Используя шаблоны задач Asana, вы можете легко создавать задачи с контрольными списками подзадач и другой ключевой информацией. Вот как это использовать!
Единственное, что вы должны узнать об Asana, – это как использовать проекты для повышения продуктивности вашей команды. С помощью управления проектами Asana вы сможете избежать устаревших электронных таблиц, длинных потоков электронной почты и длительных совещаний, на которых повторяется одна и та же информация
Если ваша команда в основном выполняет много повторяющейся работы, вам не нужно каждый раз заново создавать эти задачи и проекты в Asana. Вы можете использовать шаблоны Asana, чтобы сэкономить время не только сейчас, но и при разработке последующих проектов
Давайте посмотрим, как использовать шаблоны Asana практически для любого проекта, над которым работает ваша команда
Что такое шаблоны проектов Asana?
Вместо того чтобы начинать с нуля при создании канбан-доски в Asana, шаблонный дизайн уже включает все основные разделы, которые часто используются командами. Вместо того чтобы планировать проект с нуля, шаблоны проектов Asana предоставляют вам необходимые строительные блоки для начала работы
Шаблон – это, по сути, ‘plug-and-play’ (подключи и работай) хак управления проектами, который позволяет стандартизировать процессы и начать работу над каждым новым проектом. Если вам нужно внести изменения в соответствии с вашими потребностями, вы также можете это сделать
Вы можете использовать, создавать и сохранять пользовательские или встроенные шаблоны проектов Asana для различных процессов. Все примеры – это проекты с жесткими сроками (например, запуск), текущие процессы (например, прием на работу новых сотрудников) и отслеживание информации
Пользователи с бесплатными учетными записями могут получить доступ к бесплатным шаблонам, но тарифные планы Premium предлагают больше вариантов, адаптированных к конкретным отраслям. Примеры шаблонов Asana включают план продаж, шаблон управления агентством, шаблон календаря контента, контрольные списки для новых сотрудников и многое другое
Изображение: Асана.
Asana также организует шаблоны по функциям команды, таким как дизайн, ИТ, продукт, успех клиента, операции и человеческие ресурсы. Если вы руководитель проекта, который не хочет тратить время на возню с досками канбан, просто просмотрите галерею, выберите описание своей команды и возьмите шаблон плана проекта, который соответствует вашим потребностям
Теперь давайте посмотрим, как использовать шаблоны управления проектами Asana
Как использовать шаблоны проектов Asana
Ниже перечислены шаги по использованию шаблона:
- В левом верхнем углу приложения Asana нажмите оранжевую кнопку +.
- Выберите Проект в раскрывающемся меню.
- Затем выберите Use a Template на начальном экране Projects.
- Перед вами откроется список шаблонов, созданных Asana, в основном соответствующих целям, для которых вы указали, что будете использовать Asana при регистрации. Вы можете изменить категорию шаблонов, которые вы видите, нажав на выпадающую кнопку рядом с Type в правом верхнем углу экрана.
- Вы можете предварительно просмотреть шаблоны, чтобы получить представление о том, как они будут выглядеть и какую пользу принесут вашей команде.
- Чтобы начать новый проект с использованием шаблона, нажмите Использовать шаблон.
- На следующем экране у вас будет возможность настроить имя проекта и изменить разрешения. Нажмите Создать проект , когда вы настроите все по своему вкусу.
- Просмотрите задания READ ME и COPY ME для получения инструкций и предложений.
.
Вы сможете настроить проект, созданный на основе шаблона, в соответствии с потребностями вашей команды. Чтобы адаптировать проект к своему рабочему процессу, вы можете изменить, добавить или удалить что-либо в шаблоне
Если вы перейдете на версию Asana Premium, вы сможете добавлять больше пользовательских полей в проекты, созданные на основе шаблона, что позволит вам отслеживать информацию, которая наиболее важна для вашей команды
Похожие: Лучшие бесплатные альтернативы Asana для управления проектами
Как создавать пользовательские шаблоны в Asana
Возможно, в вашей команде есть определенные рабочие процессы, которые вы хотели бы отразить в шаблоне. В этом случае вы захотите иметь возможность преобразовывать ранее завершенные проекты в шаблоны, сохраняя при этом некоторые детали, такие как задачи проекта, основные этапы и фазы проекта
Вот как это сделать:
- Создайте новый проект (или продублируйте уже существующий), чтобы зафиксировать последовательность задач, которые ваша команда выполняет регулярно. Убедитесь, что у вас готовы все детали задачи.
- Нажмите Сведения , затем раскрывающийся заголовок проекта и выберите Преобразовать в шаблон. Убедитесь, что проект не удален и не заархивирован.
- Повторите этот процесс для любого количества макетов проектов.
.
Чтобы использовать один из ваших пользовательских шаблонов, просто вернитесь к кнопке + на верхней панели и создайте новый проект. Перейдите на вкладку Шаблоны на экране нового проекта, и ваши пользовательские шаблоны будут организованы по командам на вкладке с названием вашей организации
Эти шаблоны можно обновлять по мере совершенствования ваших процессов и накопления опыта предыдущих проектов
Похожие: Лучшие интеграции Asana, которые вам стоит проверить
Умная работа с проектами Asana
Шаблоны проектов облегчают отслеживание большего объема работы в Asana, предоставляя структурированные рабочие процессы, которые легко создать и настроить для вашей команды
Есть и более изобретательные способы автоматизировать повторяющиеся задачи и уточнить цели и процессы для вашей команды в Asana. Чтобы узнать больше идей, прочитайте наше подробное руководство по использованию Asana для повышения эффективности работы
Комментировать