Хотите написать профессиональный ответ на письмо вне офиса, который будет звучать профессионально и ясно выражать вашу мысль? Вот как это сделать
Когда дело доходит до электронной почты, бывает сложно установить профессиональные границы. В конце концов, многие компании считают, что пока у вас есть интернет, вы можете отвечать на любые сообщения
Если раньше от профессионалов ожидали, что они всегда будут на связи, то теперь времена постепенно меняются. В наши дни становится все более распространенным явлением, когда люди не работают в свои выходные дни, и на то есть веские причины
Если вы собираетесь в отпуск, берете отгул, чтобы привести себя в порядок, или вам нужно отлучиться из офиса по любой другой причине, вот несколько советов о том, как написать профессиональный ответ на электронное письмо вне офиса
1. Очистите заголовок темы вне офиса
Один из самых простых способов сообщить людям, что вы не работаете, – это изменить заголовок темы вашего электронного письма. Вместо того чтобы просто писать “Вне офиса , вы можете также указать тип отпуска, который вы берете, если вам удобно им поделиться
Вот несколько примеров заголовков тем электронных писем, отправляемых вне офиса:
- Вне офиса – отпуск (25 декабря – 4 января).
- Вне офиса Отпуск по болезни.
- Отпуск по уходу за ребенком.
- *Внеслужебный отпуск.
- Отпуск вне офиса (отпуск в связи с тяжелой утратой).
- Отпуск по беременности и родам.
- Вне офиса ~ полевые работы.
- Вне офиса Праздничный отпуск (Рождество).
- Вне офиса – отпуск по болезни.
- Вне офиса – женитьба!.
2. Упомяните, какой отпуск вы берете
Для некоторых людей принято считать, что любая электронная почта вне офиса предназначена для отдыха. Однако это не всегда и не для всех так
Некоторые люди также используют электронную почту вне офиса, когда они работают, но не могут получить доступ к своей электронной почте в течение дня. Например, торговым представителям или тем, кто работает в полевых условиях, может потребоваться поездка в районы, где нет подключения к Интернету
Кроме того, возможно, что вы берете отпуск по личным делам, например, для посещения больницы, похорон или для восстановления после болезни. В этом случае может быть неловко отвечать на “Надеюсь, вы хорошо провели отпуск
Похожие: Способы сделать отпуск веселее с помощью технологий
Чтобы избежать этого, вы можете вставить детали вашего отпуска в тело письма. Вы не обязаны честно рассказывать о своей ситуации, если она доставляет вам неудобства, но правдивость с начальником, коллегами по работе или клиентами может помочь вызвать сочувствие
Например, если вы попали в автомобильную аварию и вам нужно некоторое время на восстановление после травм, сообщите об этом своим контактам, чтобы они могли управлять своими ожиданиями относительно вашего отложенного выхода и ожидаемого возвращения
3. Избегайте ненужных извинений
Для многих трудоголиков обычным делом является включение извинений в электронные письма вне офиса, например, “Извините, что не смогли ответить сразу! Однако важно понимать, что не стоит извиняться за то, что вы взяли отгул на работе, особенно если на то есть веские причины
Вместо того чтобы извиняться, вот несколько терминов, которые вы можете использовать вместо этого:
- “Спасибо, что обратились!
- “Спасибо за письмо.
- “Это письмо получено.
Вместо того чтобы извиняться, вы можете вежливо подтвердить, что их сообщение было официально получено. При этом вы можете выбрать формулировку, направленную на то, чтобы поблагодарить их за потраченное время и усилия
4. Не гарантируйте дату ответа
Для многих людей может быть ошеломляющим увидеть огромное количество писем, когда они возвращаются в офис после долгого отсутствия. На самом деле, беспокойство может даже удвоиться, если вы используете фразы типа “Я отвечу, как только вернусь в офис
Это не только создает ненужное давление, требующее гарантированного ответа в первый же день после вашего возвращения, но и формирует неправильные ожидания у людей, пытающихся связаться с вами
Похожие: Советы, как заставить людей открывать и читать ваши письма
Хотя подтверждение получения письма является правильным, не стоит гарантировать ответ на него сразу же. Чтобы не перегружать себя вопросами о том, когда вы сможете ответить, лучше придерживаться широкого ответа или общего диапазона
Вот несколько примеров предложений, которые вы можете использовать:
- Я отвечу, как только освобожусь после праздников.
- Пожалуйста, ожидайте от меня ответа к концу _______.
- Если это не срочно, пожалуйста, ожидайте ответа на ________.
Помните, что если электронное письмо является критическим, люди либо приложат усилия, чтобы позвонить, либо свяжутся с вами через некоторое время. Поэтому важно ставить буферы, чтобы люди не надеялись на скорый ответ
5. Спрашивайте согласие у резервных контактов
Для некоторых ролей принято иметь резервных контактов, которые возьмут на себя нагрузку, когда вы будете отсутствовать. Однако прежде чем поручить начальнику, коллеге или члену команды взять на себя бремя, когда вы недоступны, необходимо получить согласие
Поскольку многие люди и так перегружены собственной работой, взваливать на себя чужие обязанности, пусть даже на короткое время, может быть стрессом. Кроме того, им может быть неудобно предоставлять клиентам или заказчикам доступ к определенным адресам электронной почты или личным номерам телефонов
По этой причине, прежде чем добавлять чьи-либо контактные данные в электронную почту вне офиса, обязательно спросите их, не возражают ли они против этого и какие данные они не против разглашения
6. Создавайте разные электронные письма вне офиса для внутренних и внешних лиц
В зависимости от того, кто получит письмо, объем информации, которой вы готовы поделиться в своем ответе по электронной почте вне офиса, может варьироваться. В конце концов, вы все равно должны соблюдать меры предосторожности, особенно когда вы в отпуске
Например, если вам удобно делиться информацией о том, куда вы едете, с товарищами по офису, то, возможно, вы не захотите делать это со случайными людьми
Используя системы управления электронной почтой, вы можете установить разные варианты ответа вне офиса в зависимости от того, кто его получит. Таким образом, вы сможете дать людям нужный контекст о вашей ситуации вне офиса
Создайте лучшие рабочие границы с помощью ответов вне офиса
В мире, где от нас ожидают, что мы всегда будем доступны, письмо вне офиса, демонстрирующее границы, может иметь большое значение. Если вы будете твердо придерживаться своего личного времени отдыха, вы сможете научить окружающих вас людей ценить вашу личную жизнь
Кроме того, прося других уважительно относиться к вашему времени, вы можете побудить окружающих поступать так же. Хотя это не кажется таким уж важным, для коллектива это может иметь значение, когда в офисе устанавливаются здоровые стандарты
Комментировать