Getting Things Done (GTD) и Zen to Done (ZTD) – два самых эффективных метода продуктивности. Но какой из них подходит именно вам? Узнайте здесь
Хотя каждый день может показаться жонглированием, важно держать все в перспективе. Однако отвлекающих факторов очень много. Иногда может показаться, что вы находитесь в постоянной борьбе за то, чтобы оставаться сосредоточенным на целях, которые имеют для вас наибольшее значение. Но что, если бы существовала система, которая помогла бы вам избавиться от времени, потраченного на менее важные дела?
Именно здесь на помощь приходят такие системы повышения продуктивности, как Getting Things Done (GTD) и Zen to Done (ZTD). Они позволяют лучше понять рабочий процесс, оптимизировать коммуникацию и сократить время, затрачиваемое на неэффективные методы работы. Давайте рассмотрим обе эти системы
Что такое система Getting Things Done (GTD) Framework?
“Getting Things Done (GTD) – это техника управления временем, разработанная гуру продуктивности Дэвидом Алленом. Основная идея этой методики основана на представлении о том, что наш разум подобен захламленному пространству, полному незавершенных задач и проектов, которые нам необходимо завершить
Цель GTD – помочь людям привести свою жизнь в порядок, методично определяя задачи, разбивая их на выполнимые шаги, отслеживая прогресс и, наконец, доводя их до конца
Как использовать систему GTD
GTD включает в себя пять простых практик, позволяющих избавиться от беспорядка в вашем мозгу, чтобы вы могли сосредоточиться на главном. Эти пять шагов перечислены ниже:
Захват: Первый важный шаг – собрать и зафиксировать все свои нерешенные задачи во внешних инструментах управления задачами или приложениях для составления списка дел, или просто записать их на листе бумаги. Эти задачи могут быть личного или профессионального характера, например, электронные письма, встречи или смс. Этот шаг очень важен, поскольку слишком большое количество задач может повлиять на вашу сосредоточенность и энергию
Прояснить: Следующий шаг – разбить все задачи на управляемые и жизнеспособные пункты действий, которые можно расшифровать с абсолютной ясностью. Это поможет вам определить практичные и выполнимые пункты, и вы сможете избавиться от тех, которые не имеют отношения к делу
Упорядочить: Третий шаг – расставить приоритеты и распределить задачи по категориям в зависимости от их сложности, контекста или срочности необходимых действий. С помощью этой техники вы можете решить, нужно ли выполнять задачи немедленно, отложить их на потом или вообще отбросить. Большинство пользователей GTD используют папки и списки задач для управления и организации задач надлежащим образом
Обзор: Вы должны стараться время от времени просматривать и анализировать свой рабочий процесс. Это поможет вам определить задачи, которые требуют вашего внимания. Глубокий анализ рабочих процессов может оказать большое влияние на общую эффективность, поэтому важно не упустить момент при определении следующих действий
Задействовать: Теперь, когда все в порядке, последний шаг – задействовать или начать работать над выбранными задачами в порядке приоритета
Преимущества метода GTD
Эта модель предполагает сбор всей информации извне и принятие мер позже, либо в запланированное время, либо при возникновении любого внешнего триггера. Преимущества GTD можно суммировать следующим образом:
Больше внимания, меньше беспорядка : GTD помогает вам вести учет всех ваших проектов и планов. Вы можете создавать задачи со сроками выполнения, связывать заметки с событиями календаря, располагать задачи иерархически, перетаскивая их в папки, и отображать напоминания с помощью визуальных методов уведомления, используя соответствующие инструменты
Поддерживайте здоровый баланс между работой и личной жизнью : Легко найти баланс в своей жизни, когда вы можете правильно отслеживать свои обязательства и задачи. Эффективная система организации, такая как GTD, освобождает вас от беспокойства, связанного с попытками управлять своим временем и ресурсами
Похожие: Незамысловатые приложения To-Do Apps для концентрации на задачах и выполнения дел
Творчество: GTD поможет вам лучше организовать свою работу и жизнь, чтобы вы могли найти время для следования своей страсти и развития творческих идей и занятий. Со временем вы заметите повышение уверенности в принятии решений, а также улучшение здоровья и качества отношений
Что такое система Zen to Done (ZTD) Framework?
Zen to Done – это подход к личной продуктивности, созданный Лео Бабаутой.Zen to Done состоит из десяти привычек, повышающих продуктивность, которые улучшат вашу работу и упростят жизнь. Построенный на основных принципах GTD, он поможет вам эффективно управлять всеми важными задачами и проектами
Как использовать систему ЗТД
Система Zen to Done (ZTD) рекомендует внедрить десять привычек, которые повысят вашу продуктивность. В то время как полная система поощряет людей формировать десять привычек, минималистская ZTD фокусируется только на четырех основных привычках. Как только вы сформируете эти четыре привычки, остальные шесть будет гораздо легче выполнять. Давайте рассмотрим четыре основные привычки минималистичного фреймворка ZTD:
Собирать: Легко потерять важную информацию, если не записать ее где-нибудь, и тогда все время, потраченное на сбор мыслей и идей, может быть потрачено впустую. Вы можете использовать такие инструменты, как бумажный блокнот, липкие заметки или приложения для ведения заметок на телефоне, которые легко доступны
Если вы работаете в команде, имеет смысл иметь единую систему документооборота, которая позволяет легко регистрировать задачи, заметки, контакты и файлы для сбора и извлечения информации
Процесс: Настоятельно рекомендуется проверять свой почтовый ящик или списки дел раз в день. Начинайте свой день с просмотра и обработки информации. Это поможет выработать привычку быстро принимать решения. Удалите все ненужные пункты. Если вы не можете заняться каким-то вопросом, делегируйте его соответствующему человеку. Если дело занимает две минуты или меньше, сделайте его сразу или запишите, чтобы не забыть о нем
Планирование: Планирование – это основная привычка, которая помогает вам определить наиболее важные задачи (MIT) на каждый день, а затем составить график и выполнить их соответствующим образом. Вы можете начать с составления списка наиболее важных задач (MIT) и “Больших камней или важных проектов на день и неделю соответственно
MIT – это конкретные, ориентированные по времени задачи, составляющие основу вашего ежедневного списка дел. Вы также должны попытаться разработать ежедневные, еженедельные и ежемесячные рутины, которые помогут вам повысить общую продуктивность
Do: Это побуждает вас сосредоточиться на одной задаче в определенный момент времени, избегая отвлекающих факторов, таких как почта, телефонные звонки и текстовые сообщения
Преимущества метода ЗТД
Ниже приведены основные преимущества метода ZTD:
Простота понимания: Система ZTD довольно проста для понимания. Система предлагает список из десяти привычек, повышающих продуктивность, которые важны для успешной реализации ваших целей
Выберите ключевые задачи : Эта система разбивается на простые компоненты: самые важные задачи дня или MITs, список задач Big Rocks, которые по сути являются крупными проектами, над которыми вам необходимо работать, и ежедневный или еженедельный распорядок выполнения задач
Отключите отвлекающие факторы: Если вы похожи на большинство людей, у вас есть несколько проектов, над которыми вы работаете одновременно.ZTD рекомендует вам отключать телефоны, электронную почту, интернет и даже использовать таймер для выполнения задач. Это позволяет не отвлекаться, чтобы не сбиться с пути и завершить каждый проект с меньшим количеством перерывов
Основные различия между GTD и ZTD
- GTD предлагает комплексную систему управления задачами, в то время как ZTD – это подход, который объединяет GTD с привычками.
- GTD фокусируется на выполнении задач, а ZTD – на достижении целей.
- GTD может быть довольно сложной, поскольку необходимо организовать и проанализировать множество задач на нескольких этапах. С другой стороны, Zen to Done – это более интуитивная и простая система, цель которой – разбить сложные процессы на 1-3 MIT (наиболее важные задачи) и несколько Big Rocks (крупных проектов) на день или неделю.
GTD и ZTD: ключ к управлению временем
Как добиться того, чтобы ваша напряженная работа воплощалась в результат? Все возвращается к технике управления продуктивностью и временем, такой как GTD и ZTD. Отдельные люди и команды могут использовать их для повышения личной продуктивности, соблюдения сроков и более эффективного выполнения крупных проектов
Продуктивность – это не просто осознание своего времени и его правильное использование. Речь также идет о том, чтобы правильно расставить приоритеты, чтобы каждый день был максимально эффективным. Следуйте приведенным выше рекомендациям, и у вас все получится
Комментировать