Вот как фильтровать электронную почту в Gmail, Yahoo и Outlook, чтобы лучше организовать свой почтовый ящик и оставаться продуктивным
Настройка фильтров электронной почты или организация разговоров в папки – это эффективный способ управления почтовым ящиком. Например, вы можете настроить фильтр для отделения информационных бюллетеней от более важных сообщений. Это также отличный способ автоматически отбрасывать или помечать определенные письма как спам
Мы покажем вам, как настроить фильтры электронной почты для автоматической сортировки писем в Gmail, Yahoo Mail и Outlook
Как фильтровать электронную почту в Gmail
Когда вы начнете редактировать фильтры Gmail, вы можете заметить, что Gmail не использует фактические ‘папки’. Gmail называет их ярлыками , но, если не считать разного названия, функционально они идентичны
Чтобы приступить к созданию фильтров Gmail, откройте свой почтовый ящик Gmail и нажмите на маленький значок стрелки справа от строки поиска в верхней части. Откроется окно расширенного поиска, в котором можно указать атрибуты для фильтров
Вот как это работает:
- Введите адрес электронной почты в поле От , чтобы применить фильтр к сообщениям с этого адреса.
- Символ * является подстановочным знаком, поэтому вы можете ввести *@domain.com для фильтрации всех сообщений от определенного домена.
- Поле To отлично сочетается с псевдонимами Gmail. Везде, где вы вводите свой адрес электронной почты, вы можете добавить после него символ плюс (+) , чтобы создать неограниченное количество альтернативных адресов, которые будут попадать прямо в ваш почтовый ящик.
- Например, если вы зарегистрировались в LinkedIn под именем John+LinkedIn@gmail.com и не хотите, чтобы сообщения от LinkedIn попадали в ваш почтовый ящик, вы можете фильтровать сообщения, отправленные на этот адрес.
- Поле Тема позволяет фильтровать любые сообщения, содержащие определенные слова в теме.
- Есть слова и Нет слов позволяют просканировать письмо на наличие любых слов. Для поиска нескольких слов можно использовать операторы поиска Gmail, например AND или OR.
- Например, вы хотите создать фильтр для всех сообщений, содержащих слово unsubscribe , но не хотите включать в него письма вашего банка. Вы можете ввести Unsubscribe в поле Has the words , затем Bank of America в Doesn’t have , чтобы исключить результаты, содержащие эти слова.
- Если хотите, укажите размер , больше или меньше которого должно быть сообщение.
- Используйте Дата в пределах для фильтрации сообщений, полученных вблизи определенной даты.
- Если вы хотите искать только письма с вложением, установите флажок Имеет вложение. А если вы часто общаетесь в Hangouts в Gmail, вам, вероятно, захочется установить флажок Не включать чаты , чтобы уменьшить шум от них.
- Наконец, оставьте в поле Поиск значение Вся почта , если вы не хотите фильтровать только определенную существующую метку.
Когда вы закончите, нажмите кнопку Создать фильтр в правом нижнем углу окна. Если вы хотите убедиться в правильности фильтра, сначала нажмите Поиск , чтобы показать письма, соответствующие фильтру
Настройка действий фильтра
Далее вам нужно решить, что произойдет с письмом, которое попадет в этот фильтр
Если вы стараетесь поддерживать чистоту папки ‘Входящие’, выбор Пропустить папку ‘Входящие’ (Заархивировать) будет хорошим первым шагом. Вместе с этим вы можете добавить звезду, прикрепить ярлык, чтобы знать, что делать с этим сообщением позже, или пометить его как важное
Здесь есть дополнительные опции, которые могут пригодиться в зависимости от настраиваемого фильтра. Никогда не отправлять в спам полезно, если Gmail отправляет туда легитимные сообщения
Когда все готово, отметьте Также применять фильтр к X соответствующим беседам , если вы хотите, чтобы этот фильтр применялся к существующей почте, а также к будущим сообщениям. Нажав Создать фильтр , вы завершите процесс
Вы можете в любое время просмотреть или отредактировать существующие фильтры. Нажмите значок шестеренки Настройки в правом верхнем углу, а затем Посмотреть все настройки. Выберите Фильтры и заблокированные адреса в верхней части, чтобы увидеть их все и при необходимости удалить или внести изменения.Gmail также предоставляет функцию экспорта, поэтому вы можете поместить свои фильтры в файл, чтобы поделиться ими
Не можете придумать хорошую идею для фильтра? Gmail может помочь
Установите флажок рядом с любым сообщением в папке ‘Входящие’, затем перейдите к меню три точки > Фильтровать подобные сообщения. В результате откроется окно фильтрации, как и раньше, но с некоторыми полями, предварительно заполненными на основе выбранного вами сообщения
Чтобы узнать больше, посмотрите на раздражающие проблемы электронной почты, которые можно решить с помощью фильтров
Как настроить фильтры почты Yahoo
Чтобы настроить фильтры в Yahoo Mail, откройте почтовый ящик Yahoo, затем нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу и выберите Дополнительные настройки. Выберите вкладку Фильтры слева, затем выберите Добавить новые фильтры , чтобы запустить один из них
Yahoo предлагает не так много функций фильтров, как Gmail. Есть четыре поля для настройки: From , To/CC , Subject и Body. Вы можете присваивать фильтрам имена, что позволяет быстро просматривать их на главной вкладке Фильтры без необходимости проверять детали
Категории не требуют пояснений; для каждой из них вы можете выбрать фильтр электронной почты, которая содержит , не содержит , начинается с или заканчивается выбранными словами. У вас также есть возможность сопоставить регистры, что может быть удобно, если вы хотите отфильтровать аббревиатуры, набранные прописными буквами
После заполнения критериев фильтрации по своему усмотрению вы можете выбрать папку, в которую следует переместить соответствующие сообщения
Обратите внимание, что фильтры применяются в порядке сверху вниз. Поэтому, просматривая список, убедитесь, что самый важный фильтр находится вверху. Он будет иметь приоритет, если сообщение попадает под несколько фильтров. Вы также можете отредактировать или удалить существующий фильтр с этой страницы
Это все, что вам нужно знать о фильтрации Yahoo. Дополнительные советы см. в разделе ‘Как сделать учетную запись Yahoo безопасной’
Как фильтровать электронную почту в Outlook
Если вы используете Outlook.com для своей электронной почты, вот как фильтровать сообщения
Откройте папку входящих сообщений Outlook и нажмите значок Шестеренка в правом верхнем углу, а затем Все настройки Outlook в нижней части этого списка. Убедитесь, что на левой вкладке выбрана Почта , затем выберите Правила в следующем списке. Наконец, нажмите Добавить новое правило , чтобы создать новый фильтр
Вам нужно будет дать фильтру имя. Затем откройте поле под Добавить условие , чтобы увидеть доступные варианты
Их много, которые Outlook разбивает на группы. Например, одна из категорий – My name is , в которой можно выбрать I’m on the To line , I’m on the CC line , I’m not on the To line и т.п. Если вам нужно несколько условий, нажмите Добавить еще одно условие под первым полем
Их слишком много для исчерпывающего списка, но некоторые из них наиболее полезны:
- Меня зовут > меня нет в строке ‘Кому’ отлавливает электронные письма, в которых вы были указаны в качестве адресата или массового адресата.
- Помечено > Важность или Чувствительность для отлова сообщений с использованием уровней чувствительности или приоритета, характерных для Outlook.
- Получено > До или После для фильтрации сообщений по дате.
После того как вы зададите условия, вам нужно будет указать хотя бы один пункт в разделе Добавить действие. Вы можете выбрать перемещение или копирование сообщения в папку или его удаление. Удобным вариантом является закрепление сообщения, что позволит сохранить его в верхней части папки ‘Входящие’ для просмотра. Пометить сообщение с определенной важностью или переслать его на другой адрес – другие полезные действия
Кроме того, Outlook позволяет добавлять исключения, используя любое из предыдущих условий. Таким образом, можно настроить фильтр, исключающий сообщения от определенного лица или сообщения, помеченные как важные
Установите флажок Остановить обработку других правил , если вы не хотите, чтобы сообщения, проходящие через этот фильтр, были затронуты другими. Например, если один фильтр откладывает все важные сообщения, а второй фильтр удаляет все сообщения с вложениями, вы захотите установить этот флажок, чтобы Outlook не удалил важное сообщение с вложениями
Это все, что нужно для создания фильтров Outlook; повторите вышеописанное, если вам нужно больше
Фильтры электронной почты – это просто
Фильтры электронной почты – это мощные инструменты, которые вы можете использовать для уменьшения потока сообщений в вашем почтовом ящике. Мы уверены, что с их помощью вы сможете улучшить свой почтовый процесс – особенно в Gmail и Outlook, которые предлагают больше возможностей
Для получения дополнительной помощи ознакомьтесь с дополнительными способами организации и управления почтовым ящиком. Кроме того, для получения дополнительных советов по электронной почте, вот как использовать пользовательский адрес электронной почты для ответа
Комментировать