Как использовать Evernote в качестве инструмента управления проектами
Продуктивность

Как использовать Evernote в качестве инструмента управления проектами

Evernote предлагает больше, чем просто ведение заметок. Независимо от хаоса, вы можете превратить Evernote в инструмент управления проектами. Давайте посмотрим, как вы можете использовать его, чтобы оставаться на вершине своих проектов

Когда я решил вернуть контроль над Evernote, у меня было 19 блокнотов, содержащих более 500 заметок (это после недавнего удаления 1000 заметок в восьми или десяти блокнотах). У меня было 43 тега, большинство из которых содержали всего пару заметок

В некоторых из моих блокнотов были ‘полезные’ статьи. В некоторых были мои цели и листы для отслеживания привычек. В других – то, что я находила смешным, рецепты, материалы, связанные с карьерой, и финансовая информация. Короче говоря, это был огромный беспорядок

Вот как я превратил этот хаос в фантастическую систему управления личными проектами и чему это может научить вас в отношении ухода за вашей установкой Evernote

1. Очистите свои блокноты

Это самая сложная часть. Мне нужно было избавиться от многих вещей. Чтобы сделать это быстро, я просмотрел каждую тетрадь и спросил себя, есть ли там что-то, за чем я обязательно вернусь или не смогу легко найти в Интернете

В большинстве случаев это было не так. Я всегда мог найти советы по самостоятельному изданию книг или заполнению налоговой декларации с помощью быстрого поиска в Google. Я сократил свой существующий аккаунт Evernote до семи блокнотов

Необязательной частью этого шага является консолидация. Если у вас есть несколько заметок на одну тему, вы можете скопировать и вставить их в одну заметку. Например, у меня есть много заметок о письмах-запросах и питчах. Все они будут собраны в одну заметку

Вы также можете объединить блокноты в стопки. Я, например, объединил ‘Юмор’ и ‘Медиа’ в стопку ‘Веселье’, чтобы они не загромождали мою панель навигации

2. Создайте блокноты и стопки проектов

Теперь вам нужно создать блокноты и стеки для вашей системы управления проектами. Я собираюсь создать следующие стеки и блокноты:

  • MakeUseOf
  • Статьи
  • Лонгформы.
  • Хабстафф
  • Блог
  • Конверсия
  • Рассылка.
  • Другое
  • Горный еженедельник.
  • Knightworks.
  • Картонная республика.
  • Casual Game Insider.

Я уверен, что появятся и другие, но я начну именно с этого. Я также добавил номера, чтобы они оставались в предпочтительном для меня порядке в верхней части списка тетрадей:

Теперь я могу как можно быстрее добраться до нужных мне стопок и тетрадей

3. Создайте основной список

Даже если у вас есть хорошо организованная система записных книжек, вам понадобится центральное место для ссылок на различные проекты. В качестве примера, вот мой текущий основной список:

В своем основном списке я записал различные виды фриланса и работы по контракту, которые я выполняю, а также ставки оплаты за каждую из них. Это помогает мне помнить о том, как расставить приоритеты. Любые краткосрочные проекты также будут добавлены сюда, чтобы я не забывал работать над ними

Как вы можете видеть, ссылка ‘Freelance pitches’ – эта ссылка ведет меня к заметке, где я отслеживаю свои потенциальные предложения. Вместо этого она может вести на таблицу Google Drive, доску Trello или что-нибудь еще, что может быть полезным

У меня также есть раздел ‘Потенциальные/запасные’, в котором я отслеживаю то, над чем хотел бы поработать, но на что в данный момент нет времени. Опять же, это помогает мне не упустить ничего из виду

Конечно, вы можете настроить свой основной список так, как вам хочется. Вы можете включить в него предстоящие сроки исполнения или ссылки на множество других заметок. Или вести список задач, который будет напоминать вам о том, что нужно сделать дальше по каждому проекту

Эта заметка должна стать вашей ‘папкой-выручалочкой’. В зависимости от типов проектов, которые у вас есть, вы захотите настроить ее на наиболее полезную информацию для вашей конкретной ситуации. Когда вы не знаете, над чем работать дальше, вам нужно идти именно сюда

Вы также можете использовать этот раздел для основного списка задач. Добавить флажки в заметки Evernote очень просто: просто нажмите кнопку с флажком в верхней части заметки

4. Организуйте заметки проекта

Существует множество различных способов организации заметок проекта в блокноте

Я предпочитаю, чтобы в каждой заметке было много информации, чтобы я мог обратиться к одному месту для поиска информации. Например, в моем блокноте Writing у меня есть несколько заметок, которые содержат огромное количество информации по одной теме

Моя заметка ‘Сбор новостей’ содержит ряд статей о том, как найти информацию для репортажа. В ней почти 9 000 слов

Это одна из самых полезных вещей, которые я сделал со своими заметками

Возможно, вы захотите хранить каждую из этих статей в отдельной заметке. Все зависит от вашего личного организационного стиля. Главное здесь – сохранить как можно больше информации в своих блокнотах

Все ваши заметки, записи, планы, проекты, соответствующие электронные письма (по вашему выбору) и все остальное, связанное с вашим проектом, должно оставаться в этих блокнотах

Конечно, это не всегда возможно. Если ваша компания осуществляет управление проектами в Trello, то лучше всего будет сделать ссылку на эту доску Trello из вашего основного списка. Но как можно больше информации должно быть легко доступно из записной книжки проекта

5. Добавьте ярлыки

Смысл персональной системы управления проектами заключается в том, чтобы убедиться, что вы можете найти все необходимое, когда вам это нужно. Именно это и помогают сделать ярлыки

Хотя сведение к минимуму количества блокнотов и стопок поможет вам легче находить нужные вещи, наверняка найдутся заметки или блокноты, которые вы захотите открыть одним щелчком мыши. Просто перетащите блокноты или заметки в область быстрого доступа, чтобы закрепить их там, где вы всегда сможете их найти

6. Настройка напоминаний и сроков исполнения

Напоминания и сроки исполнения в Evernote очень полезны, когда вы ведете несколько проектов. Добавить напоминание так же просто, как нажать на часы в верхней части любой заметки и выбрать дату напоминания. Вы также увидите все заметки, для которых у вас есть напоминания, в верхней части блокнота:

Добавьте напоминания ко всем заметкам, которые нужно обработать в определенный день

Я обычно устанавливаю напоминания до наступления сроков, поэтому я делаю пометку о сроке в верхней части заметки. Это позволяет мне видеть ее в представлении фрагментов:

Имейте в виду, что если в одной заметке будет несколько разных задач, вы не сможете установить разные напоминания для каждой задачи. Вы можете установить напоминание только для всей заметки , поэтому лучше держать каждую задачу в отдельной заметке

Ознакомьтесь с дополнительными советами о том, как запомнить все с помощью Evernote

7. Разработайте систему тегов

Как и в некоторых других случаях, способ использования тегов зависит от того, как вы хотите управлять своими проектами. Например, вы можете использовать определенные теги для определенных типов проектов – я могу использовать ‘написание’, ‘редактирование’, ‘исследование’, ‘аналитика’ и так далее

Вместо этого вы можете использовать теги приоритетов: высокий, средний, низкий; 1, 2, 3; сейчас, завтра, на следующей неделе; или любую другую подобную систему. Вы можете использовать систему сбора и хранения, как это было описано в этой феноменальной статье о тегах Evernote

Многие люди разработали системы меток для метода продуктивности Getting Things Done. В Code with Sonia есть отличный пример использования разнообразных вложенных тегов для классификации своих заметок в зависимости от того, что это за заметки, когда ей нужно ими заняться и к какому месту они относятся

Или вы можете решить не использовать теги. Я предпочитаю обходиться без них и просто использую потрясающие возможности поиска Evernote, чтобы найти то, что мне нужно. Решайте сами

8. Интегрируйте другие приложения

Evernote имеет множество отличных интеграций, которые помогают ему работать вместе с другими приложениями.Feedly и Pocket могут отправлять статьи прямо в Evernote. В Trello есть функция, позволяющая связывать заметки и карточки.Remember the Milk может синхронизироваться с Evernote, чтобы ваши напоминания отображались в приложении для управления задачами

Если вы используете другое приложение для управления задачами, TaskClone поможет вам синхронизировать их.Zapier и IFTTT связывают Evernote со всеми другими приложениями. Чтобы получить представление о том, что вы можете сделать, посмотрите лучшие рецепты Evernote в IFTTT. Вы можете сделать много замечательных вещей, в зависимости от устройств и других приложений, которые вы используете

(Чем больше вы можете автоматизировать, тем лучше!)

9. Сотрудничайте

Если вы используете Evernote как личную систему управления проектами, вам, скорее всего, не понадобятся многие из инструментов совместной работы. Однако если вы работаете с другими пользователями Evernote, они могут быть очень полезны – ведь общение имеет решающее значение для эффективного управления проектами

Обмениваться заметками так же просто, как нажать кнопку Share в верхней части заметки, чтобы отправить ссылку по электронной почте. Таким образом можно легко обмениваться заметками и блокнотами, а также публично размещать ссылку на заметку в социальных сетях

Общение в чате с коллегами также может быть полезным, особенно если у вас есть совместный блокнот, которым вы все пользуетесь. Нажмите Файл > Новый чат или Вид > Рабочий чат , чтобы открыть диалоговое окно чата. Введите имя или адрес электронной почты в верхней строке окна чата и приступайте к общению

Управление проектами Evernote для вашей жизни

Evernote – отличное место для того, чтобы просто сваливать туда все, что, как вам кажется, может понадобиться в будущем. Но когда он настроен как высокоорганизованная система управления проектами, он будет гораздо полезнее. И не обязательно применять эти принципы только для работы: они могут быть использованы и для личных проектов. Действительно, их можно использовать для чего угодно

Поэтому очистите свой беспорядочный аккаунт Evernote, упорядочьте его и составьте план. Вы будете рады, что сделали это

И загляните на сайт monday.com для совместной работы над проектами

Image Credits: Михаил Мищенко/Shutterstock

Об авторе

Алексей Белоусов

Привет, меня зовут Филипп. Я фрилансер энтузиаст . В свободное время занимаюсь переводом статей и пишу о потребительских технологиях для широкого круга изданий , не переставая питать большую страсть ко всему мобильному =)

Комментировать

Оставить комментарий