Как создавать шаблоны встреч в календарях Google и Outlook
Интернет

Как создавать шаблоны встреч в календарях Google и Outlook

Вы регулярно используете календарь Google или Outlook для управления событиями и приглашения людей? Создайте шаблон, чтобы организовать следующую встречу в рекордно короткие сроки

Если вы используете шаблоны для офисных документов, таких как повестки дня, протоколы заседаний и финансовые статьи, то вам наверняка понравятся шаблоны для приглашений на встречи и мероприятия. Проблема в том, что их бывает трудно найти, а в зависимости от используемого календаря, возможно, еще труднее

Для календарей Google и Outlook вы можете создать свои собственные удобные шаблоны за считанные минуты. Они идеально подходят для неповторяющихся встреч, когда вы хотите многократно использовать один и тот же план с незначительными изменениями. Вы можете создать сколько угодно шаблонов для различных типов встреч, а затем использовать их с помощью пары щелчков мыши

Для собраний в Календаре Google

Зайдите в свой Календарь Google в Интернете и авторизуйтесь. Выберите дату и время для создания события, как вы обычно делаете, и откройте страницу с деталями события. Это можно сделать, дважды щелкнув дату и время, чтобы перейти на страницу. Или нажмите один раз, чтобы открыть всплывающее окно, а затем нажмите Редактировать событие

Теперь на странице подробностей события заполните информацию о названии, месте проведения, описании и других разделах по мере необходимости. Заполненные пункты останутся в шаблоне, что очень удобно. Но вы также можете их редактировать. Когда закончите, нажмите Сохранить

После сохранения события в самом низу страницы с деталями вы увидите ссылку Опубликовать событие. Нажмите на эту ссылку и в разделе всплывающего окна с надписью Или скопируйте ссылку сделайте именно это: скопируйте ссылку

Откройте новую вкладку или окно браузера, вставьте ссылку в адресную строку, нажмите клавишу Enter, и вы увидите ваше мероприятие. Когда вы снова откроете шаблон из закладки, вы сможете внести необходимые изменения. Выберите новую дату и время и настройте другие элементы

Когда вы сохраните и отправите приглашение, оно не повлияет на исходное событие. Вы можете использовать его снова и снова в качестве шаблона

Для получения дополнительных советов по использованию Календаря Google ознакомьтесь с этими девятью функциями, которые могут вас удивить

Для событий календаря Outlook.com

Создание шаблона события в календаре Outlook.com немного сложнее. И хотя вы будете использовать его по-другому, он все равно полезен. Войдите в Outlook.com в Интернете и откройте Календарь. Дважды щелкните дату и время, чтобы открыть страницу подробностей события, или щелкните один раз и выберите Подробнее во всплывающем окне

Теперь вы должны находиться на странице подробностей события. В верхней части нажмите кнопку Мои шаблоны , чтобы открыть боковую панель шаблонов. Вы увидите уже имеющиеся в списке шаблоны электронной почты и сможете создать свои собственные. Эти шаблоны удобны для сообщений, но их можно использовать и для событий, что вы и сделаете

Нажмите Шаблон , чтобы создать новый, а затем дайте ему название. Это название не будет отображаться нигде в вашем событии. Но раздел описания будет отображаться, поэтому именно эту информацию вам нужно заполнить. После завершения нажмите Сохранить

Теперь, когда бы вы ни находились на странице подробностей события, вы можете открыть боковую панель Мои шаблоны и нажать на созданный вами шаблон. Обратите внимание, что описание, которое вы заполнили, автоматически появится в описании события. Затем продолжите заполнение остальных сведений о событии

Хотя с помощью этого шаблона можно заполнить только поле описания события, он позволяет сэкономить время при составлении длинных конспектов или планов встреч

А если вы используете приложение Outlook на своем мобильном устройстве, обязательно попробуйте эти замечательные функции

Для собраний в настольном приложении Outlook

Чтобы создать и использовать шаблон в настольном приложении Outlook, вам понадобится вкладка Разработчик на ленте. Если вы не видите ее, вы можете легко добавить ее. Нажмите Файл > Параметры > Настроить ленту. Затем установите флажок напротив Разработчик в столбце Настроить ленту и нажмите OK

Затем перейдите в календарь и дважды щелкните на дате и времени, чтобы открыть окно создания события. При необходимости заполните данные о теме, месте и описании. На ленте окна события щелкните вкладку Разработчик , стрелку Опубликовать , а затем выберите из списка Опубликовать форму как

В последующем всплывающем окне выберите место для сохранения шаблона и заполните поля Отображение и Имя формы. Нажмите Опубликовать. Теперь вы можете сохранить событие, если хотите его сохранить, или закрыть окно события без сохранения, если вы просто использовали его для создания шаблона

Чтобы использовать свой шаблон, откройте календарь Outlook и перейдите на вкладку Разработчик на главной ленте календаря. Перейдите к месту сохранения формы во всплывающем окне, выберите шаблон и нажмите Открыть. Теперь вы можете заполнить детали мероприятия, сохранить его и отправить участникам в обычном режиме

Как и в случае с шаблоном Google Calendar, любые внесенные вами изменения не повлияют на исходное событие

Для получения дополнительных приемов экономии времени для настольного приложения Outlook мы опубликовали список сочетаний клавиш Outlook

Примеры типов встреч и событий

Если вы обычно назначаете повторяющиеся встречи, то шаблон, скорее всего, не нужен, поскольку все детали остаются в запросе. Но если вы регулярно организуете множество различных встреч, шаблоны могут оказаться весьма полезными. Вот лишь некоторые примеры того, когда можно использовать эти удобные инструменты:

  • Командные и статусные совещания.
  • Обсуждения продукта.
  • Совещания по обновлению проекта.
  • Обзоры сотрудников.
  • Собрания благотворительных организаций.
  • Родительские/учительские собрания.
  • Заседания комитета.

Шаблоны просто экономят время

Потратив несколько минут своего времени на создание этих шаблонов, вы сможете сэкономить еще больше времени в дальнейшем. А если вы часто организуете встречи или мероприятия с похожими деталями, почему бы не использовать шаблон? Они не только сэкономят ваше время, но и повысят продуктивность, обеспечат последовательность ваших платформ для встреч и помогут вам запомнить все детали

Если вы используете приложение ‘Календарь’ на Mac и ищете помощи, ознакомьтесь с этими полезными советами

Об авторе

Алексей Белоусов

Привет, меня зовут Филипп. Я фрилансер энтузиаст . В свободное время занимаюсь переводом статей и пишу о потребительских технологиях для широкого круга изданий , не переставая питать большую страсть ко всему мобильному =)

Комментировать

Оставить комментарий