Освободите свой почтовый ящик: Легко и автоматически определяйте приоритеты писем с помощью этих бесплатных инструментов
Интернет

Освободите свой почтовый ящик: Легко и автоматически определяйте приоритеты писем с помощью этих бесплатных инструментов

Электронная почта почти полностью заменила почтовую переписку. Теперь все пытаются попасть в ваш почтовый ящик. От семьи и друзей до компаний и рекламодателей – все они требуют кусочек вашего внимания. Если вы не управляете своим почтовым ящиком с помощью фильтров и других инструментов определения приоритетов, в нем наверняка царит беспорядок. А с все большим количеством писем, загромождающих его, легко сбиться с пути. Вы когда-нибудь пропускали важное письмо?

Электронная почта почти полностью вытеснила почтовую переписку. Теперь все пытаются попасть в ваш почтовый ящик. От семьи и друзей до компаний и рекламодателей – все они требуют кусочек вашего внимания. Если вы не управляете своим почтовым ящиком с помощью фильтров и других инструментов расстановки приоритетов, в нем наверняка царит беспорядок. А с увеличением количества писем, загромождающих его, легко сбиться с пути. Вы когда-нибудь пропускали важное письмо?

Около года назад я попрощался со своим настольным почтовым клиентом и навсегда перешел на онлайн-интерфейс Gmail. Это была большая перемена, но с тех пор я кое-что узнал об управлении электронной почтой. В этой статье мы расскажем вам о трех простых и автоматических способах определения приоритетов в электронной почте, включая тот, который не требует использования Gmail. Благодаря этим инструментам вы больше никогда не пропустите важное письмо

Начало работы с электронной почтой или первый опыт организации папки ‘Входящие’

Если вы переходите на новый адрес электронной почты, почтовый клиент или никогда не прилагали особых усилий для организации своего почтового ящика, я настоятельно рекомендую попробовать OtherInbox Organizer. Это если вы используете AOL, GMail, Yahoo! или iCloud с их родным / веб-интерфейсом или IMAP.Organizer анализирует все ваши электронные письма и сортирует их по различным папкам. Он устраняет беспорядок и оставляет в папке ‘Входящие’ только самые важные письма

Я попробовал Organizer со своей учетной записью Gmail. После регистрации Organizer приступает к сканированию электронной почты для упорядочивания отправителей. Это может занять некоторое время, и вам не нужно задерживаться, пока все закончится

На следующий день я заметил, что в моем аккаунте Gmail появились новые ярлыки. В Gmail Organizer устанавливает корневой ярлык OIB с несколькими подярлыками, начиная от ‘Бизнес’ и заканчивая ‘Путешествия’ и всем, что между ними. Письма, которые Organizer распознает, но не уверен в них, похоже, помечаются как домашние. В моем случае это были уведомления от Doodle, Dropbox и Skype. При ближайшем рассмотрении я обнаружил, что Organizer отсортировал более 30 000 писем в моем аккаунте Gmail

С самого начала Organizer распознал почти все мои информационные бюллетени, уведомления из социальных сетей, письма групп или списков и многое другое. По сравнению с ярлыками и фильтрами, которые я настраивал ранее – и все это при утомительной ручной работе, – Organizer показал себя очень хорошо. Он даже позаботился о некоторых новых отправителях, которых я еще не отправлял ни в какие фильтры. И каждый день появляется ежедневный дайджест, в котором подводится итог того, что Organizer сделал с входящей электронной почтой

Organizer не обязательно совершенен, однако он гибок. Если вы хотите сортировать письма по-другому, вы можете вернуться в веб-интерфейс OtherInbox, найти соответствующего отправителя и изменить способ сортировки. Вы можете создать новую папку/ярлык или отключить сортировку для выбранных отправителей

Что не сразу заметно, так это то, что Organizer может обучаться. Если вы нашли отправителя, которого Organizer не распознает автоматически, перетащите соответствующее письмо в папку OIB или пометьте его вручную. Это научит Organizer сортировать все будущие письма от этого отправителя в выбранную папку, и вы получите соответствующее уведомление по электронной почте, что может занять некоторое время

OtherInbox Organizer – это действительно впечатляющий инструмент. Он быстро разгрузит ваш почтовый ящик и поможет сосредоточиться на важных письмах. А там, где он не совершенен, вы можете помочь ему стать лучше. Если бы я не потратил столько усилий на настройку сложных меток и фильтров электронной почты, я бы с радостью выбрал Organizer. Единственное, что меня беспокоит, – это зависимость от внешнего инструмента и то, что произойдет, если он перестанет быть бесплатной услугой или выйдет из бизнеса. В этом смысле я рад, что у меня уже есть система, которая работает на меня

Вердикт: Идеальный инструмент, если вы понятия не имеете, как справиться с беспорядком в своем почтовом ящике!

Исправление существующего аккаунта Gmail с помощью приоритета ‘Входящие’ и фильтров

В своем рабочем почтовом ящике я с прошлого года использую приоритетную папку ‘Входящие’ Gmail. Это единственный ящик, который мне удается очищать ежедневно. А вы бы хотели, чтобы ваш почтовый ящик выглядел примерно так, как на скриншоте ниже? В папке ‘Приоритет’ важные и непрочитанные письма располагаются сверху, письма со звездами, важные письма или любые другие выбранные ярлыки (до двух) располагаются прямо под ними, а все остальное – внизу

Приоритетную папку ‘Входящие’ можно включить в настройках папки ‘Входящие’. Это один из пяти типов входящих сообщений. Ранее мы уже писали о Priority Inbox здесь

Я обнаружил, что Priority Inbox очень надежен. В некоторых редких случаях письма оказывались в важных и непрочитанных, хотя они были не от постоянного контакта и даже не были отправлены лично мне. Однако на ежедневной основе я нахожу важные письма только в верхней части папки ‘Входящие’. Я уже и забыл, что у меня включена функция Priority Inbox – вот как хорошо она работает для меня!

Вердикт: Установите его и обнаружите, что он просто работает. Однако вам все равно придется настроить фильтры электронной почты

Конечно, Priority Inbox – это не все, что я использую для управления своим рабочим почтовым ящиком. Я также настроил множество фильтров, чтобы не загромождать свой почтовый ящик, особенно раздел ‘Все остальное’. Это относится к одной из наших ключевых статей о Gmail – ‘3 вещи, которые профессиональные пользователи Gmail установили в своих аккаунтах’. Вы также можете ознакомиться с 5 фильтрами Gmail, которые помогут расставить приоритеты и упорядочить входящие сообщения

Управление несколькими учетными записями электронной почты в Gmail с несколькими почтовыми ящиками

В Gmail вы можете управлять несколькими учетными записями электронной почты из одного интерфейса. Однако это может привести к путанице, если письма из нескольких разных учетных записей оказываются в одном почтовом ящике. Хотя ярлыки являются отличным способом сортировки писем и разграничения различных категорий, они не всегда обеспечивают хороший обзор. Появилась функция Gmail Labs ‘Несколько папок’, позволяющая просматривать до пяти дополнительных папок на панели ‘Входящие’ Gmail

В течение последнего года я использовал функцию Multiple Inboxes, чтобы получить обзор папки ‘Входящие’, писем со звездочками, черновиков и писем с разными ярлыками. Я признаю, что письма со звездочками немного вышли из-под контроля. В остальном все работает просто замечательно

Настроить несколько почтовых ящиков очень просто, и я подробно и с большим количеством скриншотов объяснил это здесь; просто прокрутите страницу вниз до заголовка Управление несколькими учетными записями электронной почты в Gmail

Вердикт: Отличный инструмент для ведения обзора нескольких ярлыков или учетных записей электронной почты. Требуется настройка фильтров/ярлыков

Альтернативы

Еще один инструмент, который мне надоел, – облачное приложение Inky для настольных компьютеров. Оно выглядит аккуратно, но не кажется очень полезным, когда речь идет о расстановке приоритетов в электронной почте. Я не нашел функцию сортировки по релевантности очень полезной, вместо этого приложение показалось мне слишком простым и до боли медленным. Мы упоминали Inky в этой статье: Email Goes Modern: три приложения электронной почты для Windows 8

Для тех, кто пользуется Outlook или Yahoo и хочет управлять несколькими учетными записями электронной почты, может быть полезна эта статья

Заключение

Будучи полностью привязанным к Gmail и потратив много времени на настройку фильтров, я обнаружил, что родные инструменты Gmail – Priority Inbox и Multiple Inboxes (через Gmail Labs) – по-прежнему работают для меня лучше всего. Однако, если вы только начинаете определять приоритеты писем, если у вас есть учетная запись электронной почты, отличная от Gmail, и если ваш почтовый ящик находится в ужасном беспорядке, то OtherInbox Organizer станет для вас спасителем жизни!

Используете ли вы какие-либо инструменты или методы для управления электронной почтой, о которых мы должны знать? Пожалуйста, поделитесь в комментариях!

Image credits: Vector Mail на Shutterstock

Об авторе

Алексей Белоусов

Привет, меня зовут Филипп. Я фрилансер энтузиаст . В свободное время занимаюсь переводом статей и пишу о потребительских технологиях для широкого круга изданий , не переставая питать большую страсть ко всему мобильному =)

Комментировать

Оставить комментарий