Как объединить несколько документов Word в Microsoft Office

Word предлагает встроенные инструменты для объединения различных или противоречивых копий документа. Мы покажем вам, как объединить несколько документов Word с комментариями и форматированием

Несмотря на то, что Microsoft Word теперь поддерживает совместную работу над документами для нескольких человек (через веб-приложение или подписку Office 365), все еще бывают случаи, когда вам нужно объединить несколько документов Word вместе

Конечно, можно просто скопировать и вставить содержимое одного документа в другой, но это не самый практичный способ достижения желаемого результата

К счастью, Word предлагает несколько способов объединить несколько документов вместе

Как объединить несколько документов Word

В этой статье рассматриваются четыре различных метода, позволяющие легко объединить документы Word. Методы, которые мы продемонстрируем, следующие:

Слияние двух версий одного и того же документа.

Слияние нескольких версий одного и того же документа.

Слияние комментариев, форматирования и прочего.

Слияние текста нескольких различных документов.

Эти методы, несомненно, помогут вам избежать утомительной работы, связанной с объединением различных файлов или текста в Word. Прежде всего, если вы действительно хотите освоить его, вам следует скачать несколько классных шаблонов Word и поэкспериментировать с перечисленными методами

1. Слияние двух версий одного и того же документа

Если у вас есть две немного отличающиеся версии одного и того же документа, поиск небольших различий может оказаться утомительным — если не невозможным —

Word предоставляет возможность сравнить различия между двумя версиями и затем объединить их в один файл

Сравнение двух версий

Прежде чем выполнять слияние, разумно изучить различия между двумя файлами. Возможно, вы решите, что не хотите их объединять. Мы проведем вас через этот процесс, используя две версии репортажа BBC News о марсианском зонде

Вот оригинальная версия:

А вот наша слегка измененная версия:

Для простоты мы выделили изменения желтым цветом. Чтобы сравнить различия, выполните следующие действия:

1. Для начала откройте исходный документ Word.
2. Перейдите в раздел Обзор > Сравнение > Сравнить. Если опция Сравнить документы недоступна, вероятно, ваш документ защищен. Чтобы снять защиту, перейдите в раздел Файл > Информация > Защитить документ и снимите все ограничения.
3. В новом окне заполните поле Оригинальный документ одним файлом, а поле Пересмотренный документ – другим. Вы также можете добавить пользовательскую метку к изменениям.

Word автоматически откроет новый документ. Изменения отображаются в колонке слева (1), сравниваемые документы отображаются в центральной панели (2), а два оригинала отображаются в правой колонке (3)

Исходные документы можно скрыть, выполнив следующие действия Compare > Show Source Documents > Hide Source Document

Объединение двух версий

Теперь у вас есть все различия, аккуратно отображенные в одном файле, но это все еще беспорядок. Как определить, какие изменения нужно сохранить, а какие отбросить?

Для этого у вас есть два варианта. Вы можете вручную просмотреть документ и отредактировать каждое изменение по своему вкусу (помните, что добавленный текст подчеркивается, а удаленный – зачеркивается)

Редактирование документа таким образом подходит для коротких документов, но вы все равно можете пропустить что-то, если работаете над длинным документом, например, книгой

Более эффективным методом является использование списка правок в левой колонке. Вы можете либо щелкнуть правой кнопкой мыши на каждом изменении и выбрать Принять или Отклонить , либо установить курсор на текст под каждой из перечисленных редакций и внести соответствующие изменения.Word будет автоматически обновлять текст в основном документе по мере работы

Как видно на рисунке ниже, мы отработали все изменения. Счетчик правок обнулился, и теперь у нас есть документ, в котором мы либо приняли, либо отклонили все изменения. Теперь вы можете нормально сохранить окончательный документ

2. Слияние нескольких версий одного и того же документа

Сравнение двух и объединение двух версий одного документа – это просто. Но как быть, если у вас есть несколько версий одного и того же файла, возможно, потому что вы разослали его нескольким людям, чтобы они внесли свой вклад?

Следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы легко объединить различные версии одного и того же документа:

1. Снова откройте исходный документ и перейдите к пункту Review > Compare. На этот раз вместо этого выберите Объединить.
2. Поместите первый документ, который вы хотите объединить, в поле Revised Document и пометьте изменения. Нажмите OK.
3. Получив объединенный документ, снова перейдите в меню Review > Compare > Combine. Поместите свежий объединенный файл в поле Original Version , а следующий документ добавьте в Revised Version. Обратите внимание, что вы должны повторить этот процесс для каждой копии файла, обязательно присвоив каждому пересмотренному документу уникальную метку.

Когда вы закончите, у вас получится объединенный документ, в котором изменения каждого человека выделены другим цветом. Как и раньше, щелкните правой кнопкой мыши на каждом изменении и выберите Принять или Отклонить , чтобы создать окончательную копию

3. Объединение комментариев, форматирование и многое другое

Слияние документов может не ограничиваться простым изменением текста. Вы можете захотеть объединить и сохранить комментарии, форматирование, верхние и нижние колонтитулы и многое другое

К сожалению, Word делает этот процесс безболезненным. Методика сравнения и/или объединения документов одинакова, но когда вы перейдете к пункту Review > Compare > Compare , нажмите кнопку More >>

Вам будет представлен обширный список опций. Когда вы выберете свои предпочтения, нажмите OK. Вы можете продолжить принятие или отклонение изменений таким же образом, как и раньше

4. Слияние текста нескольких разных документов

В последней части этого руководства мы рассмотрим, как объединить текст из совершенно разных документов

Как уже упоминалось в начале, вы можете копировать и вставлять текст, но это не всегда практично, особенно в длинных документах. Лучше использовать встроенные инструменты Word

В этом учебнике мы объединим статью BBC о марсианском зонде с версией той же истории на сайте Space.com

1. Откройте первый документ. Это файл, в который вы будете добавлять все последующие файлы.
2. Перейдите к пункту Вставка > Объект > Текст из файла. В случае, если вы не видите эту опцию, нажмите на значок с выпадающей стрелкой.
3. Теперь выберите файлы для объединения в текущий документ. Обратите внимание, что Word сохранит форматирование исходного документа. Чтобы продемонстрировать это, мы выделили статью Space.com другим цветом и шрифтом.
4. Повторите этот процесс для каждого документа, который вы хотите добавить.
5. Наконец, сохраните его, когда закончите.

.

Кроме того, существует множество менее известных функций Microsoft Word, с которыми вы должны быть знакомы. Если вы новичок в Microsoft Word, вам стоит ознакомиться с некоторыми классными функциями Word, которые упростят вашу жизнь

Примечание : При объединении текста он будет вставлен туда, где находится ваш курсор, поэтому прежде чем продолжить, убедитесь, что он находится в нужном месте

Соблюдайте осторожность при объединении словесных данных

Мы включили пошаговое руководство для четырех наиболее часто используемых методов слияния документов и надеемся, что оно облегчило вам работу с Microsoft Office

Однако для новичков объединение многословных документов может быть сложным и запутанным. Именно поэтому, начиная работу над новым проектом, лучше всего продумать все возможные варианты использования файла в будущем