Если вы должны использовать электронную почту для разговоров, по крайней мере, делайте это правильно! Мы покажем вам правильный формат электронной почты. Чтобы сохранить организованность потока сообщений электронной почты, отвечайте в строке
Image Credit: sangoiri/Depositphotos.
Когда мы разумно используем свое время, мы тратим его меньше на бесполезные вещи, такие как бездумное пролистывание почтовых ящиков. Предлагаемое нами решение: встроенный ответ, но не просто встроенный ответ в целом
Что означает “ответить в строке , когда это действительно сделано правильно? Последовательный ответ – это практика ответа на сообщение в основном тексте письма, а не написание собственного письма с нуля
Inline reply – это нормальная вещь, которую большинство из нас уже делает время от времени— на самом деле, мы бы утверждали, что это то, что должно использоваться гораздо чаще. У нас есть несколько правил, которые вы можете запомнить, чтобы поддерживать потоки писем с инлайн-ответами всегда организованными и легко выполнимыми
Входящая электронная почта: Означает, что мы отвечаем на электронные письма неправильно каждый день
Противоположностью строчного ответа является то, что называется “top posting — это когда вы нажимаете ответить на письмо и просто начинаете печатать в верхней части текстового поля
Именно так сегодня составляется большинство сообщений электронной почты. Если вы не имеете дело только с очень простыми разговорами по электронной почте, то верхнее размещение сообщений может вызвать всевозможные проблемы
Прежде всего, при размещении верхнего сообщения возвращение к исходному письму становится очень хлопотным. В итоге вы просматриваете письмо за письмом, чтобы найти то, что ищете. Затем вам приходится прокручивать вниз исходное письмо, которое вы составляли, чтобы перефразировать то, что вы только что нашли, вырывая из контекста и часто упуская важные моменты
Иногда получатель может ответить на ваше письмо в совершенно новом письме. Теперь ваш разговор происходит в двух или более отдельных потоках, и всего этого можно было бы избежать с помощью встроенного ответа по электронной почте
Если вы участвуете в групповой беседе, ситуация может стать еще более запутанной. Следить за тем, кто, когда и на что отвечает, становится практически невыполнимой задачей
Похожие: Как отправить электронное письмо
Inline Replying – это решение
Вместо того чтобы писать сообщения сверху, мы должны отвечать в строке— то есть внутри тела исходного сообщения электронной почты
В Outlook и Apple Mail вы можете увидеть исходное сообщение, как только нажмете кнопку ‘Ответить’. В Gmail достаточно нажать три точки в нижней части экрана составления сообщения, чтобы отобразить весь разговор. Чтобы убрать вертикальную линию кавычек из ответа в Gmail, выделите все письмо и нажмите кнопку Уменьшить отступ
При последовательном ответе вам больше никогда не придется пролистывать сообщение за сообщением. Исходное сообщение электронной почты включено и доступно для поиска рядом с последним сообщением, полученным в этом разговоре
Кроме того, вам не придется тратить время на перефразирование чужих сообщений или копирование фрагментов писем, чтобы вписать в контекст свой встроенный ответ. Благодаря встроенным ответам каждый может в любой момент обратиться к ним
Как правильно отвечать на электронное письмо с помощью встроенных ответов
Когда большинство людей отвечают в строке, они просто пишут свои строчные ответы рядом с текстом, на который они хотят ответить, выделяя этот текст жирным или красным цветом
Это далеко не идеальный вариант. Если кто-то откроет письмо в виде обычного текста, он не сможет увидеть это форматирование. И как только вы пригласите в тему еще пару человек, все может быстро запутаться
Вот несколько советов и хитростей, которые помогут свести путаницу к минимуму
1. Не полагайтесь на форматирование
Как уже упоминалось ранее, получатель не всегда может видеть форматирование, которое вы включаете в письмо (например, он может предпочесть обычный текст). Если кто-то страдает дальтонизмом, ему может быть трудно следить за потоками, содержащими несколько цветов
Используйте форматирование, чтобы ответы было легче найти при сканировании письма, но не как единственное средство самоидентификации. Следующий пункт – гораздо более надежный подход
2. Предваряйте ответы своим именем
Вместо того чтобы полагаться на форматирование, возьмите за привычку предварять все свои ответы своим именем и, если вам нужно быть особенно организованным, датой. Попросите всех получателей делать то же самое
В настоящее время в Gmail или в веб-приложении Outlook у вас нет другого выбора, кроме как вводить свое имя вручную. Однако если вы используете Outlook Desktop, есть функция, которая автоматически добавляет в ответы ваше имя
Для этого перейдите в меню Файл > Параметры > Почта. Затем перейдите в раздел Replies & Forward , установите флажок Preface comments with и введите свое имя. Когда вы отвечаете в теле письма, ваше имя будет автоматически отображаться в скобках
Похожие: Сэкономьте время и усилия с помощью этих профессиональных советов по электронной почте
3. Используйте разрывы строк, пожалуйста
Когда вы оставляете ответ в строке, он должен располагаться на новой строке, а не вставляться в середине предложения или в конце абзаца
Так другим людям будет проще отвечать на ваши комментарии и сканировать беседу
4. Отступы в многоуровневых ответах
Когда в одном письме рассматривается несколько вопросов, в одном сообщении возникает несколько потоков
Чтобы сохранить их организованность, следует делать отступы в ответах по темам, чтобы было понятно, какие комментарии относятся к каждому пункту. Я лично считаю, что использование угловых скобок ( > ) является наиболее интуитивно понятным символом, так как пулевые точки не всегда отображаются в электронных письмах в виде обычного текста
5. Последнее средство: Используйте другой инструмент
Последовательная отправка ответов – лучший способ поддерживать движение проектов вперед. Это также помогает всем оставаться на одной странице, не тратя время на изучение истории разговора. Тем не менее, некоторые считают это решение чрезмерно сложным, ненужным и трудновыполнимым
Такие коммуникационные инструменты, как Slack, Yammer и Huddle, могут помочь вашей команде облегчить боль от электронного общения. Все три являются отличной альтернативой электронной почте или дополнительным решением, если ваша команда испытывает трудности
Похожие: Советы по написанию мощной темы письма
Распространяйте информацию
Эти простые правила для встроенных ответов помогут вам гораздо легче переписываться каждый раз, когда вам и вашему коллеге есть что обсудить по электронной почте
Кто знает? Возможно, именно вы станете тем человеком, который переведет их на этот способ работы. На самом деле нет никаких недостатков; разница становится очевидной в кратчайшие сроки
Комментировать