Инструмент ‘Быстрые части’ упрощает хранение и доступ к содержимому, которое вы хотите использовать часто, например, к адресам, подписям и электронным письмам. Вот как им пользоваться!
Быстрые части – это функция Microsoft Word, которая позволяет создавать библиотеку содержимого. Вы можете в любое время получить доступ к быстрым частям и сохранить часто используемые текстовые блоки или изображения, которые можно легко вставить в документы
С помощью Quick Parts можно легко вставить в документы шаблонный текст, добавить оговорку для конкретного клиента или создать электронные подписи
Как использовать быстрые части в Microsoft Word
Быстрые части иногда называют автотекстом, и они позволяют сохранять часто используемые фрагменты текста или изображения, которые затем можно вставить в любой новый документ, над которым вы работаете. Это позволит вам сэкономить много времени
Сохранение текстов и изображений в быстрых частях
Если вы хотите сохранить фрагмент текста или изображение в Quick Parts, выполните следующие действия:
- Сначала выберите то, что вы хотите сохранить, а затем нажмите Insert > Quick Parts.
- Затем нажмите Сохранить выбор в Галерея быстрых деталей.
- После этого появится небольшое окно. В нем вы можете дать вашим Quick Parts некоторые детали. Убедитесь, что вы назвали его так, чтобы его можно было легко вспомнить в будущем.
- Вы также можете создать новую категорию, чтобы легко группировать любимые тексты.
- После ввода всех данных нажмите OK.
Похожие: Как рисовать с помощью пера в Microsoft Word
Вставка быстрых частей в документ
Прежде всего, необходимо найти текст быстрых частей. Это можно сделать, нажав на Insert > Quick Parts , после чего появится список всех сохраненных текстов и изображений
Нажмите на конкретный текст, который вы хотите вставить в документ, и вы вставите его туда, где вы последний раз щелкнули в документе. Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши на тексте Quick Parts и выбрать один из предложенных вариантов
Как сохранить его организованным?
Если у вас много текста или изображений, сохраненных в Quick Parts, это может показаться несколько неорганизованным. Но есть несколько моментов, которые помогут сохранить организованность Quick Parts
Все, что вы решите сохранить в Быстрых частях (текст, изображения и т.д.), будет отсортировано в алфавитном порядке. Обращая внимание на имена, которые вы даете своим Быстрым частям, вы можете сохранить порядок
Если вы допустили ошибку, вы можете легко исправить ее, выполнив следующие действия:
- Чтобы переименовать сохраненный текст или отредактировать что-либо, сначала нужно нажать Insert > Quick Parts , а затем Building Blocks Organizer.
- Появится новое окно, в котором вы увидите все файлы, сохраненные в Quick Parts. Щелкните на любом сохраненном файле, который вы хотите отредактировать, а затем щелкните на Edit Properties.
- После нажатия на Редактировать свойства вы получите то же окно, что и при создании документа. Здесь вы можете изменить все детали, включая имя сохраненных текстов или изображений.
- Помните, что если дать быстрым частям соответствующее имя и распределить их по категориям, это поможет сохранить сохраненные файлы в упорядоченном виде.
- Чтобы удалить быструю часть, достаточно нажать Insert > Quick Parts , затем щелкнуть правой кнопкой мыши на файле сохранения , который вы хотите удалить, и нажать Organize and Delete.
Включение быстрых частей в ленту
Вместо того чтобы каждый раз нажимать на Вставка > Быстрые части , чтобы найти нужный сохраненный текст, вы можете включить его в меню ленты для более удобного доступа. Для этого необходимо отредактировать уже сохраненные быстрые части. Название не играет роли, но важны другие параметры строительного блока
- Для Галерея нужно выбрать Пользовательские заголовки.
- Для Category необходимо создать новую категорию, подходящую для сохраняемых быстрых частей.
- Описание может оставаться пустым, или вы можете дать описание своим быстрым частям.
- Для параметра Сохранить в следует выбрать Обычный.
- Для параметра Опции выберите Вставить содержимое в собственный абзац.
После этого нажмите на маленькую стрелку рядом с кнопками отмены и повтора и выберите Другие команды
В открывшемся окне в разделе ‘Выбор команд’ сначала выберите Команды, отсутствующие на ленте. Затем прокрутите список комментариев и добавьте Custom Header. После этого нажмите на кнопку OK
В ленточном меню появится дополнение, в котором вы сможете увидеть все сохраненные тексты и изображения
Правильная интеграция быстрых частей поможет вам работать быстрее
Quick Parts – это огромное средство повышения производительности, позволяющее сохранять тексты и изображения, которые вы часто используете. Вместо того чтобы искать в документе определенный фрагмент текста, Quick Parts сэкономит вам много времени
На самом деле, существует множество сочетаний клавиш Microsoft Word, которые также помогут вам сэкономить много времени. Если вы часто пользуетесь Microsoft Word, вам стоит узнать больше о ярлыках Microsoft Word
Комментировать