Как сделать так, чтобы ваше сообщение электронной почты выделялось в захламленном почтовом ящике

Отправляли ли вы когда-нибудь письмо, которое казалось вам важным, но на него ответили только через много дней или, что еще хуже, забыли о нем? Конечно, иногда это не в вашей власти, но есть вещи, которые вы можете сделать, чтобы повысить вероятность того, что ваше письмо будет открыто, прочитано и на него ответят. Я не могу обещать, что они всегда будут работать, но я могу сказать, что они будут иметь значение, и в целом вы увидите улучшение в общении с вашими контактами по электронной почте

Случалось ли вам отправлять письмо, которое казалось вам важным, но ответ на него приходил через много дней, или, что еще хуже, о нем забывали? Конечно, иногда это не в вашей власти, но есть вещи, которые вы можете сделать, чтобы повысить вероятность того, что ваше письмо будет открыто, прочитано и на него ответят

Самое замечательное в этих ‘хитростях’ то, что они на самом деле не слишком сложны – это просто привычки, которые имеют смысл. Я не могу обещать, что они всегда будут работать, но я могу сказать, что они будут иметь значение, и что в целом вы увидите улучшение в общении с вашими контактами по электронной почте

Выделите свое имя

На самом деле я не слышал об этом методе до недавнего времени и, конечно, не могу приписывать себе эту идею. Я прочитал статью Джоша Грилло на Dirty Marketing Secrets, в которой говорилось о том, как это делается. По сути, вы копируете стрелки (или любой другой объект, который вам нравится) и вставляете их по обе стороны от своего имени. Затем, когда вы отправляете письмо, оно будет выглядеть примерно так:

Для меня это несколько противоречиво, и, возможно, для других тоже. С одной стороны, это определенно работает и не слишком инвазивно. С другой стороны, если есть люди, с которыми вы регулярно общаетесь и которые всегда отвечают на ваши письма, это может быть для них неприятным фактором

Все дело в теме письма

Когда речь идет о том, чтобы перевести ваше письмо из статуса ‘непрочитанное’ в статус ‘прочитанное’, я придаю наибольшее значение теме письма. Существует несколько различных способов ее создания, и многие, если не большинство, можно комбинировать

1. Будьте конкретными и краткими

Расплывчатая тема письма – это хуже всего. Такие темы, как ‘Приветик’ или еще хуже. ‘(без темы)’ – я не знаю, почему она до сих пор существует. Помню, когда я только начинал пользоваться электронной почтой, это было довольно распространенным явлением, но с развитием электронной почты мы тоже – указывайте тему письма, иначе оно, скорее всего, будет удалено (или отфильтровано) еще до того, как его откроют

2. Используйте предложение

Это может быть неестественно, но помещать предложение в тему письма – на самом деле неплохая практика. Наш разум работает в предложениях. Мы общаемся предложениями. Почему бы не начать свое письмо с одного из них? Вместо того чтобы написать в теме письма ‘Вопрос’, напишите ‘У меня есть небольшой вопрос о пустое место ‘. Это придает письму более личный характер и, скорее всего, сделает его более привлекательным для открытия. Отмечу, что выбранное вами предложение должно кратко описывать, о чем ваше письмо. И, очевидно, вам не нужно расплывчатое предложение, иначе оно будет контрпродуктивным

3. Задайте вопрос

Выше мы говорили об использовании предложения – это, по сути, его продолжение. Поэтому вместо того, чтобы сказать: ‘У меня есть небольшой вопрос о пустое место ‘, вы можете сформулировать его в виде точного вопроса, который вас интересует. Например, если речь идет о том, как сделать электронную почту более заметной, вы можете написать ‘Как мне сделать так, чтобы моя электронная почта лучше выделялась?’

Преимущество вопроса в том, что он звучит более убедительно и увлекательно, чем предложение. Конечно, если ваше письмо не о вопросе, то вопрос будет неуместен. Он должен быть уместен и должен быть основным вопросом письма

4. Используйте специфические для пользователя слова

Если вы пишете письмо на тему, которая особенно интересна вашему контакту, поместите это слово в строку темы. Поэтому, если вы пишете кому-то о вопросе, касающемся поисковой оптимизации, и он особенно увлечен или компетентен в этой области (а он должен быть таким, если вы пишете ему об этом), включите ‘SEO’ в тему письма. Примером может быть: ‘Интересуюсь, как улучшить SEO на моем блоге’

5. Используйте скобки и двоеточия для создания ‘подсубъектов’

Я вполне мог просто выдумать это слово ‘подсубъекты’, но для меня оно имеет смысл. По сути, я говорю о создании дополнительных пояснений в строке темы и использовании скобок или двоеточия для отделения их от основной темы. Например, если бы мы продолжали рассматривать тот же пример, вы могли бы сказать: ‘Вопрос: Как сделать так, чтобы мои письма выделялись лучше?’ или ‘ Вопрос Как сделать так, чтобы письма выделялись лучше’

Небольшой урок грамматики: на мой взгляд, двоеточие и скобки похожи, но не служат одной и той же цели. Двоеточие подготавливает читателя или дополнительно объясняет ему, что он собирается прочитать. Скобки, с другой стороны, обозначают то, что мы читаем. Таков мой взгляд на них, и я могу быть не совсем точен, но мне кажется, что это имеет смысл

6. Прописные буквы – хорошо, но используйте их экономно

Иногда необходимо подчеркнуть или привлечь внимание к чему-то, но поскольку это в теме письма, у вас ограниченные возможности форматирования. Обычно это означает, что вам придется прибегнуть к использованию заглавных букв. Это может быть хорошо, но может быть и плохо. Все мы получали письма, в которых тема и сообщение были написаны заглавными буквами – раздражает. Я хочу удалить его прямо тогда, но обычно это кто-то пожилой, и мне было бы неприятно. Но если это кто-то другой, то вам нет оправдания, поэтому не удивляйтесь, если вы не получите быстрого ответа, не говоря уже о том, чтобы вообще ответить. Ниже приведены хорошие и плохие примеры:

• Плохой: ‘МНЕ СРОЧНО НУЖНА ПОМОЩЬ’.
• Хороший: ‘ СРОЧНО Мой аккаунт был взломан – пожалуйста, помогите’.

.

Самым большим недостатком использования заглавных букв является то, что это может показаться ‘спамом’, что, собственно, и является конечным пунктом создания темы письма

7. Не будьте ‘спамными’

Не думаю, что мне нужно давать вам определение того, как выглядит спам в электронной почте – мы все его получаем и все его распознаем. Так почему же некоторые люди впадают в ту же привычку придавать своим письмам спамный вид? Это меня поражает, но вот несколько вещей, которые вы можете делать и не делать, чтобы ваши письма не выглядели так. неинтеллигентно спамерскими

• Ограничьте использование заглавных букв (уже упоминалось).
• Следите за часто фильтруемыми словами типа ‘бесплатно’.
• Не будьте расплывчатыми – укажите причину, по которой вы пишете.
• Уберите ‘RE:’ или ‘FWD:’ из темы письма.
• Почти никогда не используйте восклицательные знаки.
• Делайте все остальное, что я только что упомянул.

Не забывайте о самом сообщении

Хотя можно многое сделать для того, чтобы письмо открыли, подправив тему письма, само сообщение также важно, и им не стоит пренебрегать. Есть много вещей, которые можно сделать, чтобы ваше письмо не было открыто, пропущено и отложено на потом. Иногда я делаю это просто потому, что у меня нет времени отвечать на то, что, как мне сначала показалось, имеет для меня большее значение, чем оказалось на самом деле. В других случаях это происходит потому, что текст письма слишком длинный, плохо отформатирован или запутан и требует дополнительных усилий, чтобы понять, о чем идет речь. Другими словами:

• Не делайте ваше письмо излишне длинным.
• Разбейте его на соответствующие абзацы.
• Будьте основательны и точны.
• Не делайте вступление (или любое письмо) расплывчатым.

Я не хочу сказать, что никогда не нужно отправлять длинные письма. Иногда это необходимо. Но иногда вы думаете, что то, что вы хотите сказать, должно быть объяснено в большем количестве слов, чем необходимо. Поэтому последний пункт – вычитайте свое письмо. В Gmail есть отличная функция, которая позволяет ‘отменить’ письмо в течение определенного времени. Я использовал эту функцию множество раз даже после вычитки. Я нажимаю отправить, еще раз просматриваю письмо, пока оно ‘отправляется’, а затем замечаю что-то, что хочу исправить. Я могу быстро отменить процесс отправки, внести изменения и снова нажать ‘Отправить’. Это довольно приятно

Заключение

Это лишь начальные шаги правильного этикета электронной почты, и вам предстоит узнать гораздо больше.Bloomberg BusinessWeek разместил отличное изображение, указывающее на многие из тех же тем, которые я затронул в этой статье, и наглядно показывающее примеры (что всегда приятно)

Открыли ли вы для себя какие-либо техники, которые доказали свою эффективность? Или, возможно, у вас есть вопрос по тому, чем я поделился? В любом случае, мы будем рады услышать вас в комментариях!