Параметры Microsoft Office по умолчанию существуют для того, чтобы вы могли настроить их под свои нужды. Мы расскажем вам о ключевых настройках Office по умолчанию и о том, как их изменить, чтобы сэкономить время и работать более эффективно
Microsoft Office имеет множество настроек, но то, что он назначает по умолчанию, может оказаться для вас не самым лучшим вариантом. Мы покажем вам основные параметры Office по умолчанию, которые следует настроить для экономии времени и повышения эффективности работы
Некоторые настройки доступны во всех программах Office, например, настройка функций ленты, в то время как другие являются эксклюзивными. Мы рассмотрим некоторые универсальные настройки по умолчанию, а затем займемся Excel, PowerPoint и Word
Если вы считаете, что мы что-то упустили из этого списка, сообщите нам об этом в комментариях ниже
Универсал
Некоторые параметры доступны для всех (или большинства) программ Office
1. Настройка ленты
Лента – это панель, которая появляется в верхней части и содержит ярлыки и команды для самых распространенных задач. Чтобы настроить ее, перейдите в меню Файл > Параметры > Настроить ленту. Слева вы увидите все доступные команды, а справа – текущую конфигурацию
Щелкните элемент слева, а затем нажмите Добавить >> , чтобы переместить его вправо. Вы можете нажать на знаки ‘плюс’, чтобы расширить категории и получить дополнительную настройку того, что в них включено
Для получения полной информации об этом процессе ознакомьтесь с нашим руководством по оптимизации ленты Office 2016
2. Сохранить местоположение
Если вы обычно сохраняете свои файлы в одном и том же месте, вам следует настроить путь к файлам по умолчанию. Для этого перейдите в меню Файл > Параметры > Сохранить и найдите раздел Сохранить документы
Сначала отметьте пункт Сохранить на компьютер по умолчанию. Затем в пункте Default local file location нажмите Browse. и перейдите к нужному пути. Затем дважды нажмите OK
Excel
3. Количество рабочих листов
В прошлых версиях Excel при создании новой таблицы по умолчанию всегда были доступны три пустых рабочих листа. Это было сделано для того, чтобы показать людям, что функция создания нескольких рабочих листов существует. Три листа были выбраны как оптимальное количество, которое не обременяло пользователя удалением лишних листов, если они ему не нужны
Времена изменились, и большинство пользователей Excel прекрасно знают об этой возможности. Поэтому современные версии по умолчанию открываются только с одним рабочим листом. Изменить это легко. В Excel перейдите в меню Файл > Параметры. На вкладке Общие , в разделе При создании новых рабочих книг , вы можете ввести значение в Включить это количество листов
Ваше значение не должно превышать 255. После завершения нажмите OK
4. Обернуть текст
Если строка превышает ширину ячейки, то она будет выходить за пределы соседних ячеек. Это можно преодолеть, обернув текст так, чтобы он помещался в одной ячейке
Чтобы обертывание текста было включено по умолчанию, сначала загрузите новую электронную таблицу, перейдите на вкладку Главная на ленте и в группе Стили щелкните правой кнопкой мыши Обычный. Нажмите Изменить. , затем Формат. Перейдите на вкладку Выравнивание , установите флажок Обернуть текст и дважды нажмите OK
Это изменило настройки в текущей таблице, но теперь нам нужно, чтобы они автоматически применялись и для всех последующих таблиц. Это можно сделать с помощью шаблонов
Для этого нам нужно знать папку запуска Excel. Если вы ее не знаете, держите Excel открытым и нажмите Alt + F11 , чтобы открыть редактор VBA. Затем нажмите Ctrl + G , введите ? application.StartupPath и нажмите Enter. Под командой появится путь к папке
Перейдите в меню File > Save As , назовите файл book и в выпадающем списке Save as type выберите Excel Template. Теперь Перейдите по пути к папке из предыдущего шага и Сохраните шаблон здесь. Теперь все новые открываемые вами электронные таблицы будут использовать этот шаблон
PowerPoint
5. Конец на черном слайде
Когда вы доходите до конца презентации PowerPoint в режиме презентации, последнее, что вы видите, это не последний слайд, а черный экран с текстом ‘Конец слайд-шоу, нажмите для выхода’. Это делается для того, чтобы показать, что презентация закончилась, но если вы уже создали слайд для этого, то черный экран будет лишним
Последний черный слайд включен по умолчанию, но вы можете отключить его для всех презентаций. Перейдите в меню Файл > Параметры и нажмите Дополнительно слева. Прокрутите вниз до раздела Слайд-шоу и снимите флажок Завершить черным слайдом
Нажмите OK , чтобы сохранить изменения
6. Метод просмотра
При открытии файла PowerPoint по умолчанию будет выбран вид, в котором файл был сохранен. Например, это может повлиять на отображение эскизов или разделов заметок при загрузке файла. Это можно отменить, чтобы PowerPoint автоматически применял ваши настройки представления
Чтобы изменить это, перейдите в меню Файл > Параметры и выберите слева пункт Дополнительно. Прокрутите вниз до раздела Отображение , используйте выпадающий список в строке Открывать все документы с помощью этого представления
Сделайте свой выбор и нажмите OK , чтобы сохранить изменения
Слово
7. Изменить шрифт
Стандартным шрифтом Word раньше был Times New Roman, но теперь это Calibri. Если вы не любите последний и часто сталкиваетесь с необходимостью его менять, сэкономьте себе время и измените шрифт по умолчанию при создании нового документа
Перейдите на вкладку Главная на ленте и в группе Шрифт нажмите Стрелка вниз. Это откроет новое окно, где вы можете выбрать нужный вам шрифт, а также его различные компоненты, такие как стиль и размер. Когда все готово, нажмите Установить по умолчанию и выберите Все документы на основе обычного шаблона? , затем нажмите OK
8. Отключить параметры вставки
Когда вы вставляете что-то в Word, автоматически появляется окно ‘Параметры вставки’, в котором можно выбрать форматирование. Его можно быстро отключить, нажав Esc , но если оно вам никогда не понадобится, его можно полностью отключить
Чтобы отключить окно ‘Параметры вставки’, перейдите в меню Файл > Параметры и выберите слева пункт Дополнительно. Перейдите к разделу Вырезать, копировать и вставить и снимите флажок Показывать кнопку ‘Параметры вставки’ при вставке содержимого. Нажмите OK
Не останавливайтесь на стандартных настройках
Вы можете настроить так много в Office – не соглашайтесь на стандартные настройки! Даже если изменение параметров шрифта или обводки текста может показаться незначительной мелочью, экономия времени, связанная с отсутствием необходимости постоянно настраивать эти параметры, значительно увеличится
Если вы хотите получить еще больше советов, вам понравятся наши рекомендации о том, как стать более продуктивным в Office
Если вам нужны дополнительные советы по работе с Word, обязательно посмотрите наше руководство по настройкам Word по умолчанию, которые можно изменить
Какой из этих советов наиболее полезен для вас? Есть ли настройки по умолчанию, которые мы упустили?
Комментировать