Если вам требуются подробные повестки дня и протоколы собраний, два приложения Mac Store – оба под названием Meetings – предлагают полезные решения, недоступные в других программах OS X
Если вам нужны подробные повестки дня и протоколы заседаний, два приложения Mac Store – оба под названием Meetings – предлагают полезные решения, недоступные в других программах OS X
Meetings ($12,99) от Exquisitus Inc и Meetings ($19,99) от Command Guru предлагают набор схожих функций, при этом есть несколько важных отличий. Несмотря на то, что Evernote недавно открыл для себя возможности организации встреч, каждое из этих приложений включает в себя функции, которые пока еще не предлагаются этим гигантом ведения заметок
Оба приложения можно синхронизировать между OS X и их аналогами для iOS, но сегодня я сосредоточусь на версиях для OS X
Meeting от Exquisitus Inc ($12. 99) No Longer Available
Meetings от Exquisitus – это приложение, разделенное на три части: один раздел для повесток дня и протоколов (управляется в разделе Active Topics), специальный календарь (обозначенный как Dashboard) и раздел Input для списка напоминаний, пунктов действий и тем встреч
При первом знакомстве с приложением может быть немного сложно разобраться. Чтобы создать новую встречу, выберите Файл > Новая тема встречи или нажмите кнопку с плюсом ‘+’ в боковой панели. В отличие от Meetings от Command Guru, эта программа позволяет добавлять имена и соответствующие адреса электронной почты из списка контактов, что, как вы увидите, упрощает рассылку повестки дня и протоколов
Нажмите на маленькую кнопку ‘+ Пункт повестки дня’, чтобы добавить первый пункт повестки дня для собрания. Хотя для добавления нового пункта можно также использовать сочетание клавиш Shift+Command+G, было бы еще лучше, если бы пользователи могли нажимать комбинацию Shift+Return для быстрого добавления пунктов повестки дня по мере набора текста
Обратите внимание, что пункты повестки дня в этом приложении включают возможность добавления липкой заметки и вложений к каждому пункту, а также кнопку для выборочного отступа пунктов повестки дня – две особенности, присущие только этому приложению. Отдельные пункты повестки дня также могут быть отправлены по электронной почте непосредственно из приложения всем или выбранным участникам собрания
Одним из преимуществ использования этого приложения по сравнению с Evernote является то, что пункты повестки дня можно легко перемещать. Это полезно как при создании повестки дня, так и при внесении изменений в повестку дня в начале или в середине собрания
Создание протоколов
После добавления всех пунктов повестки дня нажмите на кнопку Новое собрание, чтобы создать протокол. После создания протокола собрания любые изменения в повестке дня придется вручную редактировать в протоколе собрания, поэтому хорошей идеей будет создание протокола только после того, как участники утвердят повестку дня
Еще один плюс этого подхода заключается в том, что если на ваших собраниях регулярно используются одни и те же пункты повестки дня для каждого собрания, вы можете просто нажать кнопки ‘Новое собрание’, чтобы создать новый набор протоколов для будущих собраний. Конечно, повестка дня также может быть изменена для каждого нового собрания
Как и пункты повестки дня, протоколы можно отправить по электронной почте, экспортировать в PDF или RTF, скопировать в буфер обмена или настроить HTML-форматирование в формате Markdown. При отправке повестки дня или протокола по электронной почте Meetings автоматически вставляет адреса электронной почты, а также содержание собрания. Эта функция отсутствует в приложении, рассмотренном ниже
Добавление действий и задач
Одна из важнейших целей совещаний – определить, что необходимо сделать, и назначить сроки выполнения. В Exquisitus’s Meetings есть три полезных способа добавления напоминаний. Вы можете использовать пункт меню Файл > Новое действие, нажать на пункт Действия в правом верхнем углу раздела совещаний или добавить напоминания в панели инструментов
С помощью панели инструментов можно назначать пунктам сроки выполнения, а также представлять другие события календаря и напоминания
Полезным в Meetings является и то, что все ваши темы, повестки дня и протоколы хранятся в одном приложении и экспортируются в аналогичное приложение Meetings для iOS ($4. 99) Больше не доступно
Meetings by Command Guru ($19. 99) Более не доступно
Meetings от Command Guru для Mac имеет чистый, но красочный макет, а его интерфейс показался мне интуитивно понятным. Несмотря на то, что это приложение стоит на 7 долларов дороже, чем приложение Exquisitus, оно не так полнофункционально для создания и обмена повестками дня и протоколами. К счастью, с сайта разработчика можно загрузить 30-дневную пробную версию этого приложения
Чтобы создать новую встречу, выберите Файл > Новый и добавьте название, дату и место встречи. В пользовательском интерфейсе есть разделы для добавления имен участников собрания, пунктов подготовки и повестки дня, заметок для обсуждения, решений и задач. Вы также можете выбрать скрытие ненужных вам разделов. Эти разделы очень полезны, и некоторые из них недоступны в приложении Exquisitus
К сожалению, это приложение не подключается к приложению ‘Контакты’ вашего Mac, поэтому вам придется вручную вводить имена и адреса участников. Также отсутствуют сочетания клавиш для добавления пунктов повестки дня, хотя есть функция ‘Умная задача’, которая при включении позволяет вводить и добавлять пункты с помощью назначенной горячей клавиши
Еще одним недостатком этого приложения является отсутствие функции использования пунктов повестки дня для составления протоколов. Поэтому, по сути, вам придется заново создавать пункты повестки дня для обсуждений, если вы выберете такой подход
Единственной функцией экспорта в этой программе является отправка по электронной почте, и готовый экспорт выглядит лучше, чем макет, созданный программой Exquisitus. Как уже упоминалось, эта программа не вставляет адреса электронной почты, а также перечисляет имена участников вертикально, что занимает ненужное пространство
Как и приложение Exquisitus, Meetings также синхронизируется с аналогичным приложением Meetings для iOS ($4. 99) через iCloud
Заключение
Оба эти приложения для встреч предоставляют столь необходимое решение, ранее недоступное на платформе Mac. И хотя существует несколько сильных приложений для проведения совещаний для iOS, очень хорошо, что эти настольные приложения сопровождаются мобильными версиями, которые синхронизируют данные, поскольку набирать текст на iPad – не для всех идея хорошего времяпрепровождения. С другой стороны, версии для iPad отлично подходят для просмотра контента
Скачать : Exquisitus’ Meetings No Longer Available ($12. 99) / Command Guru’s Meetings No Longer Available ($19. 99)
Другие рекомендации по планированию и проведению собраний можно найти в нашем бесплатном загружаемом онлайн-руководстве по проведению собраний. Мы также будем рады узнать, какие функции вы хотели бы видеть добавленными в эти приложения для проведения совещаний
Комментировать