OneNote – идеальный инструмент для совместной работы над простыми проектами в небольших командах. И он совершенно бесплатен. Узнайте, как OneNote может помочь вашим проектам взлететь!
OneNote – это не просто программа для ведения заметок. Это идеальный инструмент совместной работы для управления простыми проектами в небольших командах. И в отличие от Evernote, OneNote полностью бесплатен
Мы покажем вам, как можно использовать OneNote для управления проектами, самостоятельно или вместе с командой, и попутно продемонстрируем основные и расширенные функции OneNote
1. Использование блокнотов, разделов и страниц
В OneNote вы можете создать столько блокнотов, сколько захотите. В каждом блокноте можно вести несколько разделов (вкладки перечислены сверху). А в каждом разделе можно создавать вложенные страницы (перечислены с правой стороны). Такая структура идеально подходит для сбора и организации информации
https://www.youtube.com/watch?v=_bKiatpaacg
Я рекомендую завести отдельные блокноты для всех ваших проектов. Вы можете использовать разделы для отслеживания основных результатов или фаз каждого проекта. Страницы позволяют еще больше разделить каждый раздел
Допустим, одним из ваших проектов является организация мероприятия, и вам нужно найти место проведения, поставщика провизии и группу. Каждый из них является результатом – т.е.разделы
Когда вы проводите исследование по каждому из этих пунктов, вы можете хранить свои результаты на странице соответствующего раздела. Другие страницы в том же разделе могут быть посвящены перечню ваших дальнейших действий, контактной информации, деталям бронирования и т.д
2. Совместное использование блокнотов
OneNote является кроссплатформенным. Он доступен на платформах Windows, Mac, Android, iOS, Windows Mobile и в Интернете. Пользователи Chrome могут использовать OneNote Clipper для захвата материала с любого веб-сайта
Хотите захватить и поделиться чем-либо на экране рабочего стола Windows? Используйте удобную комбинацию клавиш Windows + Shift + S для функции Screen Clipping в OneNote
Информацией можно легко делиться и получать к ней доступ практически с любого устройства
https://www.youtube.com/watch?v=cKm5lwcrI-Q
Если вы работаете в команде, вы можете использовать общие блокноты и позволить всей команде внести свой вклад. Продолжая вышеприведенный пример с мероприятием, несколько членов вашей команды могут помочь в поиске места проведения мероприятия, поставщика провизии и музыкальной группы, а другие могут использовать готовую информацию для связи с потенциальными кандидатами, чтобы запросить расценки, обсудить детали и сделать заказ
Когда вы создаете новую записную книжку, OneNote спросит вас, хотите ли вы пригласить людей
Чтобы поделиться существующей записной книжкой, перейдите в меню Файл > Поделиться. Здесь вы можете Поделиться с людьми индивидуально или Получить ссылку для совместного доступа , либо для просмотра или редактирования блокнота, который вы можете отправить своей команде
3. Организация данных в списках и таблицах
Любую информацию легче усвоить, если она представлена в структурированном виде. Списки можно использовать для сбора идей или изложения целей проекта. Таблицы помогут вам отслеживать заинтересованные стороны, ресурсы или графики
Вставить таблицу
Чтобы создать таблицу, перейдите в меню Insert > Table и выберите размер. Вы можете добавить дополнительные строки и столбцы позже: щелкните правой кнопкой мыши таблицу и выберите Таблица > Вставить. Здесь вы найдете больше функций форматирования таблицы, таких как сортировка, затенение или скрытие границ
Создание списков
OneNote поддерживает три типа списков: маркированные, нумерованные и контрольные. Форматирование буллитов и номеров можно настраивать. Контрольные списки можно комбинировать с маркированными или нумерованными списками
Чтобы создать список, наберите несколько пунктов и выделите их. Должно появиться плавающее меню форматирования. Если это не так, щелкните список правой кнопкой мыши и выберите Пули , Нумерация или Пометить как To Do (он же контрольный список)
Клавиатурные сокращения OneNote :
- CTRL +1 = контрольные списки.
- CTRL +. = пули.
- CTRL + / = цифры.
Примечание: Хотя вы можете создавать списки дел в OneNote, это плохой инструмент для отслеживания важных задач, если только вы не свяжете OneNote с Outlook
Как показано в статье Райана, OneNote предлагает бесшовную интеграцию с Microsoft Outlook. Например, в OneNote можно создавать пункты ‘дел’ из протоколов собраний. Связывая OneNote с Outlook, вы можете организовать все эти ежедневные дела в одном месте
Задачи можно собирать в Outlook со всех страниц проекта в записных книжках OneNote. Когда вы выполняете задачу в Outlook, соответствующая задача помечается как выполненная на соответствующей странице OneNote
4. Отслеживание писем и обмен информацией
Электронная почта – это эффективный инструмент коммуникации для проектов, но это плохой способ отслеживания важной информации или файлов. Более того, не всем нужно получать СС, пока идет разговор, ведущий к принятию решения. Как же тогда держать всех в курсе событий?
Чтобы поделиться информацией, можно использовать кнопку ленты Outlook Отправить в OneNote или вручную перетащить электронные письма в общий блокнот. Таким образом, каждый может проследить за ходом беседы или найти детали, когда это необходимо
Помимо писем Outlook вы можете делиться содержимым из других источников. Чтобы настроить, как OneNote обрабатывает входящее содержимое, перейдите в раздел Файл > Параметры > Отправить в OneNote. Вы можете выбрать пользовательские настройки для элементов Outlook, веб-содержимого, печати в OneNote и вырезок с экрана. По умолчанию установлено значение Всегда спрашивать, куда отправить
Вы даже можете пересылать электронные письма или содержимое электронной почты непосредственно в OneNote с помощью me@onenote.com с авторизованной учетной записи электронной почты. Перейдите на страницу настроек электронной почты OneNote, чтобы добавить и выбрать адреса электронной почты и выбрать пункт назначения по умолчанию для входящего содержимого
https://www.youtube.com/watch?v=-d-uJQuFw2s
5. Создание командной вики
Если вы хотите отслеживать контакты команды, записывать уроки, полученные в ходе выполнения нескольких проектов, или предлагать описание конкретных процессов, OneNote невероятно хорошо работает в качестве общей и совместно редактируемой вики. Для этого вам понадобится одна функция – привязка к блокнотам, разделам, страницам и параграфам
Щелкните правой кнопкой мыши блокнот, раздел, страницу или область на странице и выберите Копировать ссылку на. Теперь вставьте ссылку в любое место в блокноте. Также можно выделить элемент, щелкнуть его правой кнопкой мыши, выбрать Ссылка. , выбрать блокнот, раздел или страницу, на которую нужно сделать ссылку, и нажать OK , чтобы добавить ее
Быстрый способ сделать ссылку на страницу – набрать название страницы . Если страница не существует, она будет создана мгновенно
6. Сделайте совещания более продуктивными
Невозможно работать в команде и не проводить совещания. Чтобы получить максимальную отдачу от встреч, подготовьте повестку дня и ведите протокол встречи. Это поможет вам оптимально использовать время совещания и отслеживать все, что было сказано и решено
Преимущества хранения записей о собраниях в OneNote многообразны:
- Вы можете импортировать детали встречи из Outlook через Главная > Детали встречи.
- Можно делать заметки или записывать звук с нескольких устройств.
- Можно даже писать заметки от руки на планшете и преобразовывать их в текст с помощью OCR OneNote.
- Когда вы работаете в общей записной книжке проекта , все автоматически получают доступ к ней; в противном случае ее легко разделить.
- Наконец, вам не придется каждый раз создавать ежедневник или заметки с нуля, поскольку OneNote поддерживает шаблоны.
7. Используйте шаблоны проектов
Для итеративных проектов с повторяющимися процессами огромную помощь может оказать наличие проверенных и надежных шаблонов для работы. Если вы сделаете такие вещи, как контрольные списки или рабочие графики, доступными в виде шаблона, ваша команда сэкономит время. Снижается вероятность того, что какой-либо пункт будет упущен, и повышается согласованность действий команды
OneNote поставляется с набором предустановленных шаблонов, включая несколько различных шаблонов для заметок о собраниях
Найдите их в разделе Вставка > Шаблоны страниц.> Бизнес. Когда вы планируете встречу, используйте один из этих шаблонов для создания повестки дня и основывайте на нем свои заметки о встрече
Чтобы создать собственный шаблон, подготовьте нужный макет в OneNote, затем перейдите в раздел Вставка > Шаблоны страниц. и нажмите Сохранить текущую страницу как шаблон в самом низу
OneNote попросит вас добавить имя шаблона , и при желании вы можете установить его как шаблон по умолчанию для новых страниц в текущем разделе
В следующий раз, когда вам понадобится ваш шаблон, возьмите его из списка в разделе Вставка > Шаблоны страниц.> Мои шаблоны
Присоединяетесь ли вы к команде OneNote?
OneNote не сможет заменить профессиональное программное обеспечение для управления проектами, такое как Microsoft Project. Однако он может стать мощным инструментом для простых проектов и небольших команд. К тому же он бесплатный
А если вы ищете приложение для управления проектами, предназначенное для Mac, обратите внимание на эти варианты
Пожалуйста, поделитесь своим опытом в комментариях, чтобы другие могли извлечь пользу!
Комментировать