Люди забывчивы. Не принимайте это на свой счет, но не забывайте! Это важный шаг в поиске работы, управлении командой или получении ответов. Хорошо выполненные последующие действия могут повысить ваш успех
Выполнять последующие действия трудно. Кажется, что это простое и легкое занятие, но есть множество вещей, которые усложняют его. Это требует времени. Вы должны помнить, что нужно это делать. Вы не хотите показаться назойливым. Ответ кажется маловероятным
Но продолжение разговора имеет ключевое значение во многих ситуациях. От продолжения собеседования до напоминания человеку о том, что вы просили его о наставничестве, хорошо выполненные последующие действия могут дать большой толчок вашему успеху
Почему последующие действия важны
Короче говоря, потому что люди забывают. Они прочитают ваше письмо и забудут ответить на него. Или забудут, что обещали перезвонить вам. Они могут забыть, что собирались встретиться с вами за чашечкой кофе. Учитывая, что серьезная информационная перегрузка становится все более распространенным явлением, это неудивительно
В течение каждого дня люди сталкиваются со слишком большим количеством раздражителей, и даже при наличии отличной системы управления задачами они обязательно что-то забывают. И некоторые из этих вещей, вероятно, будут вашими электронными письмами и звонками. Это просто жизнь
Но это не значит, что вы должны смириться с этим. Последующие действия по электронной почте, звонки, обсуждения, связи и действия выделяют вас из сотен других людей, борющихся за внимание. Например, Стели Эфти, прежде чем добиться встречи с инвестором, переписывался с ним 48 раз. Это работает
По крайней мере, на многие последующие запросы вы получите ответ ‘Нет’, что лучше, чем вообще никакого ответа, потому что вы можете перенести свои усилия в другое место
Независимо от того, пытаетесь ли вы получить работу, спросить совета, предложить услуги фрилансера, наладить отношения или просто получить ответ на вопрос, последующие действия крайне важны. И если вы станете лучше разбираться в этом, то не только облегчите себе жизнь, но и повысите процент успешных коммуникаций
Вот пять вещей, которые вы можете сделать, чтобы лучше выполнять последующие действия
1. Возьмите на себя обязательство выполнять последующие действия
Это, возможно, самая важная вещь, которую вы можете сделать для улучшения своих навыков последующих действий. Вы должны понять, что если вы не получите ответа от кого-то, вы будете его выполнять. Если ставки крайне низки и вас не очень волнует ответ, вы можете его пропустить. Но большинство ваших коммуникаций потребуют последующих действий
Знать это заранее – ключевой момент. Вам не придется обсуждать, отправлять или не отправлять повторное сообщение, потому что вы уже будете твердо намерены это сделать
2. Установите систему
Систематизация последующих действий окажет вам огромную помощь. Забывают не только другие люди, но и вы. Это означает, что если у вас нет системы с хорошими напоминаниями, вы забудете о последующих действиях и вернетесь к тому, с чего начали
Есть много способов, как это сделать. Самый простой – с помощью электронной таблицы. Вот пример электронной таблицы последующих действий по электронной почте:
Каждая строка содержит дату, когда я отправил кому-то письмо, кто он, его адрес электронной почты и запланированные последующие действия. Если я отправил последующее письмо, я выделил ячейку зеленым цветом. Если на последующее письмо был получен ответ, ячейка выделяется фиолетовым цветом
Это всего лишь пример. Вы можете использовать самые разные организационные методы для своей электронной таблицы. Или укажите способ контакта, чтобы можно было отслеживать последующие звонки по электронной почте (или наоборот). Вы можете указать время суток, чтобы варьировать время контакта
Существует множество других способов создания системы. Вы можете создать список Wunderlist, который будет напоминать вам о том, когда вам нужно сделать последующие действия. Можно использовать Evernote для отслеживания контактов
Если у вас iPhone, вы можете использовать классный трюк для напоминаний о звонках: попросите Siri напомнить вам позвонить кому-то, кто уже есть в вашем списке контактов, и вы сможете позвонить прямо с экрана блокировки. Приложение Call Reminder для Android No Longer Available обеспечивает аналогичную функциональность
Существует множество приложений и расширений для электронной почты, которые помогут вам, если вам нужно следить за сообщениями.Airmail, мое любимое почтовое приложение для macOS, позволяет устанавливать напоминания, если никто не отвечает на ваше письмо. Просто выберите дату при отправке исходящего сообщения
Boomerang – это популярное расширение Gmail, которое может возвращать письма в папку входящих сообщений и даже позволяет планировать автоматические последующие действия.Rebump и LeadCooker – два других расширения Gmail, которые предоставляют аналогичную функциональность
Со всеми этими возможностями вы обязательно найдете (или создадите) что-то, что подойдет именно вам. Просто убедитесь, что у вас есть что-то, что будет работать. Пытаться запомнить все это просто не получится
3. Выберите правильные даты и время
Это зависит от вашей отрасли, целей, людей, с которыми вы общаетесь, и других факторов. Но если у вас есть представление о том, когда вы должны предпринять последующие действия, это может повысить эффективность ваших усилий
В ответ на письмо с предложением о фрилансе или о работе с блогерами лучше всего отправить письмо на следующий день, чтобы не забыть о нем. Некоторые рекомендуют отправлять письмо на следующий день, затем через два дня, затем через каждые пять дней, пока не будет получен ответ
Возможно, вы не захотите звонить так часто, но это может зависеть от того, зачем вы звоните. Подождать до недели после собеседования, вероятно, хорошая идея. Но вы можете звонить каждые несколько дней после этого, если вам не ответили
Разные компании обнаружили разные вещи, когда исследовали лучшее время для отправки электронной почты. Обычно это касается информационных бюллетеней компании, но 10:00 утра кажется хорошим временем, как и поздний вечер. Когда вы следите за электронной почтой, хорошая идея – попробовать отправить письмо в другое время. Возможно, вы просто отправили первое сообщение в то время, когда получатель вряд ли будет открывать новые сообщения
Когда вы звоните, нужно учитывать еще несколько моментов. Например, если вы звоните кому-то на рабочий номер, то лучше звонить в течение рабочего дня. И, вероятно, не во время обеда. Также следует учитывать их часовой пояс
В конце концов, лучше всего поэкспериментировать с несколькими различными расписаниями для последующих действий. Мой лучший совет – подумайте, прежде чем начать рассылать электронные письма и звонки. Спросите себя, является ли текущий день и время хорошей идеей. Если да, то действуйте. Если нет, подождите немного. Если вы намеренно подходите к этому вопросу, все будет хорошо
4. Не торопитесь
Важность лаконичного общения невозможно переоценить. Это относится практически к любому виду общения, но особенно важно при последующих действиях. Велика вероятность того, что тот, с кем вы связываетесь, уже знает, кто вы и чего хотите, потому что вы уже говорили ему об этом. Просто попросите ответить
Это может быть просто: ‘Привет, просто хотел узнать у тебя о то, о чем вы пишете. Я знаю, что вы очень заняты, поэтому решил уточнить. С нетерпением жду ответа!’
Вы также можете вставить содержание предыдущего письма под своим сообщением, чтобы напомнить им о том, о чем вы писали вначале
Звонки очень похожи: просто сообщите им, кто вы, что вы звонили ранее, и что вам нужно
‘Чего вы хотите’ также очень важно. Если вы не скажете собеседнику, что бы вы хотели, чтобы он сделал дальше, велика вероятность, что он ничего не сделает.’Я надеялся узнать ваши мысли по поводу этой статьи’, ‘Я бы хотел задать вам несколько вопросов по электронной почте – дайте мне знать, если вы не против’ и ‘Ничего, если я позвоню вам на следующей неделе?’ – все это отличные указания на ваши желания
Если в своих письмах вы склонны к путанице или отвлекаетесь от темы, попробуйте использовать инструмент для написания писем
5. Не отвлекайтесь
Когда у вас возникают проблемы со связью с кем-то, легко попасть в ловушку негативных мыслей. Помните, что – по крайней мере, в большинстве случаев – это не имеет никакого отношения к вам или вашей просьбе. Скорее всего, это связано с тем, что все очень заняты
На самом деле, многие люди оценят тот факт, что вы проследили за ними. Мало у кого есть время, чтобы следить за всеми своими электронными письмами и голосовыми сообщениями, но это не значит, что они не хотят с вами поговорить. В большинстве случаев они просто забыли
Поэтому продолжайте следить за ними. Вам не нужно звонить каждый день или донимать кого-то в Twitter, пока он не ответит. Но продолжайте проверять, пока не получите ответ, даже если это будет ‘Нет’
Как вы следите за развитием событий?
Способы последующих коммуникаций весьма индивидуальны. То, как я сопровождаю свои электронные письма, может сильно отличаться от того, как это делаете вы. Возможно, вы вообще не следите за звонками или отправляете электронные письма только после первых двух звонков. Ваши обстоятельства, отрасль и цели – все это влияет на ваши последующие действия. Мы хотим услышать ваш опыт!
Что вы считаете полезным при последующих действиях? Продолжаете ли вы выходить на связь, пока не получите ответ? Долго ждете, прежде чем отправить сообщение повторно? Поделитесь своими лучшими советами в комментариях ниже!
Image Credit: Gustavo Frazao via Shutterstock.com
Комментировать