9 советов и хитростей Skype для бизнеса для отличных совещаний
Продуктивность

9 советов и хитростей Skype для бизнеса для отличных совещаний

Skype для бизнеса обладает всеми необходимыми функциями для совместной и удаленной работы. Используйте эти советы по проведению совещаний в Skype в следующий раз!

Skype для бизнеса, ранее называвшийся Lync, – это корпоративное решение Microsoft для обмена сообщениями и проведения совещаний. Вы можете проводить совещания с участием до 250 человек – даже если они не используют эту программу – и использовать сочетание аудио, визуальных средств и чата для проведения совещания

Мы составили список некоторых из наших любимых функций Skype для бизнеса, о которых вы, возможно, не знали. От записи совещания до обмена презентациями PowerPoint – мы подготовили для вас несколько полезных советов

Без лишних слов, вот лучшие советы и подсказки Skype для бизнеса

1. Начать встречу Skype в Outlook

Не тратьте время на то, чтобы возиться с планированием встреч во внешних инструментах. При проведении онлайн-встреч многое может пойти не так, и часто так и происходит

Возможно, кто-то забывает присоединиться вовремя, у него не установлен нужный плагин для браузера или он не может подключить гарнитуру. Избавьтесь от всех этих хлопот, используя при планировании совещаний Skype для бизнеса

При создании встречи в Outlook на вкладке Назначение нажмите Skype Meeting. После этого в описание будет вставлена ссылка, нажав на которую люди смогут присоединиться к встрече

Если в Outlook активированы напоминания, они смогут просто нажать Join Meeting , когда появится соответствующее сообщение, и Skype for Business автоматически запустит его. Больше нет необходимости вручную приглашать людей в звонок – если они есть в приглашении, они могут присоединиться

Если вы не видите кнопку Skype Meeting , вам просто нужно быстро внести изменения в настройки Outlook

  1. Перейдите в раздел Файл > Параметры > Дополнения.
  2. В выпадающем списке Manage выберите COM Add-ins и нажмите Go..
  3. Поставьте галочку напротив Надстройка Skype Meeting для Microsoft Office и нажмите OK. Готово!.

 

2. Поделиться своим экраном

Возможность совместного использования экрана – это замечательная функция Skype для бизнеса. Вы можете рассказать людям о документе, открыть веб-страницу или показать что-либо еще, имеющее отношение к совещанию

Находясь в разговоре, нажмите значок screen share icon (под собеседниками, рядом с микрофоном). Здесь вы сможете поделиться всем экраном или определенным окном

Вы увидите контур вокруг содержимого, которым делитесь с другими, и сможете использовать элементы управления в верхней части экрана – удобно, когда нужно прекратить обмен

Если Skype для бизнеса не справляется со своей задачей, вам стоит ознакомиться с лучшими бесплатными онлайн-инструментами для совместного использования экрана

3. Записывайте свои встречи в Skype

Вы когда-нибудь участвовали в совещании, клали трубку, а потом совершенно ничего не помнили? Точно ли тот человек это сказал? Какие были пункты действий?

Вы можете полностью преодолеть эту проблему, записывая все свои встречи в Skype for Business. Все действия во время разговора, такие как аудио-, видео-, совместное использование экрана и мгновенные сообщения, будут зафиксированы в записи

Находясь на совещании, нажмите символ . , а затем Начать запись. Все участники совещания будут уведомлены о том, что вы ведете запись, а в верхней части разговора появится символ красного круга. При необходимости вы можете использовать значки пауза и стоп. По окончании совещания запись автоматически сохранится в формате MP4

Чтобы найти любую запись, перейдите на главный экран Skype для бизнеса и нажмите кнопку settings cog dropdown

Отсюда перейдите в раздел Инструменты > Менеджер записей. Здесь вы увидите метаданные записи, такие как дата и продолжительность

Вы также можете Воспроизвести запись и Обзор. , чтобы найти файл на компьютере

4. Знайте ярлыки Skype

Как и любой продукт Office, Skype для бизнеса изобилует сочетаниями клавиш, которые помогут вам быстро выполнить работу

  • Чтобы начать с основ, нажмите Windows + Shift + O , чтобы принять входящее приглашение, или Windows + Esc , чтобы отклонить его.
  • Чтобы выключить/включить звук, нажмите клавиша Windows + F4.
  • Камера работает с клавиша Windows + F5.
  • Во время разговора нажмите Ctrl + Shift + H , чтобы перевести разговор в режим ожидания, или Alt + Q , чтобы полностью завершить его. При совместном использовании экрана нажмите Ctrl + Alt + S , чтобы прекратить его.
  • Также, если кто-то другой завладел вашим экраном, нажмите Ctrl + Alt + Spacebar , чтобы вернуть контроль.

В программе слишком много ярлыков, чтобы перечислять их здесь, поэтому перейдите на страницу ярлыков Skype for Business компании Microsoft, где описаны ярлыки для IM, обмена PowerPoint, просмотра контактов и т. д

Если вы хотите стать настоящим мастером сочетаний клавиш, ознакомьтесь с нашим руководством по сочетаниям клавиш Windows

5. Установите отношения конфиденциальности контактов и заблокируйте кого-нибудь

Вы можете назначить каждому из своих контактов один из пяти уровней отношений. По умолчанию те, кто находится внутри вашего предприятия, будут Коллегами , а те, кто находится за его пределами, будут Внешними контактами

Каждый уровень отношений имеет различные разрешения. Например, Друзья и семья не могут видеть детали вашей встречи, а Рабочая группа может прервать ваш статус ‘Не беспокоить’

Изменение отношений может быть полезным, если вы работаете с кем-то внешним, с кем вы постоянно организуете встречи, или если есть кто-то, с кем вы хотите всегда иметь возможность связаться, независимо от вашего статуса

Чтобы изменить статус отношений контакта, щелкните правой кнопкой мыши на его имени и перейдите к пункту Изменить конфиденциальные отношения. Здесь вы можете просмотреть текущий статус отношений и найти описание других вариантов

Выберите Заблокированные контакты , если вы хотите запретить кому-либо писать или звонить вам. Они по-прежнему будут видеть ваше имя и электронную почту, но ваш статус будет скрыт для них, и они не будут знать, что вы их заблокировали

Если вы хотите выбрать несколько контактов для массового изменения отношений, удерживайте нажатой клавишу Ctrl и щелкните левой кнопкой мыши на каждом имени по очереди

Если вы захотите изменить отношения по умолчанию, нажмите Автоназначение отношений

6. Начните опрос, вопросы и ответы и белую доску

Вы можете разнообразить свои собрания, используя функции доски, опроса и вопросов и ответов. Чтобы использовать их на совещании, нажмите кнопку Представить содержимое , выберите Еще , а затем выберите Доска , Опрос или Вопрос-ответ

При выборе Whiteboard она будет открыта на экранах всех пользователей. Это отличная функция для тех случаев, когда проще нарисовать что-то, чем говорить об этом

Вы можете использовать панель справа для переключения между различными вариантами аннотаций, такими как перо, маркер и ластик. Доска закроется, если вы переключитесь на другой вариант представления, но содержимое останется, если вы вернетесь к нему позже

При выборе Опрос откроется окно Создать опрос. Здесь вы можете ввести название опроса и варианты ответов. Затем опрос будет показан всем участникам собрания, что позволит им проголосовать и увидеть варианты ответов других людей

Вы можете нажать Действия с опросом , чтобы изменить настройки, например, скрыть голоса от участников, сохранить результаты или закрыть опрос

Наконец, выбрав Q&A , вы переключите стандартный чат в модуль вопросов и ответов

Когда участник задаст вопрос, вы получите уведомление. Нажмите Ответить , введите ответ, затем нажмите Enter. Это отобразит вопрос и ответ для всех

По окончании нажмите Stop Q&A , затем перейдите к Save As , если вы хотите сохранить запись сессии

7. Презентация в PowerPoint

В Skype для бизнеса можно организовать общий доступ к экрану, но иногда вам может понадобиться показать только презентацию. Интеграция с PowerPoint позволяет это сделать

Откройте презентацию в PowerPoint, перейдите на вкладку Слайд-шоу и нажмите Представить онлайн > Skype for Business. У вас появится возможность отправить презентацию на уже проводимое собрание или создать новое собрание

То же самое можно сделать и в других приложениях Office. Для этого перейдите в раздел File > Share > Present Online. Здесь убедитесь, что в раскрывающемся списке выбран пункт Skype для бизнеса , а затем нажмите Present

Во время презентации в Skype для бизнеса на экране появятся необходимые значки для управления содержимым, например, стрелки для перемещения между слайдами PowerPoint. В любой момент нажмите Остановить презентацию , чтобы прекратить совместное использование файла со всеми

8. Передача на мобильный телефон

Если вы когда-нибудь оказывались в середине разговора в Skype для бизнеса и вам нужно отойти от компьютера, вы можете просто переключить звонок на мобильный телефон

Чтобы настроить эту функцию, перейдите в меню Настройки > Инструменты > Опции > Телефоны > Мобильный телефон. Введите Номер телефона (включая любой код страны/региона) и нажмите OK

Теперь, находясь в вызове Skype for Business, нажмите кнопку Управление вызовом , а затем нажмите Перевести. Теперь выберите Мой мобильный и нажмите Перевести

На ваш мобильный поступит звонок, который автоматически подключит вас к звонку Skype для бизнеса

Этот способ хорош тем, что вам не нужно устанавливать на телефон приложение Skype для бизнеса. Однако нет возможности перевести звонок с телефона на Skype for Business

9. Удалите Skype для бизнеса

Если вы работаете в организации, где используется Skype для бизнеса, и используете корпоративный компьютер или ноутбук, вы можете не иметь возможности удалить Skype для бизнеса. Возможно, ваш ИТ-отдел заблокировал такую возможность. Кроме того, вероятно, не стоит удалять инструмент, который нравится вашей организации

Если Skype для бизнеса установлен на вашей персональной системе, это другое дело. Нажмите Windows key + I чтобы открыть Настройки и нажмите Приложения. Найдите Skype для бизнеса , щелкните его, затем нажмите Удалить

Если вы не видите его в этом списке, это означает, что он входит в состав пакета Office и не может быть удален без удаления всего пакета Office

В качестве альтернативы откройте Skype для бизнеса и нажмите значок шестеренки настроек. На левой панели нажмите Личные. Снимите флажок Автоматически запускать приложение при входе в Windows

Теперь вы больше никогда не увидите это приложение и можете забыть о том, что оно установлено

Проводите встречи как профессионал

С этими советами вы теперь можете проводить свои собрания как профессионал. Ваши коллеги будут впечатлены вашей эффективной организацией совещаний, тем, как гладко вы делитесь контентом, и тем, как здорово вы создаете опрос

Теперь, когда вы взяли технологию под контроль, вам также стоит ознакомиться с нашей статьей о том, как пережить совещания на работе. А если вы работаете из дома, ознакомьтесь с нашими ресурсами по удаленной работе

Image Credits: Robert Kneschke/Shutterstock

Об авторе

Алексей Белоусов

Привет, меня зовут Филипп. Я фрилансер энтузиаст . В свободное время занимаюсь переводом статей и пишу о потребительских технологиях для широкого круга изданий , не переставая питать большую страсть ко всему мобильному =)

Комментировать

Оставить комментарий