Иногда кажется невозможным распечатать документы именно так, как вам нужно? Мы можем помочь! Мы покажем вам все возможности печати и поможем выбрать правильные настройки для идеальной печати документов
Многие думают, что распечатать документ – это просто нажать на маленький значок принтера в строке меню Word или Excel, и все должно распечататься идеально. К сожалению, это не совсем так. Иногда может показаться, что распечатать документ так, как вам нужно, просто невозможно
При печати документов необходимо учитывать, как поля влияют на форматирование, каковы последствия односторонней или двусторонней печати, что лучше – альбомная или книжная печать, и многое другое
В этой статье я помогу вам разобраться во всех возможностях печати и выбрать правильные настройки, чтобы каждый напечатанный документ получился абсолютно идеальным
Как форматирование печати может помочь вам
Вместо того чтобы автоматически нажимать на значок быстрой печати и надеяться на лучшее, потратьте несколько минут на то, чтобы подумать, какой документ вы печатаете. От того, как вы ответите на эти вопросы, будет зависеть тип параметров, которые необходимо настроить перед печатью – это поможет вам сэкономить бумагу, чернила и время
Ниже приведены несколько кратких соображений, которые следует принять во внимание перед печатью любого документа
.
Вы можете использовать очень простые печатные ‘хаки’, чтобы объединить текст на меньшем количестве страниц, если вы сталкиваетесь с ограничениями по количеству страниц или правилами двойного интервала. Вы также можете уменьшить количество печатаемых страниц, чтобы сэкономить бумагу и чернила или избежать платы за печать
Сделайте графику красивой
При печати диаграмм, графиков или таблиц, наполненных информацией, формат страницы, на которой печатается эта информация, может иметь огромное значение для презентации. Гистограмма, уменьшенная до размеров верхней половины страницы с портретной печатью, производит гораздо меньшее впечатление, чем диаграмма, растянутая на весь лист бумаги с альбомной печатью
Как же это сделать? Простой способ – выбрать печать всего документа в альбомной ориентации
Далее в этой статье большинство настроек будут находиться под опцией Печать в главном навигационном меню
В этой области Word вы можете увидеть образец изображения, на которое будет похожа ваша распечатка. Здесь же спрятано большинство настроек и параметров, о которых я расскажу в этой статье
Чуть левее вы можете видеть, что формат печати по умолчанию Портретная ориентация. После того как вы измените этот параметр на Landscape Orientation , вернитесь в режим редактирования и растяните диаграмму на всю страницу. Сделав это, вы увидите, насколько большим может быть влияние диаграммы при печати с альбомным форматированием
Это действительно здорово, но недостаток в том, что большинство людей не хотят, чтобы текстовая часть их документов печаталась в альбомном формате. Абзацы растягиваются на всю страницу, делая документ менее читабельным
Наиболее профессиональные люди делают так: меняют формат в зависимости от страницы. Например, на первых двух страницах документа может быть только текст, маркированные списки и т.п., отформатированные в книжной ориентации, а на третьей странице – диаграмма, распечатанная в альбомной ориентации
Возможно ли это? Конечно, возможно, и это несложно
- Поместите курсор в самое начало раздела, который вы хотите иметь в портретной ориентации. Зайдите в настройки Печать и убедитесь, что документ настроен на печать в Портретной ориентации.
- Прокрутите страницу вниз до страницы с первой графикой и щелкните на ней так, чтобы курсор находился непосредственно перед графикой на этой странице.
- Вернитесь в настройки Печать , нажмите на опцию Поля , а затем прокрутите вниз, чтобы выбрать Пользовательские поля. в нижней части списка.
- Выберите Landscape Orientation.
- Прокрутите страницу вниз и измените параметр Apply to: на This point forward.
- Теперь вы заметите, что новое альбомное форматирование начинается только на той странице, где находится ваша графика. После этого прокрутите вниз до следующей страницы, где начинается текст, и повторите вышеописанную процедуру, вернув форматирование в портретное положение.
.
После этого ваш документ будет идеально отформатирован как для текста, так и для графики
Сделайте текст красивым
Добиться того, чтобы текстовые документы выглядели идеально, иногда бывает довольно сложно. Возьмем, к примеру, ситуацию, когда вы закончили писать научную работу, а на последней странице осталась одна затянувшаяся строчка
Раздражает, верно?
Настройка полей страницы
Ответ на вопрос, как сделать так, чтобы такие документы выглядели правильно, лежит в области полей. Вы можете легко изменить поля в области настроек печати, чтобы ваш документ выглядел идеально
Возможно, выбор одного из этих предварительно выбранных форматов может помочь. Возможно, вам поможет обрезка по четверти дюйма слева и справа. Может быть, вам придется сократить все четыре поля до половины дюйма. Поиграйте и посмотрите, что нужно сделать, чтобы последняя строка вписалась в последнюю страницу
Кстати, если ни одна из этих существующих настроек полей вам не подходит, вы всегда можете нажать Custom Margins и ввести свои собственные настройки полей
Возможно, потребуется несколько дополнительных минут, чтобы подправить поля, чтобы последняя страница выглядела идеально, но когда вы хотите произвести впечатление на людей профессионализмом вашего документа, эти несколько минут будут потрачены с пользой
Печать скрытого текста
Если вы работаете над несколькими версиями документа – может быть, вы студент, работающий в группе и обменивающийся правками, или журналист, представляющий свою работу редактору – часто возникает необходимость распечатать скрытый текст для форматирования, чтобы такие вещи, как разрывы абзацев, отступы и другие важные элементы форматирования были очевидны
Эта функция включается щелчком по значку символ абзаца в меню Главная
Эти символы не распечатываются автоматически, поэтому, если вам нужно, чтобы люди видели эту специальную разметку, вам нужно включить эту функцию. Для этого войдите в меню Файл , выберите Печать , а в разделе Настройки нажмите на выпадающий список Печать всех страниц. В нижней части этого списка вы увидите опцию включения или отключения разметки печати
Кстати, пока вы находитесь в этом меню, не забудьте проверить все другие возможности печати, помимо печати самого документа
Печать Document Info сама по себе является мощной функцией. Это позволяет распечатать важную информацию о документе, например, место его сохранения на компьютере и количество слов или символов в документе
Если вам нравится отслеживать подобную информацию вместе с печатными документами, вы можете распечатать ее и сохранить вместе с печатным документом. Это может очень помочь, если вы захотите внести изменения в документ и не сможете вспомнить, где на вашем компьютере вы его сохранили. Если вы распечатали это, у вас есть точный путь к сохраненной электронной копии
Печать выбранных страниц
Иногда, когда кто-то присылает вам массивный документ с сотней страниц (возможно, руководство или справочный документ), вам действительно нужно распечатать только одну или две страницы из этого документа
Да, есть люди, которые распечатывают весь документ только для того, чтобы использовать одну или две страницы. Я не буду говорить вам, что я думаю об этих людях
Однако я уверен, что вы из тех людей, которые предпочитают экономить бумагу, верно? Это настолько просто, что не делать этого должно быть преступлением. В том же меню Печать , в котором мы работали на протяжении всей этой статьи, вы заметите поле Страницы:
Да, это поле предназначено для ввода диапазона страниц, которые вы хотите напечатать, например ‘1-10’ для первых десяти страниц документа. Но знаете ли вы, что можно ввести ‘1-1’ или ‘1’ для печати только первой страницы, или ‘1, 20’ для печати только двух страниц, т.е.первую и двадцатую страницы? Можно даже печатать определенные разделы документа. Например, чтобы напечатать раздел 3 на странице 5, введите ‘p5s3’. Чтобы добавить больше диапазонов, страниц или разделов, просто перечислите их по порядку и отделите каждый запятой. Чтобы получить напоминание об этих параметрах, наведите указатель мыши на поле Страницы: , чтобы получить всплывающую подсказку
Вот как это делается. Так что идите и спасайте деревья
Печатайте умнее
Слишком мало людей задумываются о выборе печати. Кажется, что так просто нажать кнопку принтера в меню и забыть об этом, но выбор, который вы делаете при печати, может сделать разницу между неряшливым документом и профессионально выглядящим. Это также поможет вам сократить расход бумаги и чернил, что со временем сэкономит вам много денег
А вы когда-нибудь изменяли настройки печати, чтобы сократить количество отходов или улучшить формат конечного отпечатка? Поделитесь своими советами в разделе комментариев ниже!
Кредиты на изображения: GrashAlex через Shutterstock, donut8449 через Shutterstock
Комментировать