Лучшее приложение для ведения дел: Почему ‘Помни о молоке’ побеждает
Интернет

Лучшее приложение для ведения дел: Почему ‘Помни о молоке’ побеждает

Remember The Milk – одно из лучших приложений для ведения дел на сегодняшний день. Но как оно конкурирует с Wrike, Any.do, Todoist, Microsoft To-Do и Google Tasks?

Вы всегда ищете лучшее приложение для организации своей жизни? После десяти лет тестирования десятков приложений для ведения дел я остановился на том, которое предоставляет больше возможностей и гибкости, чем любое другое

Это приложение – Remember The Milk

Remember The Milk может подойти и вам, если вы ищете что-то лучшее, чем то, чем вы пользуетесь сегодня. Однако, прежде чем прыгать в него с головой, важно знать, являются ли причины, которые мы использовали для этого утверждения теми же причинами, которые важны для вас

Давайте сравним лучшие приложения для ведения дел

В этой статье мы рассмотрим следующие факторы, повышающие эффективность и продуктивность:

  • Простота организации подсписков в рамках основных проектов.
  • Установка дат начала и срока выполнения, а также повторяющихся задач.
  • Приборная панель, которая помогает расставить приоритеты в работе.
  • Интеграция с другими онлайн-приложениями.

Remember The Milk сразится с этими популярными приложениями для выполнения дел:

  • Wrike
  • Any.do.
  • Todoist.
  • Microsoft Todo.
  • Google Задачи.

Google Tasks – это немного шутка, как приложение для ведения дел, но он включен в список просто для сравнения и чтобы показать, как Google Tasks и Microsoft To-Do сильно уступают всем остальным

Простота создания подсписков (организация)

Одной из самых труднодоступных функций почти во всех приложениях для ведения дел, протестированных за последние несколько лет, была организация подпроектов. Почти каждый список дел использует один и тот же линейный путь при структурировании нескольких списков дел

Организация подсписков в Remember The Milk

Сначала кажется, что Remember The Milk не справляется с этой задачей, потому что в нем используется тот же линейный подход: один элемент списка открывает один список. Нет возможности для вложенных списков

Однако это вводит в заблуждение. В Remember The Milk необходимо организовать несколько списков в одной ‘папке’ с помощью тегов

Например, часть моего времени уходит на работу над заданиями, которые мне случайно присылают некоторые клиенты. Я бы хотел организовать эти подсписки в папке ‘Работа с субклиентами’

Для этого нужно создать тег для организации нескольких списков

Затем вы просто помечаете отдельные задачи, чтобы организовать их под основным подзаголовком. Можно даже создать новый тег ‘на лету’, если ни один из существующих не подходит

Теперь давайте посмотрим, как эта функция реализована в других приложениях для ведения дел

Подсписки в Microsoft To-Do

Я собираюсь изложить общую тему, которую вы прочитаете в этой статье: Microsoft To-Do не может этого сделать

Он одномерный, линейный, и это все. Вы создаете отдельные списки, но нет возможности группировать подзадачи в подпроекты

Подсписки в Wrike

Это одна из областей, в которой Wrike является лучшим из всех приложений для ведения дел. Он позволяет создавать папки для группировки проектов на верхнем уровне

Именно так следует составлять списки дел. Кажется смешным, что большинство приложений для работы с делами не предусматривают организацию проектов в папках

Итак, если эта единственная функция является для вас самым большим приоритетом, то Wrike может быть для вас. Однако есть и другие области, в которых Wrike не справляется , поэтому ознакомление с остальными функциями, представленными ниже, послужит вам хорошим подспорьем, прежде чем вы примете решение

Подсписки в Any.do

Из всех существующих приложений для ведения дел Any.do, вероятно, одно из худших, когда дело доходит до организации. Концепция приложения заключается в том, чтобы превратить списки дел из традиционных ‘списков’ в канбан (основанный на карточках)

Каждая главная ‘карточка’ открывает список ваших задач, которые упорядочены по срокам их выполнения. Сегодня, завтра, в ближайшее время и когда-нибудь

Это метод GTD, который работает для многих людей, но он предназначен для человека, у которого есть одна работа или одна роль в жизни, и ему нужно организовать дела под эту роль

Если вы надеетесь организовать множество сфер своей жизни и множество различных проектов, которые служат разным жизненным целям, Any.do не для вас. В Any.do нет возможности организовать подсписки в рамках основных проектов

Подсписки в Todoist

Todoist был моим любимым приложением для ведения дел в течение долгого времени, и эта функция была одной из причин этого. В Todoist вы можете отступать от подпроектов, чтобы сгруппировать их под главными проектами или помечать задачи

Это означает, что вы можете не только создавать подпроекты. Но вы также можете создавать подпроекты по своему усмотрению. Если вы помешаны на организации и любите объединять задачи во многих подпапках, это работает как мечта

Единственный недостаток, который ставит его ниже Remember The Milk, заключается в том, что в отличие от подхода с тегами, этот подход к отступам является ручным и требует много времени. Однако Todoist позволяет маркировать задачи, что ставит его на один уровень с Remember The Milk в плане организации подсписков

Подсписки в Google Задачах

Хотя я уже говорил, что Google Tasks – это шутка как приложение для ведения дел, оно, по крайней мере, позволяет отступать подзадачи под основными задачами. Однако в Google Tasks нет функции размещения подсписков под отдельными проектами

Как вы видите, есть несколько приложений для ведения дел, которые предлагают эту функцию, но те, которые предлагают, являются ручными и сложными в управлении.Wrike делает это лучше всего, буквально давая вам возможность помещать проекты в папки.Remember The Milk вместо этого автоматизирует организацию в подпапки, позволяя вам организовывать элементы с помощью высокоуровневых тегов

Сроки выполнения и повторяющиеся задачи

Одна из основных причин, по которой я перешел на Remember The Milk, заключается в том, насколько хорошо он справляется с планированием и сроками выполнения. Это важнейшая часть дзен-тайм-менеджмента

Одно дело управлять разовыми задачами, которые можно выполнить за один присест, но когда вы управляете несколькими задачами, на выполнение которых уходят дни, одной даты выполнения недостаточно. Вам нужна дата начала

Это поможет вам создать достаточно большие слоты в расписании, чтобы справиться с истинной глубиной задачи

Еще одна функция, которая очень важна для эффективного приложения для ведения дел, – это возможность создавать повторяющиеся задачи

Функция повторяющихся задач в Remember The Milk – самая гибкая из всех, что я видел. Вы можете не только установить сложные шаблоны на каждый день, неделю, месяц или год, но даже настроить задачу на повторное выполнение в тот момент, когда вы ее завершили

Повторяющиеся задачи в Microsoft ToDo

Как бы ни был он прост и лишен большинства функций, Microsoft, по крайней мере, справилась с повторяющимися задачами

В Microsoft To-Do можно настроить задачи на повторение каждый день или несколько раз в неделю, месяц или год. Нет возможности повторения только после завершения задачи

Повторяющиеся задачи в Wrike

Как и большинство функций, Wrike обеспечивает немного большую гибкость, чем большинство других приложений для работы с заданиями. Он не только предлагает стандартные ежедневные, еженедельные, ежемесячные и ежегодные повторения, но и позволяет остановить повторение после определенного количества срабатываний, а также отложить дату начала первого повторения

Как и в большинстве других приложений для выполнения дел, здесь нет возможности повторения сразу после завершения, как в Remember The Milk

Повторяющиеся задачи в Any.do

Хотя организация проектов в Any.do оставляет желать лучшего, он, по крайней мере, правильно выполняет повторяющиеся задачи

Как и в Wrike, в нем есть возможность остановить повторение после заданного количества срабатываний или после определенной даты. Опять же, нет возможности повторить сразу после завершения

Повторяющиеся задачи в Todoist

Todoist был моим любимым приложением для ведения дел в течение нескольких лет, и одной из причин этого было разумное использование простых английских команд для создания повторяющихся задач

Вы можете ввести что-то вроде ‘каждую третью пятницу’, и Todoist будет достаточно умным, чтобы установить следующую дату выполнения на третью пятницу текущего месяца и каждый последующий месяц. Он понимает множество различных вариаций планирования. Я с трудом пытался поставить его в тупик

Единственная проблема, с которой я начал сталкиваться с Todoist, заключается в том, что иногда, когда я завершал задачу, он не всегда правильно переносил ее на следующую правильную дату. В итоге я пропустил несколько сроков из-за этого, и это послужило толчком к поиску нового приложения для выполнения задач

Повторяющиеся задачи недоступны

В Google Tasks вообще нельзя создавать повторяющиеся задачи, что кажется глупым. Однако это еще один продукт Google, который можно было бы улучшить

Приборная панель для определения приоритетов в работе

Для меня главная особенность любого приложения для ведения дел – это возможность с первого взгляда увидеть свой день или неделю и понять, какие приоритеты являются главными. Некоторые приложения для ведения дел делают это великолепно. Другие – с трудом

Давайте сначала рассмотрим Remember The Milk

В Remember the Milk есть несколько представлений, которые помогут вам получить быстрый обзор вашей недели или дня. Мой любимый вид – вид ‘На этой неделе’, который показывает все задачи, которые вы должны выполнить с субботы по воскресенье. Это значительно облегчает перемещение задач, чтобы ваша недельная нагрузка была более сбалансированной

Давайте посмотрим, насколько сильно все остальные приложения для работы с делами отстают в этой области

Microsoft To-Do Dashboard

Приборная панель Microsoft To-Do не существует. Все, что она предлагает, это представление ‘Мой день’, которое показывает элементы, которые должны быть выполнены сегодня

Это не очень полезно, когда вы пытаетесь заранее спланировать работу, чтобы не столкнуться с кризисом противоречивых приоритетов в один и тот же день

Приборная панель Wrike

Wrike использует интересный подход к построению приборной панели задач. Он группирует задачи по категориям сегодня , на этой неделе , на следующей неделе и позже

Несмотря на то, что отображение всех группировок является принудительным – нет возможности выбрать другой тип представления – это все еще полезный способ организации задач. Вы можете видеть будущие, предстоящие задачи, что может помочь вам сместить приоритеты, и в то же время вы можете видеть все сегодняшние задачи, которые требуют вашего немедленного внимания

Одна проблема, с которой я столкнулся с Wrike, заключается в том, что он создан для командной работы. Это означает, что у задач есть назначенные лица. Если вы используете Wrike в качестве индивидуального пользователя и забыли добавить себя в качестве назначенного лица, это не будет отображаться в разделе ‘Моя работа’, и в итоге вы можете пропустить задачи с важными сроками выполнения. Командные приложения для выполнения дел имеют свое место, но для управления личными проектами они не очень подходят

Я также заметил, что при перемещении задачи между папками проекта задача не отображалась в сегодняшнем списке. Когда я связался со службой поддержки Wrike по этому поводу, они попытались сказать, что это нормальное поведение. Однако дата выполнения по-прежнему значилась как сегодня, но не отображалась в разделе ‘Сегодня’, поэтому такое объяснение было неприемлемым. Поскольку из-за этой ошибки я пропускал задания, это стало основной причиной, по которой я в конечном итоге окончательно перешел от Wrike

Приборная панель Any.do

Как упоминалось ранее в этой статье, AnyDo использует систему типа Kanban, где карточки можно перемещать между проектами и сроками исполнения

Так, вы можете легко перенести задачу с сегодня на завтра , перетащив карточку задачи на завтра

Проблема этой панели заключается в том, что все задачи, перечисленные в категориях ‘завтра’, ‘предстоящие’ и ‘когда-нибудь’, не показывают, когда они должны быть выполнены, поэтому очень сложно планировать свою будущую работу, не открывая отдельные карточки задач и не проверяя даты выполнения. Это очень неудобная настройка. Понятно, что цель – создать минималистичную приборную панель, но можно настолько все минимизировать, что система станет слишком простой и непригодной для использования

Приборная панель Todoist

Это одна из областей, в которой Todoist получает бонусные баллы.Todoist предлагает возможность просматривать задачи на Сегодня и Следующие 7 дней

В представлении списка для каждого отображения задачи показывают дату выполнения, а также проект, частью которого они являются. Это очень упрощает организацию как ежедневной, так и еженедельной работы

Приборная панель недоступна

Неудивительно, что и в этой области Google Задачи не справляется. Хотя вы можете сортировать задачи в отдельных проектах по срокам выполнения, вы не можете упорядочить весь список задач во всех проектах по срокам выполнения. Вы также не можете сгруппировать их по дням недели, месяца или сегодня

Интеграция с другими приложениями

Последнее, что вам нужно, это приложение для ведения дел, которое изолировано от остального мира. Один из самых эффективных способов повышения продуктивности – автоматизация

Например, возможно, когда вы выполняете задание в определенном проекте, вы хотите автоматически отправлять электронное письмо своему менеджеру с подробной информацией. Подобные вещи возможны с приложениями для ведения дел, которые интегрированы с такими сервисами, как Zapier или IFTTT

Вот список интеграций для приложений для ведения дел, рассмотренных в этой статье

Интегрировано с IFTTT:

  • Помните о молоке.
  • Todoist.

Интегрировано с Zapier:

  • Помните о молоке.
  • Todoist.
  • Wrike.

Интегрировано со Slack:

  • Todoist.
  • Wrike.
  • Any.do.

Добавление заданий по электронной почте:

  • Помните о молоке.

Как видите, даже в области интеграции с другими сервисами Remember The Milk выходит на первое место

Что вам следует делать дальше

Теперь, когда вы рассмотрели все различия между лучшими приложениями для ведения дел, не останавливайтесь на достигнутом! Пришло время принять решение и подписаться на одно из этих приложений:

  • Remember The Milk.
  • Wrike.
  • Any.do.
  • Todoist.
  • Microsoft To-Do.
  • Google Задачи.

Хотя лично я выбрал Remember The Milk в качестве приложения для ведения дел, это лучший выбор только для тех вещей, которые важны для меня. Надеюсь, приведенный выше обзор, составленный на основе многолетнего опыта работы с этими приложениями, поможет вам принять лучшее решение, не тратя на это все свое время

Об авторе

Алексей Белоусов

Привет, меня зовут Филипп. Я фрилансер энтузиаст . В свободное время занимаюсь переводом статей и пишу о потребительских технологиях для широкого круга изданий , не переставая питать большую страсть ко всему мобильному =)

Комментировать

Оставить комментарий