Знаете ли вы, что Microsoft Power Automate может автоматизировать рутинные задачи на компьютере? Это простое руководство покажет вам, как начать
Автоматизация с использованием облачных сервисов появилась относительно недавно. Большинство людей не осознают, насколько экономит время автоматизация повторяющихся задач. Даже если люди знают о преимуществах облачных услуг, их отпугивает сложная кривая обучения
Microsoft Power Automate (ранее называвшийся Microsoft Flow) – это облачная служба, цель которой – упростить автоматизацию. Если у вас нет навыков программирования и вы хотите воспользоваться преимуществами облачной автоматизации, Microsoft Power Automate – идеальная отправная точка
Что такое Microsoft Power Automate?
Microsoft Power Automate – это облачная служба, позволяющая автоматизировать рабочие процессы. Допустим, у вас есть рутинная задача, например, каждый день проверять наличие электронного письма от руководителя. Легко забыть об этой простой задаче. С помощью Microsoft Power Automate вы можете запланировать уведомление-напоминание для проверки электронной почты руководителя в заданное время
Существует также множество других рабочих процессов, которые можно автоматизировать, включая сложные бизнес-процессы сбора данных. Другими словами, Microsoft Power Automate – это больше, чем простой планировщик задач. Это безопасный облачный сервис, который поможет вам оптимизировать свой бизнес
Как работает Microsoft Power Automate?
Microsoft Power Automate использует преимущества облака для выполнения набора заранее определенных действий. Эти действия могут варьироваться от отправки электронного письма до сбора данных из сторонних сервисов, таких как Twitter. Преимущество автоматизации с помощью Power Automate заключается в том, что вам не нужно разбираться в коде
В Power Automate можно создавать три типа рабочих процессов:
- Автоматизированные рабочие процессы , которые срабатывают при наступлении определенного события.
- Запланированные рабочие процессы , которые вы планируете запускать на определенное время.
- Кнопочные рабочие процессы , которые запускаются нажатием кнопки.
.
Когда вы впервые откроете домашнюю страницу Power Automate, вам нужно будет войти в систему с учетной записью. Если у вас уже есть учетная запись Office 365, вы можете сразу перейти к созданию потоков. Если у вас нет учетной записи, нажмите на Попробовать бесплатно в правом верхнем углу
Вы можете использовать Power Automate из веб-браузера, настольного приложения и мобильного приложения. Если настольное приложение и браузер находятся на одном уровне по набору функций, то мобильное приложение обладает ограниченной функциональностью
Зарегистрируйтесь, указав свой адрес электронной почты, и вы готовы к работе. После регистрации на главной странице вы найдете несколько готовых шаблонов
Например, на главной странице вы можете увидеть Запланировать встречу с отправителем сообщения. Этот шаблон позволяет всего за пару кликов запланировать встречу с любым человеком, отправившим вам сообщение в Microsoft Teams
Вы также можете создавать пользовательские шаблоны потоков. Создание пользовательских шаблонов в Power Automate практически не требует навыков кодирования. В большинстве случаев вы можете просто использовать предварительно созданные действия для программирования нужной вам функции
Microsoft Power Automate является бесплатным для тех, кто хочет использовать его для простых рабочих процессов. При бесплатном использовании вы получаете ограниченное количество запусков и вызовов API каждый месяц. У вас также нет доступа к премиум-коннекторам, которые можно использовать для получения данных из сторонних приложений
Скачать: Microsoft Power Automate Desktop (бесплатно)
Автоматизация задач в Power Automate с помощью готовых шаблонов
Microsoft Power Automate позволяет легко автоматизировать такие общие задачи, как напоминания по электронной почте, важные события и сбор данных. Давайте автоматизируем некоторые распространенные рабочие процессы с помощью готовых шаблонов
Отправка электронного письма при использовании ключевого слова в новом твите
Предположим, вы занимаетесь продажей игрового оборудования, например видеокарт. Естественно, вы хотите нацелиться на людей, которые хотят купить графический процессор. Поэтому вы будете следить за покупателями, интересующимися игровым оборудованием. Один из способов сделать это – отслеживать определенные ключевые слова, которые соответствуют интересам вашего бизнеса
На домашней странице Power Automate воспользуйтесь поисковой строкой и найдите ‘Twitter’. Нажмите на Send an email for new Tweets about a certain keyword. Подключите свой аккаунт Twitter, нажав на знак + и введя свои учетные данные. Нажав на Продолжить , вы перейдете на экран настройки потока
Настройте поток с помощью нужной информации в предоставленных полях:
- В поле Когда появляется новый твит введите фразы, на которые вы хотите обратить внимание.
- В поле Получить пользователя введите имя пользователя, за которым вы хотите следить.
- В поле Send email введите адреса электронной почты, на которые вы хотите отправить письмо.
Нажмите на Сохранить, и вы создадите свой поток
Сохранение вложений электронной почты в OneDrive
Удаление старых электронных писем сопряжено с риском потери важных вложений, например, договоров. С помощью Microsoft Power Automate можно создать рабочий процесс для автоматического сохранения новых вложений в облачном хранилище OneDrive
Найдите ‘OneDrive’ в строке поиска и нажмите Сохранить вложения электронной почты Outlook.com в OneDrive. После этого введите свою электронную почту и учетные данные OneDrive. Нажмите Создать поток для настройки рабочего процесса
Похожие: Как архивировать электронную почту в Outlook
После создания потока вы увидите экран потока, где можно управлять потоком. Например, вы можете удалять, изменять и просматривать историю текущих потоков. Кроме того, вы можете опубликовать его как шаблон, нажав на Отправить как шаблон
Создание пользовательских задач в Power Automate
Рабочие процессы на основе существующих шаблонов упрощают многие задачи, но они также могут быть ограничены. Бывают ситуации, когда вы хотите автоматизировать задачу, для которой нет готового шаблона. В таких ситуациях вы можете создавать собственные потоки
Давайте создадим пользовательский поток для ежегодной отправки поздравления с днем рождения одному человеку. Для этого нажмите на Создать в левой боковой панели. Это приведет вас к экрану создания потока, где вы можете выбрать тип потока, который хотите создать
Поскольку мы хотим отправить поздравление с днем рождения, это будет поток по расписанию, который запускается в определенную дату. Итак, нажмите на Scheduled Cloud Flow
Появится окно, в котором нужно дать потоку имя, дату начала и цикл повторения. Итак, дайте потоку любое название и введите дату, на которую он должен запускаться. Введите 12 в поле Повторять каждый и выберите месяцы из выпадающего списка
Нажмите на Создать
На новом экране нажмите на + Новый шаг и выберите Отправить уведомление по электронной почте через поиск ’email’ или прокрутите вниз
Введите данные электронной почты и нажмите Сохранить
Начните работу с Microsoft Power Automate
Автоматизация рутинных задач может сэкономить вам много времени. С помощью Microsoft Power Automate вы можете создавать рабочие процессы, которые будут выполнять за вас рутинные задачи. Но зачем на этом останавливаться?
Power Automate может вывести ваши бизнес-процессы на новый уровень, если вы уделите время его изучению. Он поможет вам собирать данные и легко координировать работу сторонних приложений, чтобы освободить ресурсы для более практичных задач
Комментировать