Руководство по Google Docs, которое необходимо для всех ваших деловых документов
Интернет

Руководство по Google Docs, которое необходимо для всех ваших деловых документов

Если вы никогда не рассматривали Google Docs для работы с деловыми документами, то это краткое руководство изменит ваше мнение. Узнайте все, что вам нужно знать

У вас есть множество инструментов для создания и совместного использования документов. Построители отчетов, редакторы документов и приложения электронной почты – все они играют роль в ваших повседневных обязанностях

Но рассматривали ли вы когда-нибудь всерьез Google Docs?

Собственный пакет офисных программ Google обладает функциями, которые помогут вам быстро и легко создавать, редактировать и обмениваться документами. Где бы вы ни находились и чем бы ни занимались, Google Docs поможет вам сэкономить время – и вам не придется тратить ни копейки

Давайте посмотрим, какие полезные функции Google Docs могут пригодиться вам и вашей команде

Используйте Google Docs для делового сотрудничества

Когда вы работаете в команде, сотрудничество имеет ключевое значение. В Документах Google есть встроенные инструменты, с помощью которых совместная работа над любым документом не составит труда

Общий доступ к основным документам

Если вы хотите поделиться документом с коллегой или командой, Google Docs упрощает эту задачу с помощью двух различных методов

Поделиться с Google Диска. Для начала просто нажмите кнопку Поделиться в правом верхнем углу. Если вы не назвали свой документ, перед отправкой появится подсказка сделать это

Затем вы можете ввести имена из контактов Google или их адреса электронной почты, чтобы отправить им документ напрямую. Но перед отправкой необходимо выбрать привилегии, нажав кнопку Редактировать файлы. Выбор совместного доступа позволит другим редактировать, комментировать или просматривать ваш документ. По окончании нажмите кнопку Готово

Поделиться ссылкой. Если вы предпочитаете поделиться ссылкой на документ, нажмите Получить ссылку для обмена во всплывающем окне, а не вводите свои контакты. Затем вы увидите аналогичные опции, позволяющие другим редактировать, комментировать или просматривать документ. Затем просто скопируйте ссылку и вставьте ее в сообщение или окно чата, где вы хотите поделиться ею

Дополнительные настройки совместного доступа

У вас есть больше возможностей, если у вас есть документ с конфиденциальной информацией или документ, к которому вы хотите ограничить доступ

Во всплывающем окне общего доступа нажмите Дополнительно в правом нижнем углу

Затем вы можете ограничить редакторам документа возможность изменять доступ или приглашать других. Вы также можете запретить комментаторам и зрителям распечатывать, копировать или загружать ваш документ. Кроме того, можно изменить первоначально установленный доступ

Если вы решили отправить документ по электронной почте, вы можете сделать это из этого окна, нажать Узнать больше , если у вас есть вопросы, или просто нажать Готово , когда закончите

Функции комментариев

Комментарии – это настоящее топливо для совместной работы. Вы можете использовать комментарии для добавления заметок к определенным частям, изображениям или словам в документе. Это полезно для более качественного редактирования, поскольку вы можете обсудить содержание документа до внесения изменений

Чтобы добавить комментарий, выберите часть, изображение или слово, к которому относится комментарий. Затем нажмите либо кнопку плюс , которая появляется сбоку документа, либо кнопку Комментарии вверху. Введите свое примечание и нажмите кнопку Комментарий

После добавления комментария он остается в боковой части документа как нерешенный. Это удобно, поскольку, когда решение по элементу принято, можно нажать кнопку Resolve , и комментарий исчезнет с экрана

Если вы хотите просмотреть решенные комментарии или открыть их снова, просто нажмите кнопку Комментарии вверху. Все комментарии, которые вы откроете повторно, будут отображать эти действия как на экране документа, так и в разделе Комментарии

Дополнительные действия с комментариями позволяют редактировать, удалять или получать прямую ссылку на заметку. Кроме того, когда вы нажимаете кнопку Комментарии сверху, у вас есть возможность получать уведомления по электронной почте. Вы можете получать уведомления о каждом комментарии или только о тех, которые касаются вас. Оповещения значительно экономят время, поскольку вам не нужно беспокоиться о том, что вы что-то пропустите

История версий

Версионность документа – необходимая функция для совместного использования документа и работы над ним в режиме реального времени. Это особенно важно, когда команда имеет возможность редактировать документ

Нажмите Файл > История версий в меню. После этого вы можете назвать текущую версию отдельно от имени основного документа или просто просмотреть историю версий

Если выбрать Посмотреть историю версий , откроется боковая панель, на которой будет отображаться история документа. Вы можете нажать кнопку , чтобы показать только именованные версии или просмотреть их все. Для безымянной версии вы можете нажать значок еще (три точки), чтобы добавить ее, если хотите

Для каждой версии в списке указаны дата и время ее редактирования. Вы можете щелкнуть по одной из них, чтобы просмотреть эту версию, а в верхней части списка предлагается возможность ее восстановления. Именованные версии очень полезны для длинных документов или документов с большим количеством соавторов

Используйте полезные шаблоны Google Docs

Один из лучших способов начать работу по созданию делового документа – использовать шаблон. К счастью, в Google Docs есть множество встроенных шаблонов, которые вы можете использовать. Кроме того, вы можете найти множество других шаблонов Google Doc из внешних источников. Вот несколько из них, которые помогут вам создавать хорошо отформатированные и профессиональные деловые документы

Встроенные шаблоны

Чтобы просмотреть все встроенные шаблоны Google Docs, просто нажмите на стрелки вверху рядом с Галерея шаблонов после входа в систему. Вы сможете увидеть шаблоны для работы, например, для предложений и записей совещаний, шаблоны, специфичные для вашей отрасли, например, для отдела продаж или отдела кадров, а также шаблоны для деловых писем и резюме

Выберите любой из шаблонов, и он откроется в окне редактора. Затем просто замените текст шаблона на свой собственный, и все готово

Дополнительные шаблоны

Если вы не видите встроенного в Google Docs шаблона, который бы соответствовал вашим потребностям, вы можете обратиться к сторонним вариантам. Вот лишь некоторые из них для начала работы

Бизнес-план

Этот шаблон бизнес-плана, дополненный оглавлением, в котором указано, что вы должны включить в него, отличается аккуратностью и чистотой. А если вам нужна дополнительная помощь, следуйте этим шагам, чтобы создать свой собственный бизнес-план

Письмо об увольнении

Если вам нужно официальное письмо об увольнении, вам пригодится этот шаблон. Он включает в себя место для логотипа вашей компании в верхней части и полезные подсказки для деталей, которые вы должны включить

Повестка дня собрания

Если вы ищете простую повестку дня собрания с форматированием таблиц, этот вариант идеально подходит. В нем также есть места для пунктов, которые участники должны прочитать или принести, что очень удобно

Добавьте Google Docs Business Add-Ons

Если вы не знакомы с надстройками Google Docs, это инструменты, похожие на расширения для браузера, которые можно добавлять в приложение. Они варьируются от деловых, продуктивных до утилитарных. Чтобы получить доступ к магазину дополнений, откройте документ Google Docs, нажмите Дополнения в верхнем меню, а затем Получить дополнения

Вот несколько дополнений, которые могут идеально подойти для решения ваших бизнес-задач:

Диаграмма LucidChart

Для создания блок-схем, диаграмм процессов и подобных визуальных образов LucidChart Diagrams – отличный инструмент. А если вы уже используете онлайн-приложение, просто зарегистрируйтесь и получите доступ к своим диаграммам прямо из Google Docs. Или создайте бесплатный аккаунт, чтобы попробовать

HelloSign больше не доступен

Если вы работаете с контрактами, соглашениями и другими документами, требующими подписи, обратите внимание на HelloSign. Зарегистрируйте бесплатную учетную запись, чтобы попробовать с тремя документами в месяц, а затем посмотрите платную версию для неограниченного количества подписей

Средство проверки согласованности

Когда вы создаете документы, содержащие несоответствия, это может плохо сказаться на бизнесе.Consistency Checker – это дополнение, которое сканирует документ и проверяет его на наличие таких элементов, как дефис, аббревиатуры и орфографические вариации

MindMeister

Вы занимаетесь картографией? Если да, то MindMeister – это инструмент для вас. Конечно, вы можете использовать такие дополнения, как Lucidchart Diagrams, но MindMeister делает это проще. Просто выделите текст в документе, откройте дополнение, и карта мыслей будет создана для вас и автоматически вставлена в документ

Bkper больше не доступен

Для создания и обновления финансовых данных из ваших книг, Bkper – это отличный инструмент. Вы легко добавляете новую книгу на сайте Bkper, например, главную книгу, книгу записей или отчет о расходах. Затем, с помощью надстройки, внесите данные в документ Google Docs

Другие полезные дополнения

  • Mail Merge: Слияние документов в электронные письма и письма.
  • Суперметрика: Вставка бизнес-показателей в документ.

Используете ли вы Google Docs для бизнеса?

Как видите, в Google Docs есть встроенные функции, а также инструменты, которые вы можете получить, чтобы сделать его полезным для деловых документов. Вы можете с легкостью создавать, редактировать, делиться и совместно работать над своим следующим деловым документом

Используете ли вы уже Google Docs для бизнеса? Если да, есть ли у вас инструменты, советы или хитрости, которые делают его еще более полезным в деловом мире? Поделитесь своими мыслями ниже!

Об авторе

Алексей Белоусов

Привет, меня зовут Филипп. Я фрилансер энтузиаст . В свободное время занимаюсь переводом статей и пишу о потребительских технологиях для широкого круга изданий , не переставая питать большую страсть ко всему мобильному =)

Комментировать

Оставить комментарий