Лучшее руководство по формам Google, которое вы когда-либо найдете

Google Forms – один из лучших бесплатных веб-инструментов для сбора данных. Это руководство по формам Google даст вам все необходимое, чтобы овладеть основными навыками создания форм

Google Forms – это мощный инструмент для создания форм, который прост в использовании. Однако новички или те, кто использует только определенные функции, могут не осознавать всего, на что он способен. Это руководство по Google Forms проведет вас через все кнопки, функции, типы вопросов и настройки

Итак, откройте Google Forms, следуйте инструкциям или переходите к тому разделу, который вам больше всего нужен. И не забудьте сохранить это в закладках для дальнейшего использования!

Ознакомьтесь с интерфейсом

Google Forms предлагает чистый и простой пользовательский интерфейс с интуитивно понятной навигацией. Ниже приведено краткое описание элементов, которые вы увидите

Разделы главной страницы

Главная страница Google Forms разделена на два удобных раздела. Начните новую форму прямо сверху, используя пустой лист или посмотрите удобный шаблон. Вы также можете открыть недавнюю форму из области ниже

Раздел ‘Последние формы’ можно сортировать по владельцу формы, последнему открытию или изменению вами, последнему изменению кем-либо или названию. Это позволяет найти именно ту форму, которая вам нужна, когда у вас их много. Вы также можете переключаться между видом сетки и списком или открыть файл из Google Drive

Навигация по главной странице

Верхняя навигация на главной странице Google Forms такая же, как и в других приложениях Google. Это создает приятное и последовательное ощущение, особенно если вы часто пользуетесь приложениями Google

Слева: Меню Google для доступа к Документам, Таблицам, Слайдам, Диску и настройкам.
Центр: Окно поиска для Google форм.
Справа: Кнопки для приложений Google, уведомлений и вашего аккаунта Google.

Навигация по страницам формы

Когда вы открываете форму, вы заметите другой набор навигационных опций в верхней части. Они предназначены для создания, редактирования, совместного использования и т.д. Кроме того, некоторые кнопки, которые вы видите, являются динамическими, и ниже мы объясним, как они работают

Верхняя левая навигация

Здесь вы увидите стрелку назад, нажав на которую можно вернуться на главную страницу Google Forms. Далее вы увидите название вашей формы. Чтобы изменить название, отображаемое по умолчанию для пустых форм или шаблонов, просто установите курсор на это место и введите

Если вы начинаете работу с пустой формой, то при первом открытии вы не увидите следующего значка. Но как только вы начнете работать над формой и она сохранится на Google Диске, появится значок папки. Затем вы можете переместить форму в Google Диске или создать для нее новую папку

Наконец, вы увидите звезду. Вы можете выбрать эту опцию, чтобы держать важные формы под рукой. Затем при открытии файла на главной странице Google Формы вы увидите вкладку для форм, отмеченных звездочками

Правая верхняя навигация

Правая верхняя навигация начинается с еще одной динамической кнопки ‘Дополнения’. Если вы не установили никаких надстроек для своего аккаунта Google Forms, вы не увидите этой опции. Но как только вы установите надстройку, появится кнопка для доступа к этим инструментам

Далее вы увидите кнопку палитры. Эта опция дает вам быстрый способ изменить цвет или тему для вашей формы. Вы можете выбрать цвет и сразу же увидеть, как он изменится. Или нажмите на значок изображения, чтобы выбрать тему или загрузить одну из своих фотографий. Что бы вы ни решили, это хороший способ украсить внешний вид вашей формы

Значок глаза, который вы видите дальше, служит для предварительного просмотра вашей формы. По мере работы над ней вы можете нажать на эту кнопку предварительного просмотра, чтобы увидеть свою форму в режиме редактирования, а участники увидят ее, когда вы поделитесь ею

Справа от глаза находится значок шестеренки для доступа к настройкам формы. Этот раздел имеет немного больше деталей, чем другие, и разделен на три секции

Общие : Введите в форму адрес электронной почты и выберите, включить ли получение ответов, потребовать ли вход в систему и ограничить один ответ, а также разрешить респондентам редактировать и просматривать сведения об ответе.
Презентация : Позволяет отображать на форме такие элементы, как индикатор выполнения, ссылку для отправки другого ответа или перетасовку порядка вопросов.
Тесты : Превратите форму в викторину и опубликуйте оценку сразу или позже, а также позвольте респондентам увидеть пропущенные вопросы, правильные ответы и значения баллов.

Не забудьте нажать кнопку Сохранить после внесения любых изменений в настройки формы

Рядом с настройками вы увидите большую кнопку Отправить. Именно ее вы будете использовать, когда ваша форма будет заполнена и готова к распространению. Более подробно мы рассмотрим ваши возможности в разделе ‘Отправка и обмен формами’ ниже

Опция More (значок с тремя точками) – это кнопка, необходимая для печати, удаления и настройки предпочтений. Однако вам может понадобиться доступ и к другим функциям, поэтому здесь приведен полный список для кнопки More

Отменить : Отмена последнего изменения формы.
Сделать копию : Дублировать текущую форму.
Переместить в корзину : Удалить текущую форму.
Получить ссылку на предварительное заполнение : В новой вкладке заполнить вопросы формы образцами ответов и отправить форму.
Печать : Печать формы.
Добавить коллабораторов : Получение ссылки или ввод адресов электронной почты для ваших сотрудников.
Редактор сценариев : Открыть сценарий, лежащий в основе формы, в отдельном окне (обычно для разработчиков).
Дополнения : Открыть магазин дополнений Google Forms.
Предпочтения : Настройка параметров по умолчанию для адресов электронной почты и вопросов викторины.

Проверьте особенности формы

Теперь, когда вы знаете, как пользоваться разделами и навигацией Google Forms, давайте пройдемся по функциям

Объяснение разделов формы

Каждая форма разделена на две секции – Вопросы и Ответы. Область ‘Вопросы’ – это место, где вы создаете форму, а область ‘Ответы’ – это место, где находятся ответы участников (подробно об этом говорится ниже в разделе ‘Ответы формы’)

Особенности раздела

Заголовок формы отображается в верхней части вашей формы и может быть отредактирован там же. Это заголовок, который будут видеть ваши участники, и он автоматически заполняется именем, которое вы дали форме. Однако, по вашему желанию, он может отличаться от названия формы. Вы можете добавить описание к своей форме, если считаете, что это будет полезно

Во время создания формы вы увидите небольшую плавающую боковую панель справа. Эти маленькие кнопки содержат действия, позволяющие быстрее создавать формы

Добавить вопрос.
Добавить название и описание (для вопроса или раздела).
Добавить изображение.
Добавить видео.
Добавить раздел (к форме).

Типы вопросов

Google Формы предлагают несколько типов вопросов, обеспечивая вам большую гибкость. Здесь приведено описание каждого типа вопросов и пример того, когда или как его использовать

Короткий ответ : Позволяет участнику ввести небольшой текст. Это идеальный вариант для ввода имени и фамилии, названия компании или учебного заведения или заметки из нескольких слов.
Абзац : Позволяет участнику ввести более длинный текст. Это можно использовать для отзывов клиентов, специальных инструкций по доставке или объяснения проблемы с продуктом.
Множественный выбор : Ограничивает участника одним ответом. Используйте его для небольшого списка ответов, например, для вопросов викторины, выбора времени встречи или выбора приза.
Флажки : Позволяет участникам выбрать более одного ответа из списка. Это можно использовать для выбора нескольких видов домашних животных, принадлежащих им устройств или используемых марок продуктов.
Dropdown : Ограничивает участников одним ответом. Это полезно для выбора ответа из длинного списка, в отличие от типа ‘Множественный выбор’. Он хорошо подходит для выбора имени сотрудника, страны или города, карьеры или типа бизнеса.
Загрузка файла : Если вы хотите, чтобы участники могли загрузить файл, выберите эту опцию. Затем вы можете настроить типы файлов, количество файлов и максимальный размер файла. Это можно использовать для учебных заданий или проектных групп.
Линейная шкала : Хорошо подходит для вопросов, в которых участники могут выбрать одну из пронумерованных шкал. Выберите номера шкалы от одного до 10 и добавьте метки к самым низким и самым высоким номерам, если хотите. Это отлично подходит для опросов об удовлетворенности, отзывов или мнений.
Сетка множественного выбора : Выберите этот тип для рядов и столбцов ячеек. Ваши участники могут выбрать несколько ответов в одном месте, но только один в строке. Вы можете использовать этот тип вместо линейной шкалы, которая предназначена только для одного вопроса за раз.
Сетка с флажками : Это похоже на сетку множественного выбора, за исключением того, что участники могут выбрать несколько ответов в строке и.
Дата : Для удобства добавления вопроса о дате, эта опция включает выпадающий календарь, из которого участники могут легко выбрать ответ.
Время : Если вы хотите, чтобы участники выбрали время для одного из ваших вопросов, они могут просто ввести часы и минуты, а затем выбрать AM или PM из выпадающего списка.

Кнопки внизу формы

Когда вы находитесь в одной из ваших форм и выбираете вопрос, вы заметите, что эти опции отображаются в нижней части блока

Дублировать : Создать еще один блок с точно таким же вопросом и настройками.
Удалить : Удалить вопрос из формы.
Требуется : Участники не могут отправить форму, не ответив на вопрос.
Дополнительно : Добавить описание или валидацию ответа.

Отправка и совместное использование форм

После заполнения формы вы, очевидно, захотите распространить ее для участия других людей.Google Формы предлагают несколько способов распространения формы

Отправить форму по электронной почте

Если вы выбрали опцию отправки по электронной почте, вы можете ввести несколько адресов электронной почты, чтобы предложить людям заполнить форму. Тема и сообщение заполняются по умолчанию, но вы можете отредактировать эти поля. По завершении нажмите Отправить

В области электронной почты также есть ссылка Добавить коллабораторов. Затем вы можете взять ссылку, поделиться ею через социальные сети или пригласить других по электронной почте. Это удобная функция для членов команды или коллег, которые могут внести свой вклад в форму. Вы заметите флажок, запрещающий редакторам формы изменять доступ или добавлять новых людей. Если вы хотите ограничить эти возможности, обязательно отметьте этот флажок

Получение ссылки на форму

Если вам нужна только ссылка на вашу форму, выберите этот значок в опциях общего доступа. Затем вы можете нажать Копировать , чтобы скопировать URL в буфер обмена. Если вы предпочитаете более простую ссылку, щелкните поле Сократить URL и получите более короткую ссылку, прежде чем нажимать Копировать

Создание встроенной ссылки

Если вы планируете встроить форму в свой блог или веб-сайт, вы можете выбрать этот вариант. Вы увидите HTML для встраивания и сможете сначала настроить ширину и высоту. Когда закончите, нажмите Копировать , чтобы скопировать ссылку для встраивания

Другие варианты

На каждом экране для обмена по электронной почте, получения URL-адреса или получения ссылки для встраивания вы увидите другие варианты обмена

Вы можете отметить поле для сбора адресов электронной почты из формы или поделиться своей формой в Google+, Facebook или Twitter. Если вы планируете поделиться своей формой в этих социальных сетях, просто нажмите на одну из кнопок, войдите в систему и мгновенно опубликуйте ее

Ответы на форму

Google Forms предлагает потрясающие варианты для данных, которые собирают ваши формы. В верхней части формы нажмите Ответы , чтобы просмотреть варианты. Кроме того, вы увидите число, указывающее, сколько ответов вы получили на данный момент

Параметры данных

На вкладке ‘Ответы’ вашей формы есть возможность создать электронную таблицу. Это удобно, если у вас большое количество ответов и вам нужен более простой способ последующего анализа данных. Нажмите на зеленый значок электронная таблица вверху и выберите вариант создания новой таблицы или добавления данных в уже существующую. Новые электронные таблицы автоматически создаются в Google Sheets

Рядом со значком электронной таблицы вы увидите опцию Еще (значок с тремя точками). Если вы нажмете ее, у вас появится возможность получать электронные сообщения о новых ответах на форму, выбрать место назначения электронной таблицы, открепить форму, а также загрузить, распечатать или удалить все ответы

Сводка

Вы также можете получить красивую сводку полученных на данный момент ответов, нажав Сводка на экране ответов. В зависимости от типа вопросов, которые вы используете, сводка может включать таблицы и графики ответов. Диаграммы упрощают просмотр данных с первого взгляда

Отдельные

Если вы хотите просмотреть ответы каждого участника, а не сводку всех ответов, выберите Индивидуальный. Затем вы можете посмотреть, как была заполнена каждая форма, и перемещаться по ответам с помощью стрелок в верхней части. Если вы хотите распечатать или удалить какой-либо конкретный ответ, эти кнопки находятся рядом со стрелками

Остановить ответы

Когда вы хотите остановить ответы участников на вашу форму, просто сдвиньте кнопку Принятие ответов. Она расположена в верхней части экрана ‘Ответы’. Вы можете ввести пользовательское сообщение для людей, которые будут видеть ссылку на вашу форму

Давайте создадим простую форму

Чтобы показать, как легко создать форму в Google Forms, вот шаги по созданию базовой формы с нуля. В данном примере мы будем использовать форму удовлетворенности тренингом, чтобы получить общий отзыв о бизнес-тренинге

Войдите в Google Forms и выберите тип формы Пустая.
Назовите форму в верхнем левом навигационном поле, как описано выше. Мы назовем эту форму ‘Моя первая форма’.
Дайте вашей форме название. Название этой формы будет ‘Форма удовлетворенности обучением’.
Щелкните первый блок вопросов и выберите тип вопроса. Мы выберем Краткий ответ и озаглавим вопрос ‘Имя’.
Поскольку мы хотим потребовать ответ на этот вопрос, мы пометим его как Требуется в навигации по вопросам.
Нажмите кнопку Добавить вопрос в боковой панели, чтобы добавить следующий вопрос и выбрать тип. Мы выберем Dropdown и озаглавим вопрос Department.
Заполните метки для каждого ответа. Мы будем использовать короткий список для демонстрационных целей: Маркетинг, ИТ, Обслуживание клиентов и Управление счетами. Отметьте вопрос как Требуется.
Нажмите кнопку Добавить вопрос в боковой панели, чтобы добавить следующий вопрос и выбрать его тип. Мы выберем Linear Scale и озаглавим вопрос How Satisfied Were You?.
Выберите диапазон чисел, который вы хотите использовать, от одного до 10. Для этого вопроса мы будем использовать от одного до пяти.
Затем добавьте метки для наименьшего и наибольшего числа. Мы обозначим 1 как ‘Пустая трата времени’, а 5 как ‘Очень полезно’. Пометьте вопрос как Требуется.
Нажмите на значок глаз в правом верхнем углу навигации, чтобы просмотреть форму.

Вот и все! Если вас устраивает предварительный просмотр вашей формы, нажмите Отправить сверху и поделитесь ею с участниками

Начните с шаблона

Хотя создать форму с нуля в Google Forms очень просто, вы можете начать с шаблона. Шаблоны – это отличный способ освоиться с инструментом и быстрый метод создания формы в спешке. В верхней части главной страницы Google Форм нажмите Галерея шаблонов

Когда страница раскроется, вы увидите приличный выбор типов шаблонов, организованных по категориям. Вы можете выбрать личную, рабочую или образовательную категорию. Вы можете выбрать наиболее распространенные типы шаблонов, и каждый из них легко редактируется с помощью информации, приведенной в этой статье. А если вы предпочитаете создать свою собственную форму, просто щелкните на опции Пустая

Советы по шаблонам

Название шаблона формы : Первое, что вы должны сделать, если вы решили использовать шаблон, это дать ему имя. По умолчанию отображается название шаблона. Чтобы избежать путаницы в будущем, дайте имя своей форме сразу в верхней левой части навигации по формам.
Изменить внешний вид : Возможно, вы видите шаблон, и вам нравятся вопросы, структура или макет, но не внешний вид. Помните, что вы можете легко изменить цвета и фон с помощью кнопки Палитра цветов в верхней части формы.
Создать собственный шаблон : Если вы начнете с шаблона Google Forms и внесете в него множество изменений, вы сможете повторно использовать и редактировать его для будущих форм. По сути, вы создаете свой собственный шаблон. На странице формы нажмите кнопку Еще (значок с тремя точками) в верхней навигации, выберите Сделать копию и дайте ей новое имя. Это можно сделать для каждой новой создаваемой формы.

Приобретите несколько удобных дополнений

Дополнения – это потрясающие инструменты, которые вы можете использовать для улучшения своих форм Google. Они варьируются от тех, которые позволяют удалять ответы, выбранные участниками, до тех, которые подтягивают данные динамически. Вы также можете проверить дополнения, которые обеспечивают уведомления по электронной почте и более подробные сводки

Если вы готовы к просмотру магазина дополнений, перейдите в раздел Google Формы и войдите в систему. Выберите существующую форму или создайте новую. Затем в верхнем меню нажмите кнопку Еще (значок с тремя точками) и выберите Дополнения

Когда магазин откроется, вы можете просматривать дополнения по категориям, но если вы знаете, какое именно дополнение вам нужно, просто введите его название в поле поиска. Чтобы добавить его в свой аккаунт Google Forms, нажмите синюю кнопку Бесплатно , а затем подтвердите свой аккаунт Google. Закройте окно магазина, и дополнение появится в списке Дополнения

Дополнения и примеры

Вот лишь некоторые из дополнений, которые вы можете получить, и как они могут помочь вашим Google Forms

Расширенная сводка: Это дополнение предоставляет вам красочные и полезные графики данных формы. Это идеальный вариант для быстрого просмотра или деловых презентаций.
CheckItOut: Это дополнение отлично подходит, если вам нужна форма для проверки входящих и исходящих товаров. Используйте его для проверки рабочего оборудования или учебных принадлежностей.
Уведомления по электронной почте: Этот удобный инструмент дает вам простой способ получать уведомления по электронной почте или на мобильный телефон, когда ваша форма отправлена.
Ограничитель формы: Этот инструмент позволяет остановить отправку формы на определенную дату или после определенного количества полученных ответов. Если у вас есть крайний срок для заказов или срок действия акции, это дополнение вам пригодится.

Использование ваших дополнений

После установки нового дополнения вы можете легко получить к нему доступ. Создайте или откройте свою форму, нажмите кнопку Дополнения вверху и выберите его из списка. Если вы используете дополнение впервые, возможно, вам придется пройти процесс настройки. Это зависит от конкретного дополнения

Какая ваша любимая функция Google Forms?

В зависимости от того, какие типы форм вы создаете, могут быть некоторые функции, которые вы используете или предпочитаете другим. Используете ли вы преимущества различных типов вопросов, выделяете ли свои формы с помощью графики, создаете ли викторины, управляете ли финансами или используете дополнения для динамических данных?

Дайте нам знать, какая ваша любимая функция Google Forms и почему, в комментариях ниже