Как быстро обрабатывать электронную почту в Microsoft Outlook
Продуктивность

Как быстро обрабатывать электронную почту в Microsoft Outlook

Не позволяйте электронной почте монополизировать ваш день, используйте эти советы Outlook, чтобы вернуть контроль над папкой ‘Входящие’

Электронная почта должна быть удобным способом общения, но многие из нас тратят гораздо больше времени, чем хотелось бы, пытаясь разобраться в своей папке ‘Входящие’. Без надлежащей организации вы можете обнаружить, что электронная почта стоит вам больше времени, чем экономит

Программа Microsoft Outlook содержит ряд функций, которые могут помочь облегчить эту проблему, но многие пользователи просто не знают о функциональности, скрытой в программе. Используйте эти функции, чтобы обеспечить максимально возможный порядок в папке ‘Входящие’, чтобы вы могли сосредоточиться на более важных делах

Найдите вид, который вам подходит

Один из первых шагов на пути к тому, чтобы стать опытным пользователем Outlook, – это адаптация программы к вашему рабочему процессу. В наши дни практически все пользуются электронной почтой, но это не значит, что все мы делаем это одинаково. То, что работает для кого-то другого, может не работать для вас, и именно поэтому хорошая идея – настроить стандартный макет Outlook так, чтобы он наилучшим образом соответствовал вашему использованию

Перейдите на вкладку Вид , чтобы посмотреть, какие варианты вам доступны. Кнопка Изменить вид в разделе Текущий вид даст вам несколько вариантов выбора, но стоит заглянуть в разделы Упорядочение и Макет , чтобы разобраться в тонкостях настройки

Например, вы можете изменить Предварительный просмотр сообщений на 3 строки , что даст вам более детальный предварительный просмотр меньшего количества писем за один раз. Или, возможно, вы захотите установить Панель чтения на Выкл , что позволит вам сэкономить столь необходимое место на экране, открывая отдельные письма в новом окне, когда вы хотите их прочесть

Главное здесь – понять, что лучше всего подходит для вашего способа использования Outlook. Попробуйте – если вы обнаружите, что эти настройки работают не так хорошо, как вы ожидали, их можно легко изменить, вернув к значениям по умолчанию

Используйте правила для автоматизации процесса

Правила – это отличный первый шаг к организации электронной почты, поскольку после их введения они возьмут на себя большую часть работы еще до того, как вы проверите свой почтовый ящик. Чтобы начать работу с правилами, откройте вкладку Главная в Outlook и перейдите в раздел Правила > Управление правилами и оповещениями

Отсюда нажмите на Новое правило. Вы увидите выбор шаблонов, а также варианты, позволяющие начать с нуля. На данный момент лучше всего придерживаться предложенных шаблонов – на следующем экране у вас будет достаточно возможностей настроить правило по своему вкусу. Для целей данной демонстрации мы выберем Переместить сообщение от кого-то в папку

Теперь пришло время заставить это правило служить своей цели. Я хочу установить систему, при которой все письма, полученные мной от другого автора MakeUseOf, будут отправляться прямо в приоритетную папку. Для этого в окне условий установите флажок с определенными словами в адресе отправителя. Затем выберите конкретные слова в разделе ниже – я установил значение makeuseof, чтобы отвечать только на письма, отправленные с учетной записи электронной почты с сайта, но, очевидно, это может быть что угодно – и затем выберите подходящую папку, нажав specified и перейдя в нее

Далее выберите, что вы хотите делать с сообщениями, которые это правило откладывает в сторону, и тщательно подумайте, хотите ли вы прекратить обработку других правил. В зависимости от того, какие другие правила у вас активны, сохранение этого флажка может привести к организационным проблемам в дальнейшем. Затем выберите свои исключения, и вы будете готовы назвать свое правило и активировать его. С этого момента оно будет автоматически сортировать вашу почту, пока вы его не отключите

Разделяй и властвуй с помощью категорий

Хотя Правила – это отличный способ работы с основной массой электронной почты, некоторые организационные задачи требуют человеческого глаза. Строгое использование категорий поможет упростить этот процесс, позволяя быстро и точно классифицировать почту. Чтобы настроить категории, перейдите в раздел Теги вкладки Главная в Outlook и выберите Категоризация > Все категории

Здесь вы увидите сводку всех существующих на данный момент категорий. По умолчанию они имеют простую систему цветов, поэтому для начала вы можете просто отредактировать эти записи. Чтобы сделать их немного более полезными, щелкните на Категории, чтобы выделить ее, переименуйте ее во что-нибудь, относящееся к типу почты, которую вы будете получать, и назначьте ей клавишу быстрого доступа, которую вы запомните из выпадающего списка

Установив эти настройки, вы сможете быстро и легко упорядочить свои электронные письма по мере их получения. Просто выделите определенное сообщение в папке ‘Входящие’ и воспользуйтесь соответствующим ярлыком, который вы только что назначили. Теперь вы сможете увидеть все сообщения, помеченные определенной категорией, просто введя название этой категории в строке поиска Outlook

Воспользуйтесь строкой поиска

Секрет сохранения организованности электронной почты заключается в перспективном планировании – небольшая работа на опережение может предотвратить возникновение головной боли в дальнейшем. Однако не исключены случаи, когда письмо пропадет, и его не окажется ни в одной из ваших папок или категорий. В этом случае стоит обратиться к строке поиска

Функции поиска в Outlook настолько же проворны, насколько и основательны. Введите поисковый запрос в поле над папкой ‘Входящие’, и он быстро представит все случаи употребления этого слова, которые сможет найти, будь то в заголовке темы или в теле письма. Это может быть особенно полезно, если вы помните какую-то деталь конкретного письма, которую не можете найти обычным способом

Стоит помнить, что при заполненной папке ‘Входящие’ скорость поиска снижается. Если вы работаете именно в такой ситуации, возможно, стоит искать в конкретных папках, а не в каждом письме, к которому есть доступ в Outlook. Для этого воспользуйтесь выпадающим меню в правой части строки поиска, чтобы сузить круг поиска. Для более детальной настройки перейдите в раздел Уточнить на вкладке Поиск

Не забывайте использовать Outlook.com

Онлайн-версия Outlook, возможно, не обладает всеми преимуществами настольной версии, но тот факт, что она легко доступна с любого устройства с веб-браузером, означает, что ее не стоит упускать из виду. Если вам нужен мгновенный доступ к электронной почте, когда вы находитесь вдали от своего рабочего места, это вполне приемлемый вариант

Однако веб-версия Outlook – это не только проверка электронной почты. Нажав на Settings cog в правом верхнем углу экрана, вы также сможете получить доступ к довольно полному набору Options , который может быть очень удобен, когда вы находитесь в пути. Кроме того, из того же выпадающего меню вы получите доступ к Правилам и Категориям

Зная, что вы можете получить доступ к своей электронной почте Outlook из любого места, можно объединить Правило с Категории , чтобы помочь вам разгрузить папку ‘Входящие’, даже находясь вдали от компьютера. Если вы регулярно ездите на работу, можно превратить поездку в автобусе или поезде в удобное время для оценки папки ‘Входящие’ перед началом рабочего дня

Есть ли у вас отличный совет по использованию Outlook для упорядочивания электронной почты? Дайте нам знать об этом в разделе комментариев ниже

Об авторе

Алексей Белоусов

Привет, меня зовут Филипп. Я фрилансер энтузиаст . В свободное время занимаюсь переводом статей и пишу о потребительских технологиях для широкого круга изданий , не переставая питать большую страсть ко всему мобильному =)

Комментировать

Оставить комментарий