Как отслеживать расходы и квитанции для налогового сезона
Продуктивность

Как отслеживать расходы и квитанции для налогового сезона

Используйте эти советы и подходящее программное обеспечение для отслеживания расходов, чтобы записывать, организовывать и управлять личными и деловыми расходами. Будьте готовы к дню уплаты налогов

Использование программного обеспечения для отслеживания расходов для записи, организации и управления личными и деловыми расходами сэкономит вам много времени – и денег – когда наступит день уплаты налогов

Но какую программу для отслеживания расходов следует использовать? Что если вам нужно отслеживать пробег? Или сохранять сканы квитанций?

Мы собрали лучшие приложения для сканирования квитанций, отслеживания расходов и регистрации пробега. Прежде чем перейти к ним, давайте немного поговорим о том, зачем вообще нужно отслеживать свои расходы

Почему вы должны использовать программное обеспечение для отслеживания расходов

Если вы собираетесь отслеживать расходы для налоговой службы, хорошей идеей будет использование программного обеспечения для отслеживания расходов.(К сожалению, ваше приложение для ведения личного бюджета, вероятно, не подойдет). Сначала это может показаться хлопотным, но в долгосрочной перспективе это сэкономит вам много времени – и денег

Вы можете просто сохранять бумажные квитанции, но использование приложения для учета расходов упростит этот процесс. Если вы собираетесь вычитать расходы из налогов, то вполне вероятно, что вы будете собирать множество различных видов квитанций от всевозможных поставщиков

Расходы на медицинское обслуживание, переезд и образование являются обычными. Владельцы малого бизнеса могут также отслеживать расходы на переезд, покупки для бизнеса, взносы на медицинское страхование и многое другое

Использование правильного программного обеспечения для отслеживания расходов поможет вам хранить, классифицировать и извлекать квитанции, которые вы накапливаете в течение года

И если вас когда-либо проверяла налоговая служба, а у вас не было квитанций, вы знаете, сколько это стоит. Даже если это не так, сохранение квитанций поможет вам сэкономить деньги. Это стоит тех небольших усилий, которые потребуются

Какие квитанции следует сохранять для налоговой службы?

Существует множество возможных налоговых вычетов на расходы, и выяснить, имеете ли вы право на них, может быть непросто. Возможно, лучше отслеживать свои расходы для любого из возможных вычетов и выяснить, имеете ли вы на них право, позже

С другой стороны, если вы пользуетесь услугами финансового консультанта или специалиста по подготовке налогов, они могут выяснить это и использовать сохраненные вами квитанции, чтобы сэкономить вам наибольшее количество денег

Вот несколько наиболее распространенных вычетов, для которых вам необходимо сохранять квитанции:

  • Медицинские и стоматологические расходы.
  • Вычитаемые деловые расходы.
  • Пробег автомобиля в деловых целях.
  • Расходы на командировки.
  • Благотворительные взносы.
  • Расходы на обучение учителей.
  • Продажа вашего дома.

Есть и другие. Чтобы узнать, есть ли какие-либо вычеты, которыми вы можете воспользоваться, ознакомьтесь со страницей ‘Кредиты и вычеты для физических лиц’ в IRS. Если вы думаете, что какой-либо из этих вычетов может быть применим к вам, стоит начать сохранять квитанции уже сегодня

Если вы являетесь владельцем бизнеса, вам будет полезна страница ‘Кредиты и вычеты для бизнеса’

Как долго следует хранить квитанции для целей налогообложения?

Помимо цифровых копий квитанций, вы должны хранить физические квитанции в течение трех лет

Почему же, если вы храните физические копии, вы должны использовать программное обеспечение для отслеживания расходов? Потому что это значительно упрощает вашу жизнь. Физические копии вам не понадобятся, если только вас не проверят, а приложение для отслеживания расходов ускорит процесс подачи налоговой декларации

Лучшие приложения для отслеживания пробега и расходов

Выбор лучшего программного обеспечения для отслеживания расходов для вашей конкретной ситуации зависит от того, ведете ли вы учет как частное лицо или как владелец бизнеса. Самозанятые люди и владельцы бизнеса, как правило, должны отслеживать больше расходов, и им может потребоваться больше организационных функций от своего приложения

С другой стороны, частные лица, вероятно, не будут хранить слишком много квитанций. Конечно, есть исключения. Если вы думаете, что вам понадобится много возможностей для сканирования квитанций, обязательно ознакомьтесь с разделом, посвященным бизнесу

Однако сначала мы начнем с приложений для отслеживания пробега и расходов для частных лиц

Для людей с небольшими расходами: Expensify Free

Expensify – одно из лучших приложений для отслеживания пробега и квитанций, независимо от того, являетесь ли вы частным лицом с небольшими расходами или руководителем, путешествующим по всему миру. Их бесплатная версия отлично подходит для тех, кому необходимо ежемесячно сканировать не более 10 квитанций

SmartScan извлекает необходимую информацию из каждого чека и сохраняет ее на серверах Expensify, где у вас есть неограниченное пространство для хранения. Когда наступит налоговый сезон, все необходимое будет у вас под рукой

Если вам потребуется более 10 сканирований в месяц, вы можете перейти на тарифный план Team, о котором мы расскажем ниже

Скачать: Expensify для iOS | Android (бесплатно)

Для лиц с бумажными и электронными квитанциями: Receipts by Wave

Receipts by Wave, как и Expensify, извлекает необходимую информацию из сканов ваших чеков, что очень удобно для отслеживания расходов. Кроме того, он позволяет пересылать квитанции электронной почты на адрес электронной почты, где эта информация также будет внесена в ваш аккаунт

Мало у кого есть только бумажные квитанции, поэтому эта функция может сэкономить вам много времени

И Wave совершенно бесплатен, если только вы не хотите обрабатывать платежи по кредитным картам или начислять зарплату (чего, если вы не являетесь индивидуальным предпринимателем или владельцем бизнеса, вы, скорее всего, делать не будете). Это трудно превзойти

Скачать: Receipts by Wave для iOS | Android (бесплатно)

Для тех, кто записывает много миль: MileIQ

Отслеживание пробега может стать проблемой. Независимые подрядчики, продавцы, руководители и другие профессионалы могут проехать тысячи миль за год, и им необходимо регистрировать все эти поездки.MileIQ – одно из лучших приложений для отслеживания пробега, поскольку оно почти полностью автоматизировано

Приложение знает, когда вы за рулем, и работает в фоновом режиме, отслеживая ваш пробег. Когда поездка закончена, вы проводите пальцем вправо для деловых поездок или влево для личных. Вы также можете использовать функции настройки, чтобы сделать ведение журнала и распределение по категориям еще проще

Благодаря 40 бесплатным журналам поездок в месяц многие могут пользоваться приложением без оплаты. Вы также можете заплатить $60 в год, чтобы получить версию Premium, которая позволяет отслеживать неограниченный пробег.(Интересно, что если у вашей компании есть подписка Office 365 Business или Business Premium, вы можете получить MileIQ бесплатно)

Скачать: MileIQ для iOS | Android (бесплатно)

Для владельцев бизнеса: QuickBooks

Поскольку QuickBooks является полнофункциональным бухгалтерским приложением для бизнеса, в нем есть надежные функции отслеживания расходов (это также лучшая бухгалтерская программа для фрилансеров). Расходы легко распределяются по категориям, поэтому вам не придется разбираться с ними во время уплаты налогов, чтобы определить, где они должны быть вычтены

QuickBooks со временем учится автоматически распределять операции по категориям, экономя ваше время и усилия, затрачиваемые на их ввод вручную. Вы даже можете настроить категории расходов, если вашему бухгалтеру потребуется дополнительная информация

Мобильные приложения позволяют прикреплять изображения квитанций к транзакциям на ходу, а тарифный план для самозанятых позволяет также отслеживать пробег. Бесплатной версии QuickBooks не существует, но вы можете начать работу за $5 в месяц в тарифном плане Self-Employed или $7 в месяц в тарифном плане Simple Start

Самым большим преимуществом использования QuickBooks в качестве программы для отслеживания расходов является то, что она предоставляет вам все остальное, необходимое для ведения бухгалтерского учета вашего бизнеса

Скачать: QuickBooks для iOS | Android

Для фрилансеров: Harvest

Harvest наиболее известен как инструмент для отслеживания времени, но он также имеет несколько отличных функций для отслеживания расходов. Вы можете быстро сфотографировать чек, чтобы зарегистрировать расход, и даже отметить его как оплачиваемый, чтобы включить его в следующий счет клиента

Благодаря интеграции с QuickBooks, вы можете импортировать свои расходы и иметь их готовыми к вычету, когда наступит налоговый сезон

Вы можете использовать Harvest бесплатно для двух проектов. Если вы хотите включить больше проектов, вам придется заплатить $12 в месяц, что больше, чем во многих других доступных вариантах. При этом он предоставляет отличные возможности для отслеживания времени и даже позволяет отправлять счета-фактуры и сметы

Скачать: Harvest для iOS | Android (бесплатно)

Начните отслеживать поступления и расходы для уплаты налогов

Это может показаться хлопотным, но использование приложения для отслеживания пробега, квитанций и других расходов сэкономит вам деньги в долгосрочной перспективе. А благодаря множеству отличных приложений для отслеживания расходов нет причин не начать работу прямо сейчас

Чем раньше вы начнете, тем легче вам будет в следующем году, когда наступит день уплаты налогов

Об авторе

Алексей Белоусов

Привет, меня зовут Филипп. Я фрилансер энтузиаст . В свободное время занимаюсь переводом статей и пишу о потребительских технологиях для широкого круга изданий , не переставая питать большую страсть ко всему мобильному =)

Комментировать

Оставить комментарий