из аспектов, который регулярно упускается из виду, – это подпись к электронному письму. Вот как создать идеальную профессиональную подпись для электронной почты
Каждый специалист должен научиться писать профессиональные электронные письма – и не только для того, чтобы сделать карьеру. Это может быть непросто, особенно когда вам приходится иметь дело с грубыми, злыми или даже троллящими людьми, но разве не почетно гордиться письмами, которые вы рассылаете?
Мы много писали о том, как писать электронные письма как профессионал, но один из аспектов, который регулярно упускается из виду, – это подпись к электронному письму. У многих людей ее нет, а те, у кого она есть, растрачивают свой потенциал. Кроме того, если вы относитесь к тем людям, которые испытывают страх перед электронной почтой, подпись может означать, что вам придется меньше беспокоиться о каждом письме
Думаете о том, чтобы установить подпись для себя? Вот что вам нужно знать, чтобы извлечь из нее максимальную пользу
1. Используйте правильный разделитель
Разделитель – это последовательность символов, которая используется для обозначения того, где заканчивается одно и начинается другое. (Говоря простым языком, это то, что вы набираете, чтобы сказать: ‘Мое письмо заканчивается здесь, моя подпись начинается здесь’). Большинство современных почтовых клиентов отделяют подпись от тела письма, если подпись обнаружена
(email body)
––
(email signature)Для этого необходимо использовать разделитель, который распознает почтовый клиент. К счастью, существует общепринятый стандарт, который используют большинство современных почтовых клиентов: два обычных тире, за которыми следует символ пробела (–). Этот разделитель должен находиться на отдельной строке перед подписью
2. Будьте проще
Как и в большинстве других вещей, связанных с написанием текстов, в подписях к электронным письмам главное – меньше. Следует включать только самые необходимые элементы, что означает отбрасывание всего остального, что может быть полезным или нет. Чем больше беспорядка, тем меньше вероятность того, что получатель действительно прочитает письмо
Так что же вы должны обязательно включить?
- Имя
- Название.
- Компания.
- Номер телефона.
- Адрес электронной почты.
В зависимости от вашей сферы деятельности и должности, вы можете также захотеть включить почтовый адрес, но это может оказаться слишком много. Если вы все еще используете факсимильные аппараты, добавьте номер факса. Любая другая информация, кроме этой, не является важной. Вы можете добавить больше, но только если сможете это обосновать
Большой вопрос – как насчет профилей в социальных сетях? Если вы чувствуете, что вам обязательно нужно их включить, постарайтесь ограничиться одним или двумя. Три лучших кандидата – это LinkedIn, Facebook и Twitter. Выберите те два, которые вы используете чаще всего. Если их будет больше, вы рискуете получить беспорядок
3. Будьте кратки
Если вы прислушаетесь к совету быть проще, то вам не составит труда сделать его коротким – но даже в этом случае легко потерять бдительность и в итоге получить большую подпись, даже если в ней не так много слов. Сокращайте все как можно больше
Эмпирическое правило гласит, что лучше растягивать по горизонтали, чем по вертикали. Старайтесь, чтобы все было в четыре строки или меньше. Если вы превысите этот показатель, ваша подпись может показаться слишком громоздкой, а это значит, что получатели вряд ли будут утруждать себя ее чтением
Name
Title at Company
me@email.com | Tel: (###) ###-#### | Fax: (###) ###-####Поэтому не бойтесь объединять несколько элементов в одной строке. Стандартом является разделение нескольких элементов с помощью символа трубы (|) , но вы можете использовать что-то подобное, например, символ миддот (-) или символ эмдаш (-)
4. Будьте деликатны
Вот где может возникнуть сложность. Из тех, кто использует подписи к электронным письмам, слишком многие стараются сделать так, чтобы их подписи бросались в глаза. В конце концов, вы же хотите, чтобы получатель обратил внимание и проверил ваши профили?
Проблема в том, что ваша подпись не должна быть тем, что отличает вас от всех остальных. Скорее, тело письма – это место, где вы убеждаете получателя в том, что вы стоите его времени. Если ваше тело письма выполнило свою работу, получатель будет искать вашу подпись, какой бы безвкусной или забытой она ни была
Ваша подпись должна быть там только по одной причине: чтобы сообщить, как с вами связаться. Сделайте ее тонкой. Никаких кричащих цветов, никакого интенсивного форматирования и, конечно, минимум графики. Громкая подпись может даже оттолкнуть получателя, которого убедило тело письма
5. Используйте несколько подписей
Если ваш почтовый клиент позволяет использовать несколько подписей, воспользуйтесь этим. Например, вы можете установить сезонную подпись с сообщением ‘Счастливого Рождества!’ в праздничные месяцы. Или можно установить разные подписи для составленных писем и для ответов.ответов
В конце концов, если вы отвечаете на чье-то письмо, он, вероятно, уже знает, кто вы, поэтому многие обычные сведения в подписи к письму становятся ненужными. Подпись для ответов может быть сокращена и вставлена только для вкуса (чтобы придать вашему письму профессиональный вид)
Только убедитесь, что вы не переборщите с этим!
6. Опасайтесь HTML & vCards
Электронные письма могут быть отправлены одним из двух способов: обычный текст и HTML. Обычный текст хорош тем, что каждый почтовый клиент может работать с ним, но вы теряете возможность форматирования текста, гиперссылок и т.д.HTML хорош тем, что он может работать, но некоторые почтовые клиенты могут отображать ваши сообщения не так, как нужно
Есть еще vCards, которые представляют собой электронные визитные карточки. Они полезны в теории, но не так хороши на практике, потому что мало кто о них заботится. На самом деле, большинство людей даже не знают, что это такое. Кроме того, ваша подпись должна содержать все ваши важные данные, что делает vCards немного излишними
Я не говорю, что вы не можете использовать HTML или vCard, но есть потенциальные недостатки, о которых следует подумать. Все зависит от того, с какими людьми вы будете переписываться и сможете ли вы смириться со случайным раздраженным получателем. Лично я считаю, что людям следует придерживаться обычных визитных карточек
7. Протестируйте с помощью нескольких почтовых клиентов
После того как ваша электронная подпись будет готова, вам нужно сделать еще одну вещь: отправить письмо самому себе и проверить, как выглядит ваша подпись, используя как можно больше различных почтовых клиентов. По крайней мере, вы должны проверить подпись в Outlook, Gmail и нескольких мобильных приложениях
Последнее, чего вы хотите, – это подпись, которая отлично выглядит в вашем собственном почтовом клиенте, но совершенно неудачно в таком почтовом клиенте, как Gmail, который не всегда хорошо работает с такими вещами, как HTML. Всегда перепроверяйте подпись, чтобы убедиться, что она выглядит так, как ожидалось
Используете ли вы подписи электронной почты?
Дело в том, что электронная почта никуда не денется в ближайшее время, поэтому, если вы еще не сделали этого, вам следует изучить эти советы по повышению эффективности работы с электронной почтой. Подписи – не единственный способ облегчить себе жизнь. Например, консервированные ответы могут сэкономить вам много времени
Только не забывайте принимать надлежащие меры безопасности электронной почты, чтобы не получить в итоге компьютер, зараженный вредоносным ПО, или случайно не отдать свои сбережения одному из этих печально известных нигерийских принцев
Что вы думаете о подписях электронной почты? Используете ли вы их для своих аккаунтов? Что вас больше всего раздражает, когда вы видите чужую подпись под электронной почтой? Поделитесь с нами своими мыслями в комментариях ниже!
Image Credits: Example Signature via Small Business Sense, Holiday Email by legenda via Shutterstock, Business Cards by Irina Bg via Shutterstock
Комментировать