Делегирование: Обязательный навык руководителя для снижения рабочей нагрузки
Продуктивность

Делегирование: Обязательный навык руководителя для снижения рабочей нагрузки

Как только вы займете руководящую должность, вам придется научиться делегировать работу. Мы научим вас пяти ‘W’ делегирования: кто, что, когда, где и почему

Возможно, вы только начинаете работать в качестве руководителя или просто испытываете трудности с делегированием полномочий. Как лидер, делегирование задач другим необходимо, но может быть сложным. Если вы недавно обзавелись собственной командой или вам просто нужна помощь в делегировании, вот несколько полезных советов

Лучший способ описать, как делегировать полномочия, – это пять ‘W’: Кто, Что, Когда, Где и Почему. Чтобы нарисовать четкую картину, мы начнем с ‘почему’

Почему делегирование необходимо?

Делегирование имеет множество преимуществ, как для вас как лидера, так и для вашей организации и вашей команды. Однако многие люди испытывают трудности с делегированием задач

Некоторые могут считать, что проще выполнять задачи самому, чем делегировать их. Другие могут чувствовать свою значимость, решая задачи в одиночку. Еще больше тех, кто просто не имеет опыта делегирования

Image Credit: Ditty_about_summer via Shutterstock.com.

Harvard Business Review online утверждает:

Делегирование приносит пользу менеджерам, непосредственным подчиненным и организациям. Тем не менее, оно остается одной из самых малоиспользуемых и неразвитых управленческих возможностей

Более того, исследование по управлению временем, на которое ссылается Harvard Business Review, пришло к следующему выводу:

332 опрошенные компании были обеспокоены навыками делегирования своих сотрудников. В то же время, только 28 процентов этих компаний предлагали какие-либо тренинги на эту тему

Преимущества для вас как руководителя

  • Вы можете направить свое внимание на другие вещи.
  • Вы можете эффективно планировать свое время.
  • Вы можете достичь большего в течение рабочего дня.
  • Преимущества для членов вашей команды

  • Они могут приобрести новые или усовершенствовать имеющиеся навыки.
  • Они могут почувствовать себя частью надежной команды и окружения.
  • Они могут повысить свою уверенность в себе и мотивацию.
  • Преимущества для вашей организации

  • Повышение производительности труда.
  • Она может предложить успешные процессы для клиентов и заказчиков.
  • Она может создать культуру взаимодействия для всех сотрудников.
  • Как видите, преимущества делегирования касаются не только руководителя. Так что если вы сдерживаете себя, вы влияете на свою компанию и свою команду

    Что следует делегировать?

    Теперь, когда вы знаете о важности делегирования как лидер, следующий шаг – решить, что именно вам следует делегировать

    Image Credit: Constantin Stanciu via Shutterstock.com.

    Во многих случаях делегирование определенных задач не имеет смысла. Например, вы не стали бы поручать задачу по программированию сотруднику отдела продаж. Однако, когда речь идет о ваших собственных задачах, бывает сложнее решить, какие из них заслуживают делегирования

    Задайте себе эти вопросы:

  • Является ли эта задача задачей, для выполнения которой только у меня есть знания?.
  • Избегаю ли я поручать это задание, потому что ни у кого больше нет времени?.
  • Держусь ли я за задачи, потому что хочу ‘все сделать’ сам?.
  • Является ли эта задача повторяющейся или рутинной?.
  • Действительно ли я несу ответственность за эту задачу?.
  • Проект Университета штата Северная Каролина указывает на это в своем списке типов задач, которые следует делегировать:

    Люди часто оставляют для себя задачи, которые им больше всего нравятся, даже если эта задача не входит в их обязанности. Такие задачи – не лучший способ потратить свое время и энергию

    Как только вы решили, что делегировать, придерживайтесь этого решения. Затем составьте свое расписание и список задач, чтобы учесть другие важные дела, которые вы должны выполнить

    Кто является подходящим человеком для выполнения задачи?

    После определения того, какие пункты следует делегировать, логичным шагом будет решить, кто должен выполнять задание. Когда вы являетесь лидером, будь то небольшая постоянная группа или гибкая проектная команда, знание членов своей команды имеет ключевое значение

    Image Credit: Jirsak via Shutterstock.com.

    Поэтому, когда приходит время делегировать задачи, вы, безусловно, должны признать навыки каждого человека. Но в то же время вы должны знать, насколько хорошо они справляются со своими обязанностями и каков их послужной список. Поручение задачи тому, кому вы можете ее доверить, имеет большое значение для ее успешного выполнения

    Forbes предлагает эти два полезных совета относительно делегирования:

    Наряду с доверием, вы также должны дать людям, которым вы делегируете полномочия, возможность сделать работу по-своему

    Делегируйте ответственность и полномочия, а не только задачу

    Помните, как только вы делегируете задачу, член команды должен нести за нее ответственность. Это не означает, что вы должны уйти, но вы должны позволить своему члену команды взять на себя инициативу

    Когда следует делегировать задачи?

    Итак, вы знаете, что и кому делегировать, но когда передавать бразды правления? В вопросе о том, когда следует делегировать задачу, есть много переменных. Вы должны учитывать срок выполнения, приоритет и усилия, как минимум

    Image Credit: Keepsmiling4u via Shutterstock.com.

    Например, задачи, которые являются срочными и входят в набор навыков члена команды, очевидно, должны быть делегированы с самого начала. Но те, которые являются низкоприоритетными или с которыми могут справиться разные люди, могут подождать

    Полезным способом принятия такого решения является использование метода определения приоритетности задач. Одна из таких методик, называемая матрицей Эйзенхауэра, может помочь вам быстро расставить приоритеты. Используя этот метод, вы можете распределить свои задачи по четырем квадрантам: сделать сначала, запланировать, делегировать и не делать

    По мере того, как вы просматриваете ведра для ‘Сделать сначала’ и ‘Расписание’, вы можете легко перемещать задачи в раздел ‘Делегировать’. Это также полезный метод для определения тех задач, которые могут попасть в квадрант ‘Не делать’

    Где следует управлять делегированными задачами?

    Задача была делегирована, и теперь вам пора двигаться дальше.почти. Вам все еще необходимо отслеживать и выполнять задание до его завершения

    На своей должности вы, вероятно, используете несколько приложений и инструментов. Если у вас есть надежный механизм отслеживания, обязательно включите в него задачи, которые вы делегируете. Но если вам нужно несколько предложений, вот пять потрясающих вариантов

    1. Outlook позволяет назначать задачи и сохранять их копию в собственном списке.
    2. Google предлагает функции делегирования электронной почты и задач календаря с помощью Gmail и Google Calendar.
    3. Trello использует метод Канбан для управления проектами с функциями назначения задач другим людям.
    4. Podio обеспечивает чистую структуру комментариев для делегированных задач, чтобы все были в курсе.
    5. Meistertask позволяет легко назначать задачи и получать уведомления об изменении статуса задачи.

    Помните, что инструмент, который вы используете, должен не просто предоставлять возможность назначать задания. Вам следует использовать тот, который предлагает такие функции, как уведомления, способы отслеживания и напоминания

    Учебные ресурсы по делегированию

    Если вы считаете, что вам или вашей организации может быть полезна программа обучения делегированию, вот несколько ресурсов, которые стоит изучить

  • Business Training Works.
  • Тренинг Дейла Карнеги.
  • Американская ассоциация менеджмента.
  • CRM Learning.
  • Насколько хорошо вы делегируете полномочия?

    Умение делегировать полномочия другим – важный навык для любого лидера. И как вы уже прочитали здесь, преимущества этого навыка распространяются не только на вас, но и на вашу организацию и команду. Это делает ситуацию беспроигрышной

    Чувствуете ли вы, что обладаете хорошими навыками делегирования? Или вам трудно справиться с задачей делегирования? Не стесняйтесь делиться своими мыслями на эту тему в комментариях

    Image Credits: Duncan Andison/Shutterstock

    Об авторе

    Алексей Белоусов

    Привет, меня зовут Филипп. Я фрилансер энтузиаст . В свободное время занимаюсь переводом статей и пишу о потребительских технологиях для широкого круга изданий , не переставая питать большую страсть ко всему мобильному =)

    Комментировать

    Оставить комментарий