Если вы когда-нибудь получали отказное письмо, вы, возможно, задавались вопросом, что это такое. Здесь мы расскажем обо всем, что вам нужно знать, включая то, как это исправить
Представьте, что вам нужно отправить важное письмо начальнику, клиенту или даже другу. Вы набираете идеальное письмо и нажимаете кнопку ‘Отправить’, веря, что получите ответ до истечения срока. Что бы вы сделали, если бы электронное письмо не дошло за несколько минут до дедлайна?
Ситуация, описанная выше, описывает хаос отскочивших электронных писем. В этой статье мы рассмотрим, что такое отказ электронной почты, типы отказов электронной почты, причины и способы их устранения
Что такое отскочившее письмо?
Когда вы отправляете письмо, которое не доставляется, это называется отказом электронной почты. Как правило, при этом появляется сообщение об отказе электронной почты, уведомляющее вас об этом. В большинстве случаев они также информируют вас о причине отказа электронной почты
Существует два типа отказов электронной почты – мягкий отказ и жесткий отказ. Давайте&rsquo ; рассмотрим, что они означают
Мягкий отскок
Мягкие отскоки – это недоставленные электронные письма по временным причинам. Причинами мягких отказов являются переполненные почтовые ящики, неактивные почтовые ящики, простои серверов и слишком большой размер почтовых сообщений
Эти типы отказов менее серьезны по сравнению с жесткими отказами. Часто для их устранения не требуется никаких действий с вашей стороны. Они автоматически устраняются после того, как проблема, вызвавшая их, будет решена
Твердый отскок
Когда электронное письмо не удается доставить навсегда, оно классифицируется как hard bounce. Причинами жестких отказов являются неправильное написание адреса электронной почты, несуществующий идентификатор электронной почты и падение сервера. Считайте это “категорическим отказом” или “прямым отказом”; ваше письмо не дошло и никогда не дойдет
Возможные причины, по которым письма могут не дойти
Первый шаг к решению проблемы отклонённого письма – это выяснение причины. Вот некоторые возможные причины, по которым письмо может не дойти:
1. Неправильно написанные или несуществующие адреса электронной почты
Некоторые отмененные электронные письма помечаются как “несуществующий адрес электронной почты”; это означает, что адрес электронной почты не существует. Часто это может быть связано с орфографической ошибкой в идентификаторе электронной почты, или электронная почта может быть удалена, если она принадлежит сотруднику, уволившемуся из организации
Возможно также, что адрес электронной почты является поддельным или случайно сгенерированным, созданным людьми для того, чтобы сократить свою оригинальную электронную почту. В этих случаях вы не сможете отправить письмо на этот адрес
2. Проблемы с сервером
Некоторые отскочившие письма могут быть помечены как “недоставленные”; это можно отследить на почтовом сервере адресата. Обычно сервер перегружен или недоступен из-за технического обслуживания. Если вы неоднократно получаете это уведомление, возможно, сервер электронной почты отключился
3. Полный почтовый ящик
Электронная почта работает с памятью; точно так же, как вы не можете загрузить новые приложения из магазина приложений, если у вас мало памяти, точно так же ваш получатель не получит ваши письма при заполненном почтовом ящике
3.
Это не является большой проблемой, если получатель активно пользуется своей почтой, потому что со временем он очистит свой почтовый ящик, чтобы освободить место для новых писем
4. Размер электронного письма
Еще одна причина, по которой ваше письмо может отскочить, – слишком большой размер. Это часто случается, когда письмо содержит вложения. Например, Gmail не отправляет письма с вложениями размером более 25 МБ. Большинство популярных поставщиков услуг электронной почты также имеют подобные ограничения
5. Заблокированный аккаунт
Если получатель заблокировал возможность связаться с вами, все ваши письма на этот адрес электронной почты будут возвращаться обратно, и вы получите уведомление об этом. У них также могут стоять мощные спам-фильтры, блокирующие письма, которые могут показаться подозрительными
6. Отпуск/автоответчик
Когда люди уезжают в отпуск, они любят удаляться от всех и вся, предоставляя доступ лишь небольшому проценту людей. Обычно у них есть отдельная линия или электронная почта, по которой с ними можно связаться, в то время как обычные каналы связи находятся в режиме отпуска
Если они остаются в таком режиме, ваши сообщения на этот адрес электронной почты будут неоднократно отскакивать
Как решить проблему с отскочившим электронным письмом
Бывает обидно узнать, что ваше письмо отклонено, особенно если его содержание чувствительно ко времени или важно. К счастью, вам не нужно складывать руки и смотреть, когда это происходит. Вот четыре способа решить проблему и, возможно, предотвратить отклонение электронной почты:
1. Дважды проверьте идентификаторы электронной почты
Одной из наиболее распространенных причин отказов электронной почты является неправильно указанный или несуществующий идентификатор электронной почты. Хорошей практикой является двойная проверка идентификатора электронной почты получателя перед тем, как нажать кнопку ‘Отправить’. Если вы уверены, что указали правильный адрес, это автоматически исключит эту причину отказа электронной почты
Также не помешает подтвердить, что у вас правильный адрес от владельца, когда вы его получите
2. Обновление информации
Имейте привычку обновлять свою контактную информацию. Положение людей часто меняется, и ваши контакты могут потерять доступ к своим адресам электронной почты или сменить их. Регулярно обращайтесь к своим контактам, чтобы убедиться в актуальности имеющейся у вас информации. Это позволит сократить количество отказов в электронной почте
3. Соблюдайте правила рассылки
Ранее мы упоминали, что некоторые электронные письма не доставляются, потому что их размер невероятно велик.Gmail ограничивает размер вложений до 25 Мб, и другие почтовые провайдеры имеют аналогичные ограничения. Пожалуйста, ознакомьтесь с различными правилами, которыми руководствуется ваш сервер электронной почты
Кроме того, обратите внимание, что существует несколько методов, позволяющих отправлять большие вложения по электронной почте без проблем
4. Форматирование писем
Этот вопрос обходит стороной практически всех нас, но очень важно, чтобы ваша почта не была написана как спам. Все почтовые серверы имеют спам-фильтры, которые предотвращают бомбардировку своих пользователей контентом, который их не касается
Вы можете использовать онлайн-ресурсы, такие как tester.com и isnotspam.com, чтобы проверить свою электронную почту на предмет содержания спама
5. Отправьте письмо позже
В случае простоя сервера получателя следует подождать некоторое время для повторной отправки письма, и если сервер восстановится, то письмо будет доставлено. Если это затянется, вам, возможно, придется связаться со службой поддержки провайдера электронной почты получателя’и проинформировать его о вашей ситуации
Отказ электронной почты – это не конец света
Хотя отскоки электронной почты не всегда являются причиной для беспокойства, они все равно могут быть довольно неприятными, когда вы отправляете важное письмо, а оно не доходит. Это может даже заставить вас беспокоиться о том, получил ли адресат ваше сообщение вообще— но не стоит беспокоиться
Вы можете разрешить ситуацию, не вызывая излишнего беспокойства, с помощью мер, перечисленных в этой статье. Существуют и другие способы отслеживания электронной почты
Комментировать