- Дом.
Эффективность электронной почты зависит от множества факторов – не только от написания писем, но и от настройки почтового ящика, управления электронной почтой, определения времени проверки писем и многого другого. Повышение эффективности электронной почты означает повышение производительности, а это, в конечном счете, означает выполнение всех задач за меньшее время. Это именно то, чего мы хотим
Электронная почта – это одна из тех вещей, которая начиналась как удобная функция, но быстро превратилась в нечто ужасное. Я знаю, что когда у меня сотни непрочитанных писем, мое нутро быстро погружается в глубокую пустоту, и я игнорирую эти письма еще дольше. Но, возможно, если мы возьмем на вооружение советы и хитрости профессионалов электронной почты, мы не будем воспринимать свой почтовый ящик как препятствие
Эффективность электронной почты зависит от множества факторов – не только от написания писем, но и от настройки почтового ящика, управления электронной почтой, определения времени проверки писем и многого другого. Повышение эффективности электронной почты означает повышение производительности, а это, в конечном счете, означает, что вы успеваете сделать все за меньшее время. Это именно то, чего мы хотим
Примечание: Один из аспектов того, как стать профессионалом в области электронной почты, заключается в обеспечении безопасности и защиты. Прочтите эти 7 важных советов по безопасности электронной почты, прежде чем приступить к работе. Потеря доступа к учетной записи электронной почты может быть крайне пагубной
Запланируйте время для проверки электронной почты
Одна из самых больших ошибок пользователей с очень активными почтовыми ящиками заключается в том, что они оставляют свои Gmail, Thunderbird или Postbox открытыми 24 часа в сутки 7 дней в неделю и работающими в фоновом режиме. Еще одна ошибка – использование уведомляющих дополнений или функций, которые оповещают вас о приходе письма, независимо от того, насколько тривиальным оно может быть
Неоспоримый факт: частая проверка электронной почты означает, что вы не можете сосредоточиться на другой задаче. Неоспоримый факт: если вам когда-нибудь удастся построить фокус, уведомления разрушат его в одно мгновение
Поэтому вы должны относиться к своему почтовому ящику как к такому же виду деятельности, как и к любому другому. Не позволяйте ему быть ‘постоянно включенным’ аспектом вашей жизни. Вместо этого выделите определенное время – может быть, один раз в день, может быть, три раза в день, – в течение которого вы будете заходить во входящие сообщения, делать все необходимое, а затем закрывать их. Возможно, потребуется некоторое время, чтобы избавиться от этой привычки, но, поверьте мне, ваша продуктивность резко возрастет
Избавьтесь от лишнего
Первое, что вы должны сделать, открыв свой почтовый ящик, – это быстро просмотреть его и удалить все письма, которые не кажутся вам важными. Представьте себя скульптором с огромной глыбой свежего мрамора. Прежде чем приступить к настоящей работе, вам нужно нанести широкие мазки и избавиться от лишнего
Представьте себе, что вы зашли на сайт и обнаружили 350 электронных писем, ожидающих ответа. Все, что требуется, это пять минут – да, действительно! – чтобы просмотреть и отметить галочками те письма, которые не имеют никакого значения. Когда вы справитесь с основной частью, нажмите на Delete, чтобы стереть все отмеченные письма. Теперь вам нужно ответить только на 50, а это уже большой психологический стимул
Читайте и отвечайте сразу же
Часто ли вы открываете электронное письмо, видите, что вам нужно что-то сделать, но откладываете это на другой день? Это может быть рискованной привычкой. Что, если вы забудете об этом? Что, если вы каким-то образом потеряете письмо? Что, если вам нужно будет ответить раньше, чем вы думаете?
Лучше сделать все сразу. Это предотвращает накопление мыслей ‘я все еще должен ответить на это письмо’, которые будут изводить вас до тех пор, пока вы наконец не дойдете до этого. Это снижает вероятность того, что вы забудете о важном письме. Ваши клиенты, друзья и деловые партнеры будут довольны тем, что вы так пунктуально отвечаете на письма. В качестве бонуса вы снимете с себя большую нагрузку
С чистым и пустым почтовым ящиком, не загроможденным сообщениями, к которым вам нужно вернуться, вам будет легче реализовать предыдущий пункт о проверке электронной почты только в запланированное время. Если вы действительно не хотите читать и отвечать сразу, то, по крайней мере, обратите внимание на аддон для напоминания о письмах
Консервированные ответы
Отложенные ответы – это удивительная функция, которая стала чем-то вроде стандарта во всех ведущих почтовых сервисах и клиентах. По сути, консервированный ответ – это шаблонный ответ, который можно создать заранее и использовать одним щелчком мыши. Они отлично подходят для тех случаев, когда вам приходится набирать один и тот же ответ снова и снова, например, когда люди часто присылают вопросы по определенной теме
Вы можете включить функцию Canned Responses в Gmail, переключив ее в разделе Labs в настройках.Yaara написала инструкцию о том, как начать работу с функцией ‘Отложенные ответы’ в Gmail
Будьте кратки
Лучший способ сократить время, которое отнимает у вас электронная почта: тратить меньше времени на написание ответов. Конечно, не стоит жертвовать деловым или личным этикетом, составляя краткие ответы, но вам также не нужно писать 5-10 абзацев на каждое отправленное письмо. Электронная почта менее формальна, чем традиционные письма!
Определите основную мысль, которую вы хотите донести до адресата, а затем постарайтесь донести ее до него максимум в одном-трех абзацах. Знаете, как вам тяжело продираться сквозь множество электронных писем? Получатель, вероятно, сталкивается с той же проблемой. Сокращение количества писем не только экономит ваше время, но и их время, и они будут вам за это благодарны
Используйте фильтры для упорядочивания
Использование возможностей фильтров может революционизировать ваш рабочий процесс электронной почты. По сути, фильтр просматривает каждое входящее письмо и, если оно соответствует критериям фильтра, выполняет определенное действие. Этим действием может быть перемещение письма в определенную папку или установка определенной метки. Критерии фильтра могут включать в себя имя отправителя, тему письма, содержимое тела и т.д
Фильтры – это фантастический способ упорядочить свой почтовый ящик. Вы часто получаете рассылку новостей от торговых сетей, уведомления из социальных сетей или электронные счета? Фильтры позволяют отделить эти письма от папки ‘Входящие’, что значительно сокращает количество писем, которые вам приходится перебирать. Кроме того, уменьшается вероятность того, что вы случайно удалите одно из них
Ознакомьтесь с статьей Крейга о том, как настраивать и использовать фильтры Gmail
Заключение
Электронная почта – это простая технология, но существуют продвинутые способы ее использования. Самое главное в работе с электронной почтой – определить, на что тратится большая часть вашего времени, и найти способы сократить это время. Надеемся, что советы, изложенные выше, и еще несколько советов по эффективности электронной почты, о которых мы рассказывали ранее, помогут вам понять, куда утекает ваше время и как бороться с этой неэффективностью
А как насчет вас? Есть ли у вас какие-нибудь хитрости или правила, которые вы используете для повышения продуктивности работы с электронной почтой? Пожалуйста, поделитесь ими в комментариях!
Кредиты изображений: Email Icon Via Shutterstock, Time Clock Via Shutterstock, Hammer and Chisel Via Shutterstock
Комментировать