Как организовать свои блокноты с помощью OneNote
Интернет

Как организовать свои блокноты с помощью OneNote

Хорошо организованные блокноты OneNote могут сэкономить вам много времени. Используйте эти советы OneNote, чтобы сделать ведение блокнота легким и удобным

Блокнот OneNote – это основной контейнер для заметок, которые вы делаете в приложении. Это как специализированная папка, но со своим собственным интерфейсом и уникальными инструментами. Вы можете размещать заметки в любом месте блокнота и синхронизировать их между устройствами

К сожалению, такая простота блокнотов не говорит о том, как правильно их использовать. Легко оказаться с книжной полкой, полной блокнотов. Мы покажем вам, как организовать и управлять блокнотами в OneNote

Примечание: Инструкции для этой статьи основаны на приложении OneNote для Windows 10

Что такое блокноты, разделы и страницы

Если вы новичок, вам будет легко освоить основные понятия.OneNote состоит из трех основных иерархических уровней:

Блокноты – это хранилище всех элементов, которые вы считаете достойными для заметок. Блокноты можно хранить на компьютере (только в OneNote 2016) и в OneDrive

Разделы обеспечивают уровень организации внутри блокнота, который соответствует отдельным проектам или темам. В приложении OneNote разделы отображаются в левой части навигационной панели, а страницы – справа

Группы разделов содержит один или несколько разделов. Они создают дополнительный уровень организации блокнота для хранения связанного содержимого вместе

Страницы содержат ваши заметки, изображения, ссылки и другие элементы, которые вы фиксируете и создаете, чтобы помочь себе в работе. Дайте своей странице отдельное имя и отслеживайте ее с помощью списка вкладок страниц

Организация записной книжки OneNote

Способ организации блокнотов – это вопрос индивидуальных предпочтений. Вы можете собрать все, что хотите запомнить, в одном блокноте и полагаться на функцию поиска. Или вы можете создать отдельный блокнот для каждого проекта или предмета

Вы можете создать множество разделов или объединить их в группы разделов. Также можно делать отступы страниц на два уровня вглубь для дополнительной организации.OneNote предлагает все для пользователей, одержимых идеей упорядоченности

Общая стратегия

  • Вы хотите поделиться блокнотом с кем-то еще или с командой? Создайте специальный блокнот для этой цели.
  • Может ли ваш блокнот быть загружен изображениями, видео или вложениями? Могут возникнуть проблемы со скоростью синхронизации и проблемы с надежностью.
  • Будете ли вы обращаться к блокноту через мобильное приложение OneNote? Блокнот меньшего размера лучше работает на медленных соединениях и требует меньше места для хранения.
  • Цель создания блокнота? Приведите свой блокнот в соответствие с какой-либо общей целью ведения блокнота.

Тонкости работы с блокнотами OneNote

  • Переименование блокнота может нарушить синхронизацию с OneDrive. Вместо этого можно присвоить ему псевдоним. Щелкните блокнот правой кнопкой мыши, нажмите Nickname Notebook и введите свое имя.
  • Цвет блокнота позволяет быстро идентифицировать блокнот в списке блокнотов. Щелкните блокнот правой кнопкой мыши и выберите цвет в опции Цвет блокнота.
  • Если вы часто работаете с большим количеством блокнотов, список может стать беспорядочным. Вы можете закрыть их в любое время и открыть позже. Щелкните блокнот правой кнопкой мыши и выберите Закрыть этот блокнот.
  • Вы можете удалить блокноты только из OneDrive. Перейдите в папку Документы. Установите флажок рядом с документом OneNote и нажмите Удалить.
  • OneNote использует собственный протокол синхронизации, который работает только с OneDrive. Но вы можете создать резервную копию блокнота на Google Drive.

 

Методы структурирования записной книжки OneNote

Всегда разумно создавать отдельные блокноты для личных и рабочих проектов

Вы можете синхронизировать их с OneDrive или выбрать SharePoint для рабочего блокнота; выбор за вами

Кроме того, вы можете создать блокнот для любого предмета, который вы хотите изучать, в качестве дневника, а также блокноты для школьных или студенческих заданий и т. д

Теперь вы можете разместить любое количество разделов, страниц и даже сортировать их. Если вас не устраивает структура, вы можете изменить группы разделов, подстраницы или переместить материал в новую тетрадь

Система PARA для организации информации

PARA расшифровывается как Проекты , Области , Ресурсы и Архивы. Это организационная система, которая использует эти четыре категории верхнего уровня для организации информации

  • Проект Project – это серия задач, связанных с целью с указанием конечной даты.
  • Область ответственности Area состоит из задач с набором стандартов, которые вы должны поддерживать в течение определенного времени. Для задач нет крайнего срока, но они важны.
  • Ресурс Resource – это тема, представляющая постоянный интерес.
  • А Архивы включают завершенные предметы из трех других категорий.

.

Например, публикация книги – это проект, в котором написание является зоной ответственности. Процесс написания книги, с советами и подсказками, может стать вашим ресурсом. Рабочий процесс сложен и требует некоторого времени для понимания

Чтобы узнать больше, прочитайте о системе PARA для организации цифровой информации

Использование системы PARA в OneNote

Сначала вы должны определить свои проекты. Запишите их на листе бумаги, вдали от ограничений любого приложения для ведения заметок. Возможно, вы используете различные приложения, такие как Asana, Zoho, Basecamp, Google Drive и др.для управления вашими личными и рабочими проектами

Вместо того чтобы привязывать себя к уникальной организационной схеме каждого приложения, вы можете использовать общую систему PARA для копирования одного и того же списка проектов во всех используемых вами инструментах. Это позволит вам использовать уникальные сильные стороны каждого приложения, используя один и тот же список проектов во всех интерфейсах

С помощью этой системы вы также можете разделить информацию, пригодную и непригодную к действию. Это позволит вам отфильтровать поток информации, поступающей к вам, и сосредоточиться только на практических задачах

В моем случае OneNote отлично подходит для ведения заметок, Todoist – для менеджера задач, а Google Drive – для синхронизации файлов проекта на всей машине

Перекрестное связывание блокнотов

В OneNote встроена простая система вики. С ее помощью можно создавать связи с другими заметками в том же разделе или другом блокноте. Вы также можете ссылаться на веб-страницу, документы Office и другие ресурсы

А если вы сделаете оглавление (TOC) на верхнем уровне, то сможете ссылаться на страницы с любой записной книжкой. Это нужно делать вручную, поскольку в Windows 10 для OneNote нет никаких дополнений

Пользователям OneNote 2016 больше повезло с приложением Onetastic. Вот руководство, показывающее, как настроить вики-систему в OneNote 2016

Размер блокнота и его влияние

Если вы используете приложение OneNote с правильной стратегией, блокнот размером 2-3 ГБ не должен вызывать никаких проблем. Вот несколько советов, которым вы можете следовать

  • Не вставляйте несколько распечаток PDF в один блокнот: Распечатка (100 МБ или более) и обработка OCR могут замедлить процесс индексирования и скорость синхронизации.
  • Не перегружайте блокнот ненужным медиаконтентом: Загрузите его на Youtube или Vimeo, а затем вставьте.
  • Версии страниц могут влиять на размер блокнота: Щелкните страницу правой кнопкой мыши и выберите Версии страниц. Удалите старую версию для страницы с большим объемом содержимого.

.

Чтобы узнать, насколько велики ваши блокноты OneNote, зайдите на сайт OneDrive и щелкните папку Документы. Переключите вид отображения с плиток на список. Вы увидите, сколько места занимает каждая записная книжка в самом правом столбце

Поиск заметок в OneNote

Легко искать по заметкам независимо от того, где вы храните их в блокноте. Нажмите Ctrl + F или щелкните значок лупы рядом с кнопкой переключения Навигация. В появившемся окне поиска введите поисковое слово или фразу и нажмите Enter

Сразу под строкой поиска нажмите Страницы , чтобы просмотреть результаты, найденные в тексте заметок. Или нажмите Теги для поиска по тегам заметок

Чтобы настроить область охвата результатов поиска, щелкните выпадающую стрелку и выберите из— Все тетради, Текущая тетрадь, Текущий раздел, и Текущая страница

Малоизвестные функции Microsoft OneNote

Как и обычный блокнот на спирали, записные книжки OneNote строятся постранично. Вы можете организовать их в разделы или группы разделов. При такой гибкости необходимо тщательно продумать стратегию и план того, как вы хотите использовать блокнот

С помощью советов, рассмотренных в этой статье, вы сможете лучше организовать и управлять блокнотами.OneNote имеет множество малоизвестных функций, о которых вы можете не знать. Эти малоизвестные функции OneNote могут улучшить ваши навыки ведения заметок

Об авторе

Алексей Белоусов

Привет, меня зовут Филипп. Я фрилансер энтузиаст . В свободное время занимаюсь переводом статей и пишу о потребительских технологиях для широкого круга изданий , не переставая питать большую страсть ко всему мобильному =)

Комментировать

Оставить комментарий