Как повысить совместную работу и продуктивность вашей команды с помощью тихих совещаний

Хотя совещания могут засорять расписание и нарушать продуктивность, их полное исключение – не выход. Вот почему вы должны проводить тихие совещания

Одна из главных целей совещаний – стимулировать поток идей. К сожалению, эти идеи часто тонут в шуме, прерываниях и случайной болтовне, которые в итоге съедают ваше время и снижают продуктивность

Но совещания все же имеют свое место в любой организации. Поэтому лучшей альтернативой будет найти более продуктивный способ их проведения. Но сначала вам нужно знать:

Проблема традиционных совещаний

Обычное, или, точнее, “голосовое собрание происходит, когда люди собираются и делятся своими идеями

Все мы слишком часто и слишком долго бывали в этом конференц-зале. Задача была проста — собрать группу творческих умов вместе и придумать идею. Но вскоре это превратилось в гонку за самыми громкими голосами

Хотя широко известные проблемы и исследования подтверждают мысль о том, что вокальные мозговые штурмы зачастую неэффективны, большинство организаций по-прежнему используют их по умолчанию, поскольку не рассматривают более эффективные методы поиска продуктивных идей

Вот несколько причин, по которым вокальные совещания часто бывают непродуктивными:

1. Люди спешат высказать идеи, не обдумав их как следует.
2. Откровенные члены команды часто затмевают своих более интровертных коллег.
3. Устные встречи обычно организуются наспех, без достаточной подготовки или четких целей.
4. Люди беспокоятся о том, что их будут осуждать или критиковать.
5. Громкие сессии довольно сложны для удаленных команд.
6. Многие идеи и вклады не документируются, а те, которые записываются, рискуют быть неправильно истолкованными тем, кто ведет записи.
7. Существует большая вероятность появления ненужных разговоров.
8. Нет общего материала для чтения для всех платформ для встреч.

.

Но есть ли альтернатива тому, чтобы проводить часы в конференц-зале, ничего не добиваясь? Больше тишины может стать вашим решением

Что такое молчаливые совещания?

Представьте, что вы пришли в конференц-зал на часовое совещание по запуску нового продукта. Все сосредоточены на экранах своих компьютеров, и в течение следующих 45 минут вы слышите только клацанье клавиатур. Вы говорите только в течение оставшихся 15 минут, чтобы обсудить несколько важных вопросов и выступить с заключительным словом

Молчаливая встреча – это инновационный формат встречи, который использует большую часть отведенного времени встречи для распространения информации и поощрения глубокого мышления и размышлений для продвижения творческих идей

Молчаливые собрания довольно изменчивы, в зависимости от конкретных обстоятельств или индивидуальных потребностей. Некоторые предпочитают проводить все время в полной тишине, используя для комментариев такие цифровые инструменты, как Slack или Google Workspace

Ведущие технологические компании, такие как Amazon и Twitter, используют силу тишины на своих совещаниях для повышения производительности, а Джефф Безос заявил, что “это, вероятно, самая умная вещь, которую мы когда-либо делали И есть исследования, подтверждающие, что молчаливые мозговые штурмы более продуктивны, чем их аналоги

Итак, как вы можете внедрить молчаливые совещания в своей организации?

Лучшие практики проведения молчаливых собраний в вашей организации

Как мы уже говорили выше, молчаливые совещания могут принимать различные формы в зависимости от ваших целей. Однако мы стремимся предоставить вам прочную основу, которая, по крайней мере, позволит вам создать свою или, в лучшем случае, удовлетворит большинство ваших потребностей

Учитывая это, вот несколько советов с использованием некоторых цифровых инструментов для расширения возможностей ваших встреч:

1. Заранее подготовьте и огласите повестку дня

Уделить время оценке целей встречи крайне важно, поскольку это позволяет определить, стоит ли вообще ее проводить. Если да, то можно приступать к изложению тем, которые вы хотите обсудить. Подготовка повестки дня собрания и ознакомление с ней вашей команды заранее дает им время лучше подготовиться

Вы можете поделиться своей повесткой дня по электронной почте или использовать инструмент для ведения заметок, например Evernote, для большей доступности. Войдя в свой аккаунт, вы можете выбрать шаблон собрания и просто заполнить все поля информацией, например, о целях собрания, отведенном времени, дате, назначенном координаторе и конспектирующем и т.д., и нажать кнопку ‘поделиться’. Вы также можете улучшить ведение записей в Evernote, воспользовавшись его новой домашней панелью

Скачать: Evernote для Android | iOS (бесплатно, есть премиум-версия)

2. Создайте “Таблицу чтения

Молчаливые встречи уникальны и продуктивны, поскольку требуют создания и использования “Таблиц чтения , включающих все документы и информацию, которые понадобятся участникам

Вместо того чтобы полагаться на предварительное чтение, участники могут использовать первую часть встречи для тщательного изучения всеобъемлющего документа. После определенного периода команда может начать разговор через комментарии к Table Read

Вы можете использовать ONLYOFFICE для создания таблиц чтения и позволить вашим командам задавать вопросы или вносить свой вклад через комментарии. Этот инструмент позволит вам эффективно создавать, редактировать или сотрудничать с документами в одном рабочем пространстве на разных платформах

Этот метод предоставляет всем членам вашей команды (включая интровертов) равные возможности внести свой вклад. Программное обеспечение автоматически сохраняет всю информацию, включая комментарии и идеи, в облаке, что делает ее легко доступной. Оно также идеально подходит для удаленных команд

Скачать: ONLYOFFICE для Android | iOS (бесплатно, доступна премиум-версия)

3. Используйте FigJam для мозгового штурма

Многие организации знают, что некоторые из их инновационных идей приходят во время мозговых штурмов, и именно поэтому они так необходимы. Однако всегда есть место для улучшения, и вы можете сделать это, немного помолчав

Одно из главных преимуществ молчаливого мозгового штурма заключается в том, что он дает возможность командам разработать множество идей. Участники проводят определенное время, размышляя над темой в тишине и записывая свои идеи на листочках. Молчаливый мозговой штурм также помогает избежать предвзятого отношения к якорю, поскольку все идеи занимают равное положение на доске

Похожие статьи: Лучшие техники мозгового штурма для поиска продуктивных идей

Кроме того, команды могут использовать онлайн-доску, например FigJam, для совместного поиска идей, мозгового штурма и общения. Этот инструмент прост в использовании и имеет множество функций, которые помогут повысить вовлеченность, сотрудничество и продуктивность во время мозговых штурмов

Попробуйте ‘тихие совещания’ для повышения продуктивности ваших совещаний

Не торопясь оценить цели собрания, вы можете решить, стоит ли его организовывать или нет. Но если вы решили собрать группу людей одновременно, подумайте об использовании молчаливых совещаний и вышеперечисленных инструментов для оптимального сотрудничества и продуктивности