Как писать профессиональные электронные письма? 8 простых правил, которые нужно соблюдать
Продуктивность

Как писать профессиональные электронные письма? 8 простых правил, которые нужно соблюдать

При переписке по электронной почте легко ошибиться – но только не в том случае, если вы будете следовать этим золотым правилам эффективного общения по электронной почте

Мы отправляем и получаем электронные письма каждый день. И все же мы совершаем досадные ошибки, которые не можем ‘отменить’. Поэтому написать эффективное письмо, которое удержит читателя и в то же время будет учитывать проблемы нашего мира, может быть непросто

Учитывая это, мы собрали несколько важных правил, которые необходимо знать при написании электронных писем. Следуйте этим простым правилам, чтобы без труда писать лучшие электронные письма

1. Пересмотрите приветствия и подписи

‘Надеюсь, у вас отличная неделя!’ раньше было прекрасным способом начать письмо. Теперь нет! Учитывая, насколько неопределенна жизнь, это может показаться небрежным и слишком отстраненным

То же самое относится и к таким словам, как ‘С уважением’, ‘С наилучшими пожеланиями’ или ‘Ваше здоровье’ – они прекрасно работали раньше, но иногда могут звучать отстраненно от реальности

Так почему бы не сделать это просто и искренне? Сделайте такие подписи, как ‘Оставайтесь в безопасности’, ‘Берегите себя’ или ‘Искренне’. Что касается приветствия, то ‘Надеюсь, все хорошо’ или ‘Надеюсь, вы и ваши близкие в безопасности’ могут быть хорошими отправными точками

2. Включите четкую тему письма

Этому правилу электронной почты столько же лет, сколько и самой электронной почте. Это потому, что люди часто решают, откроют они письмо или нет, основываясь на теме письма

Поскольку вся наша работа теперь проходит в Интернете, необходимость расставлять приоритеты и игнорировать то, что не важно, имеет решающее значение. Поэтому, если вы все еще оставляете тему письма пустой, есть шанс, что ваше письмо будет проигнорировано

Идеальная тема письма состоит менее чем из 10 слов. Выберите такое, которое затрагивает ваши проблемы и сообщает, о чем идет речь в письме.’Предложение по авиационному проекту’, ‘Встреча перенесена’ или ‘Быстрые вопросы о вашей презентации’ – вот примеры хороших тем, которые можно взять за основу

3. Используйте профессиональную подпись

Заведите заранее настроенный блок подписи, который вы используете для ответа на электронные письма на всех своих личных устройствах. В нем должно быть ваше имя, название компании и контактная информация

Это дает получателю представление о том, кто вы такой и как с вами связаться, если возникнет необходимость. Когда дело доходит до шрифта и размера вашей профессиональной подписи, убедитесь, что он такой же, как и в остальной части письма

Кроме того, заканчивайте свои электронные письма уверенно, но не перебарщивайте с поговорками или личными подробностями

4. Представьтесь, если вы впервые встречаетесь виртуально

Все мы сталкивались с ситуациями, когда нам приходилось отправлять электронное письмо незнакомому человеку. Получение электронного письма от незнакомого человека может быть странным. И это еще мягко сказано

Поэтому потратьте минуту на то, чтобы представиться получателю письма. Контекст имеет решающее значение, а первое впечатление все еще важно. Поэтому добавьте такую фразу: ‘Привет! Это Трейси из компании Multiseon Pvt.Ltd, и я пишу вам письмо, потому что вы выразили заинтересованность в покупке нашей электронной продукции’

Или, когда вас знакомят с кем-то по электронной почте, вы также можете написать ему строчку о том, как приятно познакомиться с ним по электронной почте

5. Пишите сострадательные письма

Мы не можем подчеркнуть важность этого пункта. Жизнь трудна. Больше всего в ней неопределенности

Они пропустили крайний срок? Они не явились на запланированную встречу в Google? Прежде чем отправить строгое письмо, остановитесь и все обдумайте. Что, если возникла срочная медицинская ситуация?

Поэтому проявите сострадание и поинтересуйтесь, все ли у них в порядке. Электронное письмо типа ‘Мы скучали по вам сегодня на встрече. Просто хотели узнать, все ли в порядке’ может построить отношения, которые выдержат испытание временем

6. Сжимайте/уменьшайте и называйте вложения по возможности

Мы не часто говорим об этом правиле электронной почты, потому что, отправляя большие вложения, мы автоматически предполагаем, что у получателя достаточно места. Большие файлы требуют больше времени для загрузки и могут быстро надоесть

Поэтому не забывайте сжимать или изменять их размер. Если вы передаете слишком много файлов сразу, рекомендуется добавить вежливое примечание, в котором говорится, для чего нужны вложения

Кроме того, присваивайте имена вложениям перед отправкой. Отправляете резюме? Переименуйте файл в Tracy_Mackenzie_CV и начните с правильного пути

7. Не используйте электронную почту как еще одно приложение для обмена мгновенными сообщениями

Причина, по которой мы все любим обмен мгновенными сообщениями, заключается в том, что он мгновенный

Но когда вы смешиваете эти два понятия и используете электронную почту вместо мгновенного обмена сообщениями, вы рискуете показаться назойливым и непрофессиональным

Следовательно, вы должны знать, когда отправлять электронное письмо, а когда сопровождать его другим. Не совершайте ошибку, отправляя слишком много последующих писем, потому что они могут работать из дома. Не стоит также звонить кому-то и просить проверить электронную почту

Если дело срочное, используйте другой способ связи

8. Используйте юмор для исцеления, но экономно

Хотя многие используют юмор для поднятия настроения в эти необычные времена, проблема с использованием юмора в электронных письмах заключается в том, что он может дать обратный эффект

Если вы хотите использовать юмор в электронном письме, делайте это только в том случае, если вы хорошо знаете человека. Вы же не хотите показаться неуважительным или грубым, если человек находится в серьезной ситуации. Кроме того, то, что звучит смешно, может оказаться не смешным

Напутственное слово: Если вы сомневаетесь, лучше оставьте это без внимания

Устанавливайте ответы вне офиса и улучшайте баланс между работой и личной жизнью

Переписываясь с людьми по электронной почте в наши дни, вы также должны помнить о часах работы. Поскольку образ жизни ‘работа на дому’ набирает обороты, границы между работой и личной жизнью размываются. Ответы вне офиса позволяют легко понять, когда человек доступен для встречи или ответа на электронное письмо

Загляните в настройки вашего почтового клиента и настройте автоответчики, когда вы в отъезде или не за своим рабочим столом. Например, в Gmail это называется Vacation Responder, а в Microsoft Outlook используется функция Out of Office Replies

Мы надеемся, что эти золотые правила написания эффективных электронных писем и правильные привычки работы с электронной почтой помогут вам сэкономить время и составить правильные ответы

Об авторе

Алексей Белоусов

Привет, меня зовут Филипп. Я фрилансер энтузиаст . В свободное время занимаюсь переводом статей и пишу о потребительских технологиях для широкого круга изданий , не переставая питать большую страсть ко всему мобильному =)

Комментировать

Оставить комментарий