Как это делают профессионалы: избегаем неловкости и проводим идеальные презентации
Windows

Как это делают профессионалы: избегаем неловкости и проводим идеальные презентации

Презентация. Некоторые из нас любят их. Некоторые из нас ненавидят их. Но, несмотря ни на что, нам всем обычно приходится делать их в тот или иной момент, будь то в школе, на работе или даже просто для удовольствия. Некоторые даже выбирают публичные выступления в качестве профессии. Публичные выступления и презентации – это искусство. Вы когда-нибудь сидели на ужасном выступлении? Я знаю, что приходилось. Так что же делает презентацию идеальной?

Презентация. Некоторые из нас любят их. Некоторые из нас ненавидят их. Но, несмотря ни на что, всем нам в тот или иной момент приходится выступать, будь то в школе, на работе или даже просто для удовольствия (см. Get Inspired With TED’s Top 20 Most Watched Videos Stuff to Watch ). Некоторые даже выбирают публичные выступления в качестве карьеры

Публичные выступления и презентации – это целое искусство: вы когда-нибудь сидели на ужасном выступлении? Это точно, и я немного ‘поразглагольствовал’ о них в другой статье ПК (на которую я буду периодически ссылаться в этой статье) ‘Избежать убийства в PowerPoint: как сделать ваши презентации убедительными и запоминающимися’. Так что же делает презентацию идеальной? Ну, есть не одна вещь, которую вы должны сделать, а целый комплекс действий

Исследование и организация содержания

Тщательное исследование необходимо (как и все, о чем говорится в этом материале) для успешной презентации. Вот некоторые ключевые моменты для проведения исследований:

  • Создайте план действий.
  • Соберите все свои исследования в одном месте.
  • Будьте открыты к тому, где вы приобретаете свои исследования.
  • Резервное копирование, резервное копирование, резервное копирование.
  • Просматривайте веб-страницы безопасно.
  • Организуйте свои файлы.
  • Сохраните две копии: одну для редактирования, другую для презентации.

Читайте подробнее о том, как легко победить свой следующий исследовательский проект

Организация контента может быть организацией ваших физических файлов (что очень важно), но она также может означать, как вы организуете то, что вы представляете своей аудитории. Это будет затронуто в следующем разделе, когда мы будем говорить о монтаже. В статье о том, как сделать презентации убедительными и запоминающимися, я рассказал о нескольких вещах, которые необходимо сделать для организации контента на слайдах

Создайте конспект

Наличие конспекта в начале презентации не только служит вступлением, но и дает аудитории повод для ожидания, не портя беседу. Вы хотите, чтобы все было просто. Если вам нужно иметь несколько подпунктов здесь и там – это хорошо, но не удлиняйте ваш конспект чрезмерно

Знайте свою аудиторию

Независимо от раздела вашей презентации (включая конспект) важно знать свою аудиторию и говорить на ее уровне. Надеюсь, ваша аудитория уже слушает вас, потому что ей интересно – это облегчает вашу работу. Однако если они там потому, что должны быть, перед вами стоит более сложная задача – увлечь их и привязать к вам и вашей презентации – но это можно сделать, если говорить просто

Не загромождайте наиболее важные моменты

Это особенно актуально, если у вас, как мы уже обсуждали, есть аудитория, которая не очень ‘любит’ ваше выступление. Это также имеет большое значение, если речь идет о довольно сухой теме. Однако это только два раза, когда это важно – вы должны делать это всегда. А иногда следует представлять только самые важные моменты

Создайте свой личный раздаточный материал

Создание раздаточных материалов привлекает аудиторию, но создавали ли вы когда-нибудь их для себя? Сколько раз вы забывали, где находитесь, стоя ‘наверху’ в одиночестве – все смотрят на вас и ждут, когда вы перестанете заикаться? Надеюсь, никогда – но я думаю, что все мы в той или иной степени сталкивались с этим

Этот лист бумаги предназначен для вас и только для вас – никто другой его не увидит. Он должен быть организован таким образом, чтобы вы могли легко следить за ним, чтобы в любой момент вашего выступления вы могли посмотреть вниз и найти то, на чем остановились. Это позволит вам не отвлекаться и не отклоняться от темы

Подготовка и сборка

Подготовка и монтаж вашего выступления – это очень многое. Мы уже затрагивали эту тему, поскольку ‘организация содержания’ в некоторой степени относится к этой же категории

Резервное копирование данных и план резервного копирования

Часто в статьях ‘резервное копирование’ указывается последним или ближе к концу – я делал это много раз (поскольку упоминаю об этом при каждом удобном случае). И я полагаю, что это не первый раздел, но это первая часть этого раздела. Причина, по которой я упоминаю его первым, заключается в том, что его нужно рассмотреть в первую очередь. Вы должны быть настолько внимательны к резервному копированию информации, что сохраняете то, что у вас есть, как только начинаете создавать

Частью резервного копирования является организация файлов, о которой мы уже вкратце рассказывали в этой статье. Без этого резервное копирование не так полезно. Но если вы еще не организованы, пусть это не будет оправданием для того, чтобы не создавать резервные копии или даже не начинать процесс организации. Подробнее об этом вы можете прочитать в статье, на которую я ссылался, но общая идея заключается в том, что у вас должно быть место, где все находится, чтобы облегчить процесс резервного копирования

Вот четыре ‘обязательных к прочтению’ статьи о резервном копировании на ПК:

  • Почему вам нужно делать резервное копирование сейчас и 6 причин, почему вы этого еще не сделали.
  • Готовьтесь к худшему – советы по восстановлению после катастроф, которые нужно использовать сейчас.
  • Эти парни не сделали резервную копию своих файлов, посмотрите, что произошло.
  • Всякое случается: Руководство по резервному копированию и восстановлению.

Однако резервное копирование файлов – это лишь часть плана резервного копирования. Что если ваш компьютер сломается? Что если ваш файл презентации каким-то образом потеряется? Что делать, если вы забыли шнур питания? Что если

Существует множество сценариев, которые могут произойти и сделать вашу идеальную презентацию не такой уж идеальной. Так как же все-таки провести идеальную презентацию посреди катастрофы? Подготовиться к худшему. Некоторые из самых основных вещей – проверить и перепроверить файл презентации, чтобы убедиться, что он работает, и сохранить его в формате, совместимом с другими компьютерами, если вам понадобится использовать другой компьютер

Кроме того, имейте несколько копий вашего файла на разных носителях: флешке, SD-карте, даже в облаке

Отличные советы по хранению в облаке см. в следующих статьях:

  • The Cloud Storage Showdown – Dropbox, Google Drive, SkyDrive & More.
  • Прочитайте это перед выбором поставщика услуг резервного копирования.
  • Первое неофициальное руководство по Dropbox.
  • SugarSync: Наиболее полнофункциональный бесплатный сервис резервного копирования и синхронизации файлов.

Ваш план резервного копирования может отличаться в зависимости от места проведения работ и других различных сценариев, но это лишь некоторые основы. Несмотря ни на что, думайте заранее и планируйте соответствующим образом

Еще одна статья, которая может помочь вам в создании резервного плана, – ‘Как быть полностью мобильным без собственного компьютера или смартфона’. Хотя общая идея не связана с созданием резервного плана, многие советы и приемы работают в обоих смыслах – я знаю, потому что сам так делал и писал

‘Сначала говорить, потом писать’

Это взято в кавычки, потому что это не (полностью) моя идея, хотя до того, как я прочитал об этом методе, я должен признать, что я сделал это немного, но не на 100%. Эта техника была взята из статьи Джастина Фрида на 37signals. Сначала он описал традиционный способ подготовки презентации:

Раньше я сначала создавал свои презентации, а потом уже проговаривал их. Я делал набросок или создавал несколько слайдов, чтобы начать. Я старался логически продумать, как начать, как заполнить середину и как закончить. Затем, когда все слайды были готовы, я проговаривал их в первый раз. Обычно я не был доволен результатом. Я слишком много думал и недодавал. В результате получались клинические, стерильные презентации. Фу

Далее он описывает то, что он пробовал, а именно: сначала говорить, а потом писать:

В прошлом году я попробовал кое-что другое. Я просто начал говорить (вслух, про себя) о том, чем я был увлечен. . Что бы это ни было, я просто говорил первым, а писал вторым

Он обнаружил, что его идеи развиваются более естественно и создают всевозможные оригинальные идеи. Он также обнаружил, что это позволяет ему более эффективно использовать время и создавать больше контента за более короткий промежуток времени по сравнению с традиционным методом, который он использовал ранее

Практика, практика, практика

Все мы слышали фразу: ‘Практика делает совершенным’. И по большей части это правда. Хотя мы люди и никогда не будем совершенны, но чем больше мы практикуемся, тем лучше мы становимся. Так сделайте это – практикуйтесь!

Во время тренировок обязательно освойте те слова, которые трудно произнести. Вы же не хотите думать, что можете их произнести, а потом понять, что не знаете, как это сделать, когда дойдете до этого слова в своей презентации

Также не забывайте о времени во время занятий. Заучивание всего подряд и отсутствие представления о том, сколько времени у вас уходит, не поможет вам. Практика так же важна для обучения эффективному изложению материала в отведенное время, как и для запоминания всего содержания

Будьте внимательны к отвлекающим факторам: как личных, так и грамматических

Личными отвлекающими факторами могут быть дефекты речи, такие как ‘эм’, ‘ах’, ‘ух’ и другие слова-заполнители. А также суетливость, нервные привычки, такие как вскидывание волос и так далее. Если вы можете предотвратить это, например, причесаться так, чтобы волосы не лезли в лицо, пожалуйста, сделайте это – это отвлекает остальных и отвлекает от вашего сообщения. Если вам трудно говорить без слов-заполнителей, тренируйтесь без них еще усерднее

Кроме того, практикуясь, вы сможете сосредоточиться на передаче содержания, а не на том, чтобы не произносить ‘эээ’ или другие слова-заполнители, за которые вы печально известны. Время от времени они могут проскальзывать, но когда вы теряете аудиторию, потому что они считают, сколько раз вы сказали ‘эээ’, вот тогда это плохо и вам нужно избегать этого

Для получения дополнительной помощи в этой области ознакомьтесь со статьей ‘Как избавиться от ‘эм’ и ‘ах” Лизы Маршалл

Получайте отзывы от других

Важно получать отзывы от окружающих. Обратная связь от одного человека – это хорошо, но она становится все более ценной, чем более разнообразны ваши ‘судьи’. Кроме того, не помешает получить отзывы на нескольких этапах вашей презентации. Иногда чужие отзывы могут побудить вас добавить что-то еще, что может расстроить вас, если вы ждали, чтобы попросить об обратной связи в конце подготовки

Не меняйте ничего непосредственно перед презентацией

Это чревато трагедией и противоречит одному из предыдущих советов ‘иметь запасной план’. К этому моменту все должно быть полностью готово, и не нужно ничего менять в последнюю минуту

Убедитесь, что все работает до начала разговора

Обычно есть какая-то команда, которая поможет вам настроить все техническое оборудование, так что в этом случае это еще более важно. Но это также означает, что вы должны ознакомиться с тем, как все работает, и провести свое выступление точно так же, как если бы аудитория находилась прямо перед вами

Под ‘точно’ я имею в виду, что все должно быть подключено и находиться в том же месте, где вы будете выступать. Это не всегда осуществимо, но если у вас есть запасной план, выученный наизусть доклад и презентационные материалы, все остальное должно сработать отлично

Выступление и презентация

Теперь, когда вы представляете свое сообщение, необходимо помнить о других важных вещах

Будьте реальными; покажите свою благодарность

Важно, чтобы во время выступления вы были самим собой. Если у вас юмористический склад характера, пусть это проявится. Если вы более серьезны и прямолинейны, это тоже нормально. Будьте тем, кем вы лучше всего являетесь. Оставаясь самим собой, вы меньше концентрируетесь на том, чтобы быть кем-то другим, и больше концентрируетесь на том, чтобы выступить с лучшей презентацией

Также не забудьте поблагодарить их за уделенное время. Часто считается, что это нужно делать только в конце презентации, но я считаю, что вы должны начать со слов ‘спасибо’

Не разговаривайте с аудиторией

Никто не любит, когда с ним разговаривают. Так зачем вам делать это со своей аудиторией? Зная свою аудиторию и находясь на одном с ней уровне, вы еще больше вовлекаете ее в свою презентацию. Это гарантирует, что они будут более вовлечены в процесс и почувствуют свою причастность к теме, даже если она едва ли имеет к ним отношение

Не забывайте о своем мобильном телефоне

Ах, мобильный телефон! Меня поражает количество людей, которые забывают, что у них есть это устройство. Сколько лет они уже существуют? Серьезно! И вот в чем дело – вам не обязательно оставлять его где-то. На самом деле, я предпочитаю иметь его при себе. Но я слежу за тем, чтобы он был выключен, находился в беззвучном режиме, в режиме полета и т.д. Режим полета хорош тем, что вы можете использовать его для нескольких вещей, не беспокоясь об уведомлении по электронной почте или телефонном звонке

И если вы думаете, что ваш телефон ‘безопасен’ в режиме вибрации, вы ошибаетесь. Он может отвлекать не меньше. Конечно, может быть, аудитория не слышит его (хотя иногда и слышит), но вы можете, и вы – самый важный человек в данный момент, поскольку от вас зависит, правильно ли аудитория воспримет весь контент или нет

Также не забывайте о будильниках, которые вы установили. Я знаю, что на моем смартфоне они игнорируют регуляторы ‘основной громкости’, так что если у меня сработает будильник, неважно, будет ли телефон на беззвучном режиме, он будет работать – обязательно проверьте их, чтобы убедиться, что у вас не будет никаких досадных казусов

И раз уж мы затронули эту тему, я должен упомянуть, что мы уже рассказывали о некоторых приложениях для Android, позволяющих автоматически отключать и восстанавливать режим звонка вашего телефона. Если вы являетесь пользователем iPhone, ознакомьтесь со статьей От беззвучного звонка до быстрого набора: еще 5 советов и возможностей iPhone, в которой рассказывается о режиме ‘Не беспокоить’ и о том, как заставить замолчать неизвестных абонентов

Если возможно, используйте пульт для смены слайдов

Вы когда-нибудь проводили презентацию, во время которой вам приходилось возвращаться к компьютеру и нажимать кнопку ‘следующий слайд’? Это может быть довольно утомительно. Поэтому перед выступлением узнайте, есть ли у вас пульт дистанционного управления, которым вы можете пользоваться. Существуют пульты для проекторов, или вы можете купить пульт для своего компьютера. Мой HP Pavilion поставлялся с пультом, который очень пригодился во время презентаций в колледже

Указатели – это здорово, но и отвлекает, если использовать их неправильно

Часто в пультах дистанционного управления есть лазерная указка. Если вы знаете, как им пользоваться, он может стать отличным инструментом. Однако если вы этого не сделаете, они могут сильно отвлекать. Сначала потренируйтесь использовать его, прежде чем считать, что вы знаете, как это делать – ведь устойчиво держать его в руке – самая большая проблема

Не читайте слайды слово в слово – установите зрительный контакт

Если говорить об отвлекающих факторах, то это большое ‘нет-нет’. Надеюсь, вы подготовились и уже знаете, что собираетесь сказать. Слайды презентации не для того, чтобы вы читали, они просто визуальное средство, а не костыль. Если вам нужно что-то прочитать, используйте тот раздаточный материал, который вы сделали для себя

Хотя вам также не следует читать слово в слово, не забудьте установить зрительный контакт. Фактически, большая часть вашего выступления должна быть сказана, глядя в аудиторию, лишь изредка бросая взгляд на проецируемые слайды или ваш раздаточный материал

Не беспокойтесь о том, как вы выглядите/звучите

Надеюсь, вы прошли соответствующую подготовку, так что к этому моменту вы сделали все, что могли. Не думайте о том, как вы выглядите или звучите. Если вы следовали всем остальным советам, у вас все будет хорошо

Визуальное отображение и проецирование

О том, как должны выглядеть ваши слайды, сказано очень много, и для этого я еще раз отсылаю вас к моей статье, упомянутой ранее. Вот несколько советов по отображению:

  • Будьте последовательны с темой и макетом.
  • Сохраняйте простоту.
  • Не переусердствуйте с безумной анимацией, звуками и переходами.
  • Используйте медиа, но качественные медиа.

Существует несколько советов по управлению визуальным отображением с вашего ноутбука. Оба они упоминаются в статье 25 Cool Windows 7 Keyboard Tricks That Will Impress Your Friends

Сначала включите режим презентации Windows, доступ к которому можно получить в Центре мобильности Windows, вызываемом через сочетание клавиш: Windows + X

Второй совет заключается в выборе способа проецирования экрана с помощью сочетания клавиш Windows + P

Кроме того, вы можете установить специальные настройки для презентаций. Доступ к ним можно получить, набрав ‘present’ в строке поиска меню ‘Пуск’ и нажав ‘Настроить параметры перед презентацией’

После просмотра настроек вы можете выбрать отключение заставки, заданную громкость и фон рабочего стола

Заключение

Фух! Это много для восприятия. Но все это крайне важно

Теперь ваша очередь! Какие советы по проведению презентации есть у вас? Использовали ли вы эти приемы? Если да, то как они изменили вашу презентацию (презентации) по сравнению с теми, с которыми вы этого не делали? Мы будем рады услышать ваши мысли ниже

Image Credit: 3D человек, проводящий презентацию с Shutterstock, Меловая доска с концепцией исследования с Shutterstock, Восстановление файла или документа с Shutterstock Broken URL Removed , Человек, думающий с Shutterstock, Практика делает идеальным с Shutterstock, Скучающий студент с Shutterstock, Бизнесмен держит доску, говоря спасибо с Shutterstock, Молодой человек кричит в мегафон с Shutterstock, Без мобильного телефона с Shutterstock, 3d фигура с зеленой лазерной указкой с Shutterstock, Деловая женщина использует пульт дистанционного управления с Shutterstock, Ноутбук с проектором с Shutterstock

Об авторе

Алексей Белоусов

Привет, меня зовут Филипп. Я фрилансер энтузиаст . В свободное время занимаюсь переводом статей и пишу о потребительских технологиях для широкого круга изданий , не переставая питать большую страсть ко всему мобильному =)

Комментировать

Оставить комментарий