Шаблоны – это экономия времени, которую вы можете использовать для быстрой разработки документа. Начните работать быстрее, осознав, что каждый инструмент повышения производительности дает вам возможность создавать собственные шаблоны
Как правило, программные приложения существуют для того, чтобы обеспечить удобство и оптимизировать работу. Обычно они предлагают множество эффективных инструментов, которые помогут вам повысить производительность
Но что, если я скажу вам, что независимо от того, каким приложением вы пользуетесь, скорее всего, вы не используете его в полной мере?
Чтобы получить больше от ваших повседневных инструментов, научитесь раскрывать возможности шаблонов
Почему именно шаблоны?
Возьмем, к примеру, текстовые процессоры. Каждый раз, когда вы создаете новый документ, вы начинаете с нуля. Это идеально и необходимо, если вы создаете что-то новое, инновационное или свежее. Но если вы создаете документ, который имеет универсальный дизайн, вы просто теряете время
Независимо от того, какое приложение вы используете, и независимо от типа проекта, за который вы взялись, в нем наверняка уже есть готовый шаблон. Если это не так, обычно можно создать свои собственные шаблоны, к которым можно обратиться позже
Такой подход к ежедневной продуктивности может улучшить вашу жизнь: сэкономить время, помочь вам сделать отличную работу и, возможно, даже помочь вам открыть новые формулы для повседневных задач, о которых вы даже не задумывались
Итак, если вы решили использовать шаблоны, важно знать, что делает шаблон стоящим вашего времени в первую очередь
Как определить хороший шаблон
Первый шаг к выбору любого шаблона – определить, что именно вам нужно от него. Для чего вы собираетесь его использовать? Какого рода информацию вы собираетесь включить?
Конечно, это также зависит от приложения, которое вы планируете использовать. Это подводит меня к следующему пункту:
Убедитесь, что вы понимаете всю сферу применения приложения, для которого вы получаете шаблон. Убедитесь, что вы понимаете всю сферу применения шаблона
Другими словами, какие вещи вы сможете с ним делать? Есть ли какие-либо изменения или правки, которые вы не сможете сделать? О каких ограничениях или запретах вы должны помнить? Есть ли элементы, которые должны быть представлены определенным образом?
Любой хороший шаблон является гибким и настраиваемым. Вы должны быть в состоянии сделать из него именно то, что вам нужно, если это еще не так
Сейчас эти советы кажутся обобщенными, но вы поймете их ценность, как только погрузитесь в работу и начнете искать шаблон. Не забывайте записывать и уточнять, что вам нужно от шаблона в первую очередь, и двигайтесь от этого
Шаблоны для популярных приложений
Далее мы рассмотрим примеры шаблонов для нескольких популярных приложений. Обратите внимание на типы выделенных шаблонов и попробуйте сделать то же самое для своих собственных приложений – особенно если их нет в списке
Благодаря эффективным шаблонам вы сможете раскрыть истинный потенциал своих приложений и вывести работу с программным обеспечением на новый уровень
Asana
Asana, если вы еще не знакомы, – это инструмент управления проектами на основе командной работы. Более того, это инструмент социальной организации для малых и больших команд, включающий в себя встроенный чат, взаимодействие и многое другое
Он позволяет поддерживать связь с вашей командой, создавать и организовывать проекты и распределять обязанности между членами команды. Вы можете организовывать проекты различными способами, при этом разные задачи будут составлять единое целое. Кроме того, есть множество инструментов и функций для расширения вашего опыта. Например, каждый может прикреплять файлы из облачных сервисов хранения, таких как Dropbox, или загружать их для онлайн-доступа. Это позволяет легко обмениваться файлами между членами команды
В отличие от некоторых других приложений в этом списке, вы не можете загрузить готовые шаблоны для использования в Asana. Но вы можете создавать свои собственные шаблоны, чтобы использовать их, когда они вам понадобятся
Есть несколько способов сделать это. Вы можете либо создать шаблон с нуля, намереваясь использовать его как шаблон с самого начала, либо превратить существующий проект или задачу в шаблон, сохранив текущую структуру
Это отлично подходит для таких задач, как создание контрольных списков для новых клиентов, маркетингового контента продукта, планов обеспечения качества, материалов для новых сотрудников и т. д. Вы можете сохранить текущую структуру или макет в качестве основы для повторного использования и изменения для будущих задач и проектов
Полный ресурс по работе с шаблонами в Asana можно найти здесь
Asana бесплатна для команд до 15 человек, или $8,33 (годовой счет) за каждого члена для больших команд
Canva
Одна из лучших вещей в Canva, онлайн-инструменте для редактирования изображений и дизайна, заключается в том, что здесь есть тонна шаблонов, с которыми можно работать
Canva – это, по сути, менее сложный Photoshop для современного графического дизайна. Это мощный инструмент, и в приложении доступно множество ресурсов для создания графики, необходимой для постов в блоге, печатных ресурсов и многого другого. Вы можете использовать существующие формы, клипарты, стили шрифтов и визуальные элементы, чтобы создать именно тот тип графики, который вам нужен
Выбрать существующий шаблон для работы в Canva очень просто. Просто запустите приложение, и вам будет предложено множество вариантов на выбор
Возможно, вы не знаете, что, имея учетную запись Canva for Work, вы можете создавать и сохранять собственные фирменные шаблоны для использования в любое время. Это очень просто, поскольку все опции находятся прямо перед вами
Существует обходной путь, который можно использовать для стандартной версии Canva для личного пользования. Приложение автоматически сохраняет все предыдущие документы, которые вы создали, при условии, что вы вошли в систему. Для этого создайте новый документ, а затем заполните его типовыми изображениями и содержимым
Позже вы сможете отредактировать существующий документ, создав его копию и перейдя от нее. Это все равно что иметь собственный шаблон!
Canva Basic бесплатна для использования, но есть ограничения по содержанию, которое вы можете включать в свои графики. Вы можете заплатить отдельно за использование определенных графических элементов из приложения, при этом стоимость варьируется
Стоимость Canva for Work составляет $12,95 в месяц для каждого дизайнера в команде, которому необходим доступ к инструменту, и эта цена снижается до $9,95 в месяц, если вы платите на ежегодной основе
Kanbanize
Kanbanize, популярный инструмент управления Kanban и agile, имеет встроенную поддержку пользовательских типов карточек и шаблонов
Этот инструмент используется для оптимизации рабочих процессов, предоставляя визуализированную доску прогресса. По сути, это цифровая версия процесса Kanban. Вы создаете так называемую доску проекта, которая действует так же, как доска или доска для записей. Затем вы создаете карточки с заданиями для всех различных шагов, которые необходимо выполнить для завершения проекта – они действуют как липкие записки. Эти карточки с заданиями назначаются отдельным членам команды и помогают вам отслеживать, что уже сделано и что еще предстоит сделать
Обычно вам нужно создавать карточки задач и доски проектов с нуля, редактируя все отдельные атрибуты, поля и детали по ходу дела. Чтобы упростить задачу, Kanbanize позволяет создавать шаблоны этих элементов
Инструмент позволяет изменять заранее созданные шаблоны карточек задач, чтобы не создавать их каждый раз. Это особенно удобно, если есть атрибуты, которые вы используете регулярно, и вы можете сделать то же самое с карточками проектов, чтобы сохранить поля и атрибуты согласованными в нескольких проектах
Настройка шаблона в Kanbanize довольно интуитивно понятна, но если вы предпочитаете подробные шаги, на сайте также есть простые инструкции на странице ‘Типы карточек и шаблоны’
Kanbanize предлагает бесплатную пробную версию до 1 000 действий. После этого стоимость составляет $9 на члена команды в месяц (счет выставляется ежегодно) для небольших команд до 20 пользователей. Для больших организаций стоимость составляет $15 за пользователя в месяц
Google Docs
Google Docs – это облачный текстовый процессор, обладающий огромной универсальностью. Если вы когда-либо пользовались Microsoft Word, OpenOffice или аналогичными инструментами, то это почти то же самое, за исключением того, что это онлайн-приложение. Существуют также мобильные и планшетные версии этого инструмента, так что вы можете редактировать документы на ходу, и есть функция автономной работы, когда вам нужно покинуть защищенный Wi-Fi пузырь
Как и в большинстве текстовых процессоров, вы можете загрузить готовые шаблоны для создания документов с помощью этого инструмента. Тип шаблона, который вам нужен, зависит от проекта или содержания, над которым вы планируете работать. Например, есть шаблоны для календарей, сопроводительных писем, резюме, счетов-фактур, бизнес-планов, графиков проектов и многого другого
Здесь вы найдете некоторые из лучших готовых шаблонов Google Docs
Вы также можете легко создать свой собственный шаблон, сохранив документ с базовым содержимым, а затем скопировав этот файл для редактирования
Hootsuite
Hootsuite – это супермощный инструмент социального маркетинга, который позволяет управлять социальными аккаунтами и размещать контент в различных социальных сетях
Что делает его отличным для больших и малых компаний, так это то, что он предлагает несколько кратких аналитических инструментов для работы с социальным контентом, который вы размещаете. Вы можете отслеживать уровень вовлеченности, просмотры, процент охвата и многое другое
Одна из замечательных особенностей Hootsuite – а их много – заключается в том, что вы можете создавать шаблоны пользовательских социальных сообщений. Это позволяет вам повторно использовать контент, который вы постоянно публикуете. Этой функции остро не хватает большинству социальных сетей, особенно с точки зрения многих блоггеров и владельцев малого бизнеса
Например, допустим, у вас весь месяц идет акция, о которой вы хотите, чтобы ваши подписчики узнали. Вместо того чтобы создавать новый социальный пост с нуля каждый раз, когда вы хотите разослать рекламный контент, вы можете сохранить сообщение в виде шаблона, чтобы обратиться к нему позже. Затем в течение месяца вы можете открывать этот шаблон и планировать социальные посты – каждый раз идентичные или слегка отредактированные
Если вам интересно, как установить шаблоны, вы найдете подробные инструкции здесь
Стоимость Hootsuite Pro, который позволяет использовать до 10 пользователей, составляет $9,99 в месяц при ежегодном выставлении счета.Hootsuite Business, предназначенный для больших команд, не имеет указанной цены за пользователя, поэтому для получения дополнительной информации вам придется связаться со службой поддержки
FreshBooks
Ведение бизнеса, большого или малого, – задача не из легких, особенно когда речь идет об управлении финансами.FreshBooks – это инструмент для ведения бухгалтерского учета, который, как сообщается, может освободить для клиентов в среднем два дня в месяц, которые в противном случае были бы потрачены на выполнение обычных бухгалтерских задач
Это альтернатива QuickBooks, которая отлично работает и имеет минимальный, но удобный интерфейс
Я не могу перечислить все функции сервиса, потому что я буду здесь целый день – их очень много. О чем я могу рассказать, так это о превосходной поддержке шаблонов, которую предлагает приложение
В FreshBooks уже есть готовые шаблоны для создания счетов-фактур и смет. Вы можете настраивать шаблоны прямо из панели администратора вашего аккаунта. Это позволит вам сократить время, которое вы обычно тратите на создание подобных документов, заранее настроив необходимую информацию и поля. Таким образом, когда придет время отправлять счет клиенту или составлять смету, вам нужно будет отредактировать лишь небольшой пакет информации
Стоимость FreshBooks составляет $39,95 в месяц за план Premium, который позволяет выставлять счета неограниченному количеству клиентов и создавать неограниченное количество счетов и отчетов. Если вам нужно выставлять счета только 50 клиентам или меньше, вы можете приобрести план Plus за $24,95 в месяц, который также предлагает неограниченное количество счетов и отчетов
Zapier
Zapier – это мощный инструмент, который может помочь вам автоматизировать задачи путем определения серии триггеров и действий. С помощью приложения вы создаете нечто, называемое ‘zap’, которое служит в качестве общего правила или шаблона для действия, которое вы хотите выполнить
Инструмент можно использовать для подключения двух приложений, поддерживающих Zapier, друг к другу для выполнения работы
Например, вы можете настроить zapier, или правило, которое автоматически сохраняет вложения Gmail в аккаунт Dropbox. Вы также можете настроить правила для создания карточки Trello на еженедельной основе, заполнения новых строк в Google Sheets сводными отчетами RescueTime и многое другое
По сути, каждое правило или действие, которое вы создаете в Zapier, является шаблоном
Этот инструмент бесценен для владельцев бизнеса и тех, кто работает в быстро меняющейся обстановке. Вы можете автоматизировать множество задач с помощью более 500 сторонних приложений, таких как Facebook, Dropbox, WordPress, Google Drive, Evernote и других
Подумайте, сколько времени вы сможете сэкономить, автоматизировав рутинные задачи, которые вы выполняете на регулярной основе
Zapier предлагает широкий выбор уровней оплаты, начиная от Basic ($20 в месяц) до Business Plus ($125 в месяц) и Infrastructure ($250 в месяц). Количество правил, которые вы можете создавать, зависит от выбранного вами плана подписки
Какие шаблоны вы начнете использовать?
Шаблоны, если они эффективны, могут сэкономить вам много времени и сил. Они позволяют пропустить общие шаги в инструментах создания документов и задач и сразу перейти к сути дела. Во всех перечисленных выше приложениях, а также во многих других, не упомянутых здесь, вы можете загрузить шаблон и отредактировать определенные поля, чтобы получить именно то, что вам нужно
Всем нам не помешает немного дополнительного времени, и, используя шаблоны, вы позволите себе именно это
Итак, как вы будете использовать шаблоны, чтобы сделать свою жизнь немного проще? Какие шаблоны вы уже используете? Расскажите нам в разделе комментариев ниже!
Image Credit: Helloquence
Комментировать