Для фрилансера очень важно хорошо знать свой рабочий процесс. Вот как вы можете документировать свои процессы
В большинстве рабочих сред процессы рабочего процесса обычно уже отлажены, и вы можете следовать им. Однако в качестве фрилансера вам придется разрабатывать и внедрять их самостоятельно. Поначалу это может пугать— но после некоторых экспериментов гибкость в выборе собственной документации рабочего процесса может придать сил
Зачем документировать процесс рабочего процесса?
Подождите— если никто не заставляет вас документировать свой рабочий процесс, зачем беспокоиться? Разве не в этом заключается смысл &ldquo ;быть самому себе начальником ?
Это правда: будучи фрилансером, вы можете решить не документировать практически ничего, если не хотите. Но документирование рабочего процесса может помочь вам составить бюджет времени, поддерживать лучшие отношения с клиентами и выставлять счета за свою работу
Вы можете попробовать некоторое время обойтись без документирования. Но по мере продолжения вашей карьеры фрилансера вы, вероятно, обнаружите, что документируете все больше и больше. Это может быть долгий и болезненный процесс. Потратьте немного времени на составление документации – это, безусловно, более легкий и мягкий путь
Представление о процессе работы
Документирование рабочего процесса может показаться довольно абстрактным и запутанным, если вы не привыкли к этому. Кроме того, он может выглядеть совершенно по-разному в зависимости от типа работы, которую вы выполняете. Возможно, вы захотите продолжить эту статью, используя проект, который вы уже завершили. Это поможет вам понять, как разбивается проект на части
1. Разбейте вашу задачу на части
Первый шаг – разбить задачу на части. Если вы писатель или редактор, это может быть набросок книги или статьи. Если вы художник, это могут быть различные плоскости или компоненты конечного произведения. Что бы вы ни делали, задача обычно разбивается на количественно измеримые шаги, которые вместе создают конечный проект
Разбивка задачи на части важна по нескольким причинам. Во-первых, это сформирует основные движущиеся части вашей рабочей документации. Далее, это может помочь вам психологически. Даже если вы не очень любите документировать, разбивка задачи на части может помочь большому проекту почувствовать себя более управляемым
2. Создайте контрольный список и визуальную блок-схему
Разбив задачу на части, превратите каждую из них в пункт контрольного списка. Как и в случае с разбивкой задачи, создание контрольного списка служит двум целям: он помогает вам следить за собственным прогрессом и доносить информацию о прогрессе до клиентов. Возможно, вам также будет полезно превратить свой контрольный список в наглядную блок-схему
Это особенно удобно, если ваш проект состоит из нескольких этапов. Например, если вы редактируете книгу, каждую главу нужно будет набросать, составить, процитировать и отредактировать. Подробно описывать что-то подобное в бумажном контрольном списке было бы беспорядочно, особенно если вы работаете с несколькими задачами одновременно, или задачи могут перемещаться туда-сюда по этапам
Решение, которое вы используете для подобной настройки, может зависеть от того, насколько вы автономны. Если вы работаете более или менее в вакууме (как некоторые фрилансеры), вашей визуальной блок-схемой могут быть липкие заметки на доске. Если вы тесно сотрудничаете с клиентом или другими подрядчиками, вы можете использовать платформу для совместного использования рабочего процесса, например, Trello
3. Определите цели и задачи
Этот шаг может показаться немного ненужным. Зачем вам нужны цели и задачи, если у вас уже есть контрольный список?
Даже имея контрольный список, вы не сможете сделать весь проект за один раз. Вам все равно нужно решить, какую часть проекта вы хотите сделать за день или за неделю, или просто между встречами с клиентами
Возвращаясь к примеру с книгой, хотите ли вы набросать все главы до того, как они будут написаны? Хотите ли вы начать работу над одной главой, когда предыдущая еще не отредактирована? Это вопросы, на которые можете ответить только вы. Однако ответ на них заранее может помочь вам оставаться организованным
Опять же, наличие четких целей и задач поможет вам не только не потерять проект, но и общаться с клиентом о том, как продвигается проект— и как вы ожидаете, что он будет продвигаться
4. Бюджет и отслеживание времени
Когда вы определились с целями и задачами, самое время начать составлять бюджет времени
Сколько времени у вас есть, чтобы завершить весь проект? Сколько времени вы можете посвятить этому проекту в течение этого срока? Сколько из этого времени нужно выделить на каждую цель? Есть ли у вас все время в мире, или вам нужно расставить приоритеты и, возможно, обойтись без некоторых дополнений, чтобы уложиться в сроки?
Если вы получаете почасовую оплату, вы, естественно, будете отслеживать свое время. Не забывайте отмечать, сколько времени ушло на каждый этап проекта. Таким образом, вы будете иметь лучшее представление о том, сколько времени вам потребуется, как для продолжения работы над проектом, так и при составлении бюджета времени для будущих проектов
Если вы получаете оплату по проектам или сданным работам, как это делают некоторые фрилансеры, может возникнуть соблазн вообще не отслеживать время. Однако, опять же, понимание того, как вы используете свое время, может помочь вам стать лучшим и более эффективным фрилансером. Поэтому подумайте о том, чтобы отслеживать и планировать свое время— даже если вас никто не заставляет
Обзор, мониторинг и оптимизация
На протяжении отдельных проектов и после каждого проекта уделяйте время для анализа документации по процессу рабочего процесса. Были ли вещи, которые по мере выполнения вы все больше разбивали на части? Занимали ли некоторые задачи больше или меньше времени, чем вы предполагали? Были ли ваши цели слишком большими, чтобы быть реалистичными, или слишком маленькими, чтобы быть полезными?
Выполнение такой работы во время проекта поможет вам работать максимально эффективно до конца проекта. Такая работа между проектами может помочь вам давать более точные расценки будущим клиентам, а также рационально и эффективно планировать свое собственное время
Вы стоите работы
Большинство клиентов прямо не требуют документации по рабочему процессу. Легко может возникнуть “туннельное зрение фрилансера , которое представляет собой принуждение не делать ничего сверх того, что явно требует клиент. Но дополнительная работа по составлению расписания может помочь вам стать более эффективным фрилансером. А это полезно для всех
Комментировать