Как создать пользовательский список в Microsoft Excel
Продуктивность

Как создать пользовательский список в Microsoft Excel

Вам приходится заполнять одни и те же наборы данных в своих таблицах Excel? Просто создайте пользовательский список в Excel и используйте автозаполнение

Вам часто приходится заполнять одни и те же наборы данных в таблицах Microsoft Excel? Вы можете легко создать пользовательский список в Excel. А когда он понадобится в следующий раз, позвольте автозаполнению сделать всю работу

Настроив эту функцию Excel, вы сможете быстро заполнить диапазон ячеек собственными элементами списка, например, названиями отделов, клиентами, возрастными диапазонами и любыми другими списками, которые вам могут понадобиться

Давайте рассмотрим, как можно создавать собственные пользовательские списки в Excel и как использовать их с помощью функции автозаполнения

Как создать пользовательский список в Excel

Вы можете использовать функцию пользовательских списков для создания и хранения списков, которые вы часто используете. Эти списки можно использовать в качестве заголовков для столбцов и строк или для заполнения выпадающих списков для более быстрого и точного ввода данных

Создание пользовательского списка в Windows

  1. Перейдите на вкладку Файл.
  2. Выберите Опции слева.
  3. В диалоговом окне Параметры Excel нажмите Дополнительно.
  4. Прокрутите вниз до раздела Общие справа и нажмите Редактировать пользовательские списки.

В поле Пользовательские списки отображаются предопределенные списки дней недели и месяцев года

Создание пользовательского списка на Mac

  1. Нажмите Excel > Preferences в строке меню.
  2. Выберите Пользовательские списки.

Как и в Windows, вы увидите встроенные списки, такие как сокращенные дни недели и месяцы года

Существует три способа создания собственного пользовательского списка в Excel как на Windows, так и на Mac: прямой ввод списка, импорт ячеек рабочего листа или импорт из именованного диапазона ячеек

1. Прямой ввод списка

Первый способ создания собственного пользовательского списка – ввести его непосредственно в диалоговом окне Пользовательские списки. Это самый простой способ, если у вас есть короткий список, не включенный ни в один из рабочих листов вашей рабочей книги

  1. Убедитесь, что в окне Пользовательские списки выбран пункт Новый список.
  2. Введите элементы списка в поле Записи списка , по одному элементу в строке, и нажмите Добавить.

Затем вы увидите, что этот список отображается в поле Пользовательские списки

2. Импорт ячеек из рабочего листа

Второй способ создания пользовательского списка – импортировать его из ячеек одного из рабочих листов. Этот метод упрощает добавление пользовательского списка, который уже есть в ячейках вашей рабочей книги

  1. Нажмите кнопку селектора ячеек в поле Импорт списка из ячеек.
  2. Диалоговое окно Пользовательские списки уменьшится до поля Импорт списка из ячеек. Выберите рабочий лист, содержащий список, который вы хотите импортировать. Затем выделите диапазон ячеек, содержащих элементы списка, и нажмите кнопку в правой части окна Импорт списка из ячеек.
  3. Диалоговое окно Пользовательские списки снова расширяется. Вы можете заметить, что заголовок диалогового окна изменился на Параметры. Однако это все то же диалоговое окно. Нажмите Импорт , чтобы добавить элементы списка из рабочего листа в поле Записи списка.

3. Импорт списка из диапазона именованных ячеек

Третий способ создания пользовательского списка – это импорт списка из именованного диапазона ячеек. Этот метод позволяет легко добавить их в качестве пользовательских списков, доступных в любой новой или существующей рабочей книге

  1. Прежде чем открыть диалоговое окно Пользовательские списки , введите каждый элемент списка в отдельную ячейку либо в один столбец, либо в одну строку электронной таблицы.
  2. Выделите ячейки, введите имя для диапазона выделенных ячеек в поле Name Box и нажмите Enter.
  3. Откройте диалоговое окно Пользовательские списки , введите знак равенства ( = ), а затем имя, которое вы присвоили диапазону ячеек, в поле Импорт списка из ячеек. Например, мы назвали наш диапазон ячеек Бока , поэтому мы ввели =Бока.
  4. Нажмите Импорт.

Примечание: При импорте пользовательского списка из именованного диапазона ячеек на рабочем листе список в диалоговом окне Пользовательские списки не связан с исходным списком на рабочем листе. Поэтому если вы измените список на рабочем листе, пользовательский список не изменится, и наоборот

Как использовать автозаполнение в Excel

Как вы уже видели при создании своих собственных, Excel включает несколько встроенных списков, в том числе и дни недели. Давайте рассмотрим простой пример, чтобы увидеть, как работает автозаполнение

Введите Воскресенье в ячейку а затем наведите курсор на правый нижний угол ячейки, пока он не превратится в знак плюс. Перетащите курсор вправо, и вы увидите, что ячейки заполнятся последующими днями недели. Отпустите курсор, когда закончите заполнять ячейки

Как Excel узнает, что нужно поместить в ячейки? Поскольку дни недели – это предопределенный список, вы можете ввести любой из элементов списка в ячейку и перетащить ее по горизонтали или вертикали, чтобы автоматически заполнить остальные. Если вы перетащите, например, более шести ячеек для дней недели, Excel начнет возвращаться к началу списка

После создания собственного пользовательского списка можно сделать то же самое, чтобы автоматически заполнить соседние ячейки элементами списка

3 примера пользовательских списков Excel

Существует множество вариантов использования пользовательских списков в Excel, и мы не можем охватить их все здесь. Но вот лишь несколько примеров того, как можно использовать пользовательские списки для упрощения и повышения эффективности ввода данных в Excel

  1. Если вы создаете электронные таблицы с данными по отделам вашей компании, вы можете создать пользовательский список, содержащий названия отделов. Например, бухгалтерия, отдел кадров, маркетинг, развитие и техническая поддержка.
  2. Если вы преподаватель, вы можете создать пользовательский список имен всех ваших учеников. Затем легко вставить этот список в строку или столбец для отслеживания такой информации, как оценки или посещаемость.
  3. Если вы отслеживаете инвентаризацию одежды, вам могут понадобиться списки размеров (S, M, L, XL и XXL), фасонов (с вырезом ‘экипаж’, с V-образным вырезом, с имитацией выреза) и цветов (черный, белый, серый, синий, красный). Из этих списков можно быстро создать последовательные выпадающие списки, содержащие эти параметры.

.

Похожие: Как сортировать по дате в Excel

Создание собственных пользовательских списков

Функция пользовательских списков в Microsoft Excel позволяет легко и быстро настраивать электронные таблицы в соответствии с вашими потребностями. После добавления пользовательского списка в Excel он будет доступен во всех новых и существующих электронных таблицах

Чтобы получить дополнительную помощь при работе с вашей следующей новой рабочей книгой, ознакомьтесь с этими параметрами документа Excel, которые необходимо проверить

Image Credit: albertyurolaits/Depositphotos

Об авторе

Алексей Белоусов

Привет, меня зовут Филипп. Я фрилансер энтузиаст . В свободное время занимаюсь переводом статей и пишу о потребительских технологиях для широкого круга изданий , не переставая питать большую страсть ко всему мобильному =)

Комментировать

Оставить комментарий