Как работать из дома и быть продуктивным с помощью совместных онлайн-инструментов
Продуктивность

Как работать из дома и быть продуктивным с помощью совместных онлайн-инструментов

Хотели бы вы отказаться от поездок на работу и работать из дома? У удаленной работы есть и свои минусы. Мы покажем вам, как использовать возможности Интернета, чтобы оставаться продуктивным во время удаленной работы

Во времена до появления Интернета (они же ‘темные века’) люди приходили в офис и оставались там до тех пор, пока их работодатель (в дальнейшем известный как Большой Босс) не освобождал их от цепей рабства

Сегодня Интернет позволяет нам смеяться и смешить друг друга, у каждого из нас есть 3 000 друзей на Facebook, и нам не нужно ни с кем разговаривать, если мы этого не хотим. Люди также отказываются от ужасных поездок в офис и предпочитают работать из своего домашнего офиса в штанах Спайдермена. Это смелый новый мир

Но для того чтобы быть продуктивным удаленным работником и хорошо сотрудничать с клиентами, какие инструменты вам нужны, кроме веб-камеры, смекалки, неотразимого обаяния и DSL-соединения? Это специальное расследование Марка О’Нила из ПК

Встреча с командой

Работа из дома имеет свои преимущества, главное из которых заключается в том, что вам не нужно ни с кем разговаривать. Но время от времени Большой Босс или коллега требуют разговора. Виртуальная встреча по веб-камере – это вариант, и вы можете выбрать одно из нескольких приложений

Skype – это золотой стандарт для видеочатов. Он произвел революцию в онлайн-чатах, когда был выпущен в 2003 году, и быстро превратился в надежный сервис. И хотите верьте, хотите нет, но с тех пор, как Skype перешел под контроль Microsoft, сервис стал намного лучше

Если вы ищете альтернативу групповому чату, есть Google Hangouts, который поддерживает не только групповой чат, но даже дурацкие спецэффекты.Join.me и Where.by также являются двумя хорошими альтернативами на базе Интернета. Мне особенно нравится последний

Оставайтесь на связи

Если ваша команда или партнеры по сотрудничеству разбросаны по всей стране или даже за ее пределами, то проведение очных конференций, очевидно, невозможно. Как же воссоздать атмосферу кулера или конференц-зала в Интернете, чтобы почувствовать, что вы и ваши коллеги собрались в одном месте, готовы к общению и обсуждению дел?

Если говорить о чисто текстовых чатах, то в настоящее время трудно превзойти Slack. Она утверждает, что ее используют десятки тысяч команд, включая Лабораторию реактивного движения НАСА, которая среди множества своих миссий отправила на Марс робота Curiosity Rover. О, и ПК. Давайте не будем забывать о нас

Регистрация и использование бесплатны, хотя бесплатная версия имеет некоторые ограничения. Но этого более чем достаточно для эффективного использования, если вы являетесь частью удаленной команды, и вам необходимо оставаться на связи друг с другом. Например, сотрудники ПК используют Slack для координации предстоящих статей и для общей переписки. Мы также используем его для получения рабочих заданий от редакторов

Если вы не против платить за некоторые дополнительные функции, платные тарифные планы начинаются от $6,67 в месяц (если оплата производится ежегодно, $8 в месяц, если нет). Это дает вам такие возможности, как пересылка электронной почты в Slack и использование Google Apps for Domains для входа в систему

Еще один вариант для командного общения – Campfire, у которого есть свои многочисленные поклонники. Но бесплатной версии нет – тарифные планы начинаются от 12 долларов в месяц

Составьте расписание писем

Еще одна важная часть работы с клиентами – это получение их писем и ответы на них. Но чем больше писем вы получаете, тем сложнее за ними уследить. И многие согласятся, что ключ к ‘дзен’ электронной почты – это Inbox Zero

Как же добиться нулевого уровня входящих сообщений? Решив, когда задачи в электронных письмах должны быть выполнены, и затем отложить эти письма, чтобы они вернулись непосредственно перед датой откладывания. У Boomerang есть ограниченный бесплатный план и неограниченный платный план, но если вам нужно бесплатное решение для управления электронной почтой и отношениями с клиентами, то Streak – еще один очень рекомендуемый инструмент

Как только вы поставите дату на электронном письме, Boomerang или Streak удалит его из папки ‘Входящие’, поместит в специальную папку и вернет его обратно в папку ‘Входящие’ в указанную вами дату. Рассматривайте эту программу как виртуального помощника

Еще один способ взглянуть на планирование электронной почты – учесть потребности ваших коллег или клиентов. Некоторые электронные письма лучше всего отправлять в понедельник, а другие лучше всего получать во второй половине дня. Немного стратегии – и вы сможете попасть в верхнюю часть почтового ящика в нужное время

Сотрудничайте над документами

Если вы находитесь в офисе и работаете над документом, легко получить обратную связь от вашего начальника или коллеги. Они могут просто заглянуть вам через плечо и прочитать вашу работу. Но как это сделать в Интернете? Вот тут-то и возникают сложности

Постоянные переписывания с придирчивым клиентом означали, что несколько копий одного и того же документа разлетались по всему дому. Однажды моя клиентка решила, что мой предпоследний черновик – это готовый продукт, и сразу же опубликовала его. Почему? Потому что она упустила из виду мой последний черновик, который лежал в ее почтовом ящике

Google Docs устраняет возможность такого развития событий. Все черновики и правки делаются в одном и том же документе, и неограниченное количество людей могут войти в него, чтобы внести свой вклад. Можно делать комментарии и отвечать на них, и все сохраняется на Google Диске. Проще говоря, Google Docs облегчает мою работу в сотни раз

Еще один вариант – Office Online от Microsoft. Все документы синхронизируются с OneDrive. Но мы с Office Online так и не нашли общий язык. Наше первое свидание было немного неудачным, и когда она сказала мне, что меняет свое имя со SkyDrive на OneDrive, я понял намек и ушел

Получайте деньги, не выбивая чек

Как только вы завершили свой опус, пришло время получить деньги. И несмотря на множество претендентов на корону, королем онлайн-платежей по-прежнему остается PayPal (хотя они и облапошивают вас, когда дело доходит до обменных курсов)

Если вы работаете в основном или только с иностранными клиентами, бизнес-счет в PayPal просто необходим. Он излучает профессионализм, и вы быстрее получите свои деньги. Вы можете настраивать свои счета, просматривать историю транзакций с помощью фильтров и создавать персонализированные страницы оплаты

Еще один вариант онлайн-платежей – Stripe, который позволяет принимать платежи по кредитным картам, получая номер карты и выставляя счет клиенту непосредственно на его карту. В настоящее время я тестирую этот вариант; следите за новостями для подробного освещения

Планируйте обновления в социальных сетях

Если вы работаете на дому, то, скорее всего, вы используете социальные сети для продвижения себя на рынке и поиска новых клиентов. Говорите что хотите о Facebook и Twitter, но когда дело доходит до маркетинга и продвижения, их трудно превзойти

Но самый быстрый способ надоесть своим подписчикам в социальных сетях – выпустить сразу несколько обновлений. Это приведет к тому, что не все они будут прочитаны, и вы также получите больше, чем несколько откликов

Решением является Buffer, который распределяет обновления статуса по времени и публикует их в соответствии с заданным расписанием. Например, вы можете отправлять обновления статуса ночью, когда вы спите в постели. Существует бесплатный план и (на мой взгляд) очень дорогой платный план. Бесплатный план подходит большинству людей

Хранение и синхронизация данных с облачными сервисами

Наконец, нельзя обойти вниманием самый очевидный из всех – облачные сервисы. Для тех, у кого несколько гаджетов, переезжающих с места на место (например, из спальни на диван в гостиной), синхронизация всех ваших файлов на разных устройствах просто необходима

Главный игрок на рынке облачных хранилищ – это, конечно, Dropbox, но они страдают от ужасной болезни под названием ‘chargealotofcashitis’. Если бы только они снизили цены, я бы накинулся на них, как собака на жару. По этой причине я обратился к их заклятому врагу – Google Drive, который стоит совсем недорого и предлагает отличные инструменты для управления файлами. Вот это мне нравится

Пенелопа! Держи все мои звонки! Baywatch начинается!

Интернет позволил всем нам стать предпринимателями и смахнуть пыль с кухонного стола ради ноутбука. Мы больше не привязаны к Большому Боссу с 9 утра до 5 вечера. Теперь мы можем лежать в постели, смотреть ‘Судью Джуди’, поедая вчерашнюю пиццу, начинать работу в обед и заканчивать ее к коктейлям в ‘Счастливый час’

Сообщите нам в комментариях, какие инструменты вы используете, чтобы вовремя попасть в бар!

Image Credits: работа дома by StockLite via Shutterstock, www.BillionPhotos.com and Protected Cloud Storage via Shutterstock.com

Об авторе

Алексей Белоусов

Привет, меня зовут Филипп. Я фрилансер энтузиаст . В свободное время занимаюсь переводом статей и пишу о потребительских технологиях для широкого круга изданий , не переставая питать большую страсть ко всему мобильному =)

Комментировать

Оставить комментарий