Что такое внутренняя вики и как ее создать?

Внутренняя вики может быть хорошим решением для хранения знаний вашей компании в упорядоченном и доступном виде. Вот как ее создать

Трудно поддерживать знания о компании в синхронизированном состоянии для всех сотрудников, если у вас нет хорошего способа хранения и обмена информацией. Это приводит к снижению производительности труда, поскольку сотрудники тратят больше времени на поиск ответов вместо работы

Внутренняя вики может помочь вам решить эту проблему. В этой статье мы расскажем вам о том, как настроить вики, но сначала.:

Что такое внутренняя вики, и каковы ее преимущества?

Внутренняя вики – это хранилище знаний, которое позволяет сотрудникам создавать, редактировать и делиться соответствующим контентом компании и передовым опытом. Это как централизованная база данных, которая позволяет каждому сотруднику передавать информацию для улучшения коллективных знаний вашей команды и устранения лишних вопросов

Это ценный актив, который может действовать как энциклопедия вашей компании для сохранения институциональных знаний по мере роста вашей команды

Хотя внутренняя вики похожа на базу знаний в том, что она способствует обмену информацией, основное различие заключается в том, что это более совместный инструмент, который позволяет каждому поделиться своими знаниями (в основном для внутреннего использования). С другой стороны, специальная команда обычно управляет базой знаний и включает в нее информацию как для внутреннего, так и для внешнего использования (продукты и услуги)

Вот некоторые причины, по которым вам следует создать внутреннюю вики:

• Предоставление быстрого доступа к информации в вашей организации улучшит сотрудничество между различными отделами или в рамках удаленного/гибридного рабочего места.
• Наличие места, где содержится вся необходимая информация, повысит скорость обучения и продуктивность сотрудников.
• Внутренняя вики может улучшить процесс адаптации сотрудников. В нем содержится вся необходимая информация, которая нужна новым сотрудникам для адаптации к новой обстановке и начала работы.
• Внутренние вики также обеспечивают дополнительный уровень безопасности и надежности. Вы можете настроить их так, чтобы они были доступны только членам вашей организации, и это исключает риск потери данных на локальных жестких дисках.
• Инструменты внутренних вики удобны для пользователя и позволяют любому создавать и редактировать контент четко и организованно, используя пули, гиперссылки, различные цвета и другие ценные функции.
• Наличие внутренней вики может помочь вам создать более инклюзивное рабочее место, поскольку она поощряет каждого к созданию центральной нервной системы вашей компании.
• Внутренняя вики позволяет вашим командам общаться асинхронно, снижая стресс от поиска совпадающих часов и риски переключения контекста.
• Это позволяет предотвратить потерю знаний при увольнении сотрудников.

Какой тип контента можно хранить в вашей внутренней вики?

Хотя внутренняя вики может вместить всю информацию о вашей организации, лучше всего сосредоточиться на наиболее актуальном контенте, который необходим вашим командам в повседневной работе, включая:

• Новости и обновления компании.
• Учебные пособия для внутреннего программного обеспечения.
• Документы по обучению и введению в должность.
• Технические заметки.
• Общие рабочие процессы.
• Заметки о совещаниях.
• Политика компании и т.д.

Выбор программного обеспечения для внутренней вики

Хотя у каждой компании свои потребности и требования, есть несколько основных характеристик, на которые следует обратить внимание при выборе инструмента внутренней вики. Вот некоторые важные характеристики, на которые следует обратить внимание:

• Выберите программное обеспечение для вики, которое интегрирует популярные инструменты внутренней коммуникации, такие как Slack, Microsoft Teams, Asana, электронная почта и т.д., чтобы избежать постоянного переключения между ними для доступа к важной информации.
• Одна из основных целей внутренней вики вашей компании – сократить время, которое ваши сотрудники тратят на поиск информации. Учитывая, что вики вашей компании может содержать большое количество информации, крайне важно выбрать инструмент с эффективными функциями поиска для быстрого просмотра файлов.
• Программное обеспечение для внутренней вики должно обеспечивать управление доступом и правами, чтобы защитить содержимое от посторонних.
• Ваш инструмент вики должен позволять нескольким пользователям получать доступ и вносить свой вклад в режиме реального времени.
• Выберите инструмент, который позволяет создавать отдельные рабочие пространства для разных отделов. Это потому, что ваши команды будут работать более продуктивно, когда они смогут получить прямой доступ к контенту, относящемуся к их функциям.
• Выбранное вами программное обеспечение для вики должно позволять отслеживать изменения и обновления. Вы или команда, отвечающая за поддержку вики, должны знать, кто и когда вносит изменения.

.

Итак, несколько инструментов предоставляют вышеперечисленные возможности и при этом удобны в использовании, один из них – Tettra

Лучшие практики создания внутренней вики с помощью Tettra

Очень важно, чтобы у вас был пошаговый план создания внутренней вики до начала работы с командами. Вот несколько шагов, которым вы можете следовать:

1. Структурируйте информацию

После выбора программного обеспечения для вики, вы можете разделить содержимое на основные категории для лучшей организации. Например:

• Раздел Компания , где вы будете добавлять информацию о компании, например, обновления и новости.
• Создайте раздел HR для политики компании, поощрений и льгот сотрудников, правил проведения праздников.
• Вы также можете создать категорию Departments , в которой различные отделы вашей организации смогут быстро получить доступ к соответствующей информации.
• Еще одной удобной категорией может быть Обучение для ваших учебников и других учебных материалов.

Вы можете создать больше категорий в зависимости от потребностей вашей компании. Цель здесь – лучше организовать ваш контент, чтобы каждый знал, где он может найти конкретную информацию

2. Импорт или создание контента

После создания четкой и организованной структуры вики-сайта вашей компании вы можете импортировать имеющийся контент, если он у вас есть, или создать новый контент в категориях вашей вики

Отличным местом для начала будет создание категории Начало работы , в которую войдет ваше Руководство по внутренней вики. Вы можете использовать это руководство, чтобы объяснить, как этот проект будет полезен в вашей организации, а также лучшие практики по его использованию

3. Настройка интеграций

Настройте интеграцию для обеспечения возможности использования существующих внутренних инструментов для добавления/обновления контента в вашей внутренней вики. Таким образом, вы сможете легко добавлять контент, который в противном случае занял бы слишком много времени, или просто создать лучший общий опыт для пользователей

Это включает в себя подключение приложения чата, чтобы пользователи могли обсуждать идеи, публиковать их в Tettra, чтобы другие могли видеть, и даже открыть элемент задачи прямо там, если это необходимо. Это поможет повысить уровень принятия внутренней вики, сделав ее неотъемлемой частью ежедневных рабочих процессов

4. Настройка прав доступа и разрешений

Настройка прав доступа и разрешений позволяет определить, кто имеет доступ к содержимому. Это важно, потому что вы можете добавить содержимое, которое имеет отношение только к определенной команде в вашей организации. Или вы можете захотеть ограничить доступ к определенным документам. Вы можете сделать это в Tettra в разделе Настройки команды

5. Запуск вашей Вики

Теперь пришло время включить свет и заставить всех пользоваться вашей внутренней вики. Для этого вы можете отправлять электронные письма членам команды непосредственно через настройки в Tettra. Как только вы это сделаете, обязательно предложите им прочитать руководство по вики, которое вы добавили в категории ‘Начало работы’

Повысьте эффективность совместной работы вашей команды, настроив корпоративную вики

Создание внутренней вики – отличный способ хранения и обмена информацией. Многие компании не имеют такой возможности, но она может быть полезна во многих отношениях

Она позволяет улучшить сотрудничество между командами и отделами, а также дает сотрудникам больше возможностей учиться друг у друга. Используйте эти советы в качестве основы для создания вики-сайта вашей компании