Однажды вам придется выступать с презентацией. Это руководство для начинающих по Microsoft PowerPoint должно дать вам отличный старт для создания замечательного слайд-шоу
Microsoft PowerPoint уже много лет является основным инструментом для создания презентаций. Но, как и в любом деле, не все сразу становятся экспертами. Нужно же с чего-то начинать, верно? Итак, пусть это руководство для начинающих по PowerPoint станет первым шагом
Для тех новичков, которые впервые используют PowerPoint, не использовали его в течение некоторого времени, или просто хотят простой справочник по основам, это руководство по настольной версии. И многие из этих же функций применимы, если вы используете его онлайн. Так что, если вы все еще выбираете между PowerPoint Online и PowerPoint 2016, это руководство может пригодиться в любом случае
Что такое Microsoft PowerPoint?
Microsoft PowerPoint – это инструмент для создания презентаций. Вы можете создавать слайд-шоу с текстом, изображениями, фигурами, анимацией, звуком и многим другим. Затем вы можете вывести презентацию на большой экран, чтобы показать ее другим или сохранить в виде визуального документа для себя
От Microsoft:
‘PowerPoint – это программа для создания презентаций в виде слайдов, входящая в пакет офисных инструментов Microsoft.PowerPoint позволяет легко создавать, сотрудничать и представлять свои идеи динамичными, визуально убедительными способами.’
Для бизнеса, образования и личных ситуаций PowerPoint предлагает гибкость, позволяющую сделать самые простые презентации выдающимися благодаря множеству функций
Общее применение PowerPoint
В PowerPoint можно создать практически любой тип визуального оформления. Но сначала следует ознакомиться с общими положениями приложения
Основные термины, используемые в PowerPoint
В этом руководстве вы увидите много слов и терминов, которые часто используются. Поэтому, уделив немного времени их изучению, вам будет гораздо легче следовать процессам и объяснениям
Слайд-шоу и Презентация : Говоря о PowerPoint, вы можете увидеть, что эти два термина стали взаимозаменяемыми. Каждый из них обозначает общий документ, создаваемый в приложении
Слайды : Каждое слайд-шоу в PowerPoint содержит слайды, как и физическое слайд-шоу. Слайды можно представить как страницы, которые можно добавить в презентацию и затем перемещаться по ним один за другим
Анимации : Анимации – это визуальные эффекты, которые могут придать вашему слайду уникальный вид. Они позволяют добавить движение и эффектность элементам на слайде
Переходы : Переходы также являются визуальными инструментами, но вы увидите, как один слайд переходит в другой. Используя переход, вы можете сделать свою презентацию более заметной для аудитории или использовать его для создания драматического эффекта
Лента и вкладки в PowerPoint
Как и в других приложениях Microsoft Office, лента PowerPoint содержит кнопки, которые вы будете использовать внутри вкладок. Вы можете настроить ленту так, чтобы убрать или добавить как вкладки, так и кнопки. Но, скорее всего, по умолчанию вы будете видеть вкладки ниже
Ниже приведено краткое описание того, для чего нужна каждая из них и какую группу вкладок вы можете видеть
Вы также должны увидеть вкладку Справка и поле Расскажите, что вы хотите сделать. Если вам нужна помощь или дополнительная информация о какой-либо функции, просто откройте Help или введите ключевое слово в поле Tell me и просмотрите результаты
Панель инструментов быстрого доступа PowerPoint
Подобно вкладкам и ленте в других продуктах Microsoft Office, у вас также есть панель инструментов быстрого доступа. Возможно, вы уже знакомы с этим удобным инструментом, но если нет, то это панель инструментов в самом верхнем левом углу окна PowerPoint. Как следует из названия, эта функция позволяет выполнять быстрые действия
Кнопка Сохранить позволяет легко сохранить файл, над которым вы работаете, с текущим именем файла
Если вы допустили ошибку и хотите ее отменить, просто нажмите кнопку Отменить. Если вы нажмете ее один раз, то отмените последнее действие, которое вы совершили. Если вы продолжите нажимать на кнопку, она отменит каждое предыдущее действие, двигаясь назад. Также можно нажать стрелку рядом с кнопкой Отменить и выделить все действия, которые нужно отменить
Если вы отмените действие с помощью кнопки , кнопка Redo станет доступной для нажатия. Это позволяет повторно выполнить то, что вы только что отменили. Как и в случае с кнопкой Отменить , вы можете повторить последнее действие одним щелчком мыши или использовать стрелку рядом с кнопкой Повторить для повторения нескольких действий
Кнопка Презентация позволяет запустить слайд-шоу в том виде, в котором его будут смотреть другие. Он должен занимать весь экран, чтобы презентация была видна в любое время в процессе создания или редактирования
Вы можете выбрать стрелку справа от панели инструментов быстрого доступа, чтобы легко добавлять или удалять кнопки из нее. Вы также можете увидеть больше доступных команд или переместить панель инструментов под ленту
Как работать со слайдами PowerPoint
Слайды – это основа ваших слайд-шоу. Поэтому знание основ эффективной работы со слайдами может оказать большое влияние на ваше творение. Вот основы, которые необходимо знать для работы со слайдами в PowerPoint
Добавить слайд PowerPoint
На вкладке Главная на ленте вы должны увидеть раздел Слайды. Вы можете быстро добавить слайд, нажав кнопку Новый слайд. При этом будет добавлен слайд, аналогичный тому, который вы выбрали в данный момент
Кроме того, можно нажать стрелку на кнопке Новый слайд. Это позволит вам выбрать тип слайда, который вы хотите добавить, например, пустой слайд, заголовок с содержанием или рисунок с подписью
Изменение макета слайда
Кнопка Макет на ленте позволяет изменить тип текущего выбранного слайда. Таким образом, вы можете легко изменить слайд с заголовком на слайд с заголовком и содержанием или слайд с картинкой с подписью на слайд с содержанием и подписью. Или вы можете получить слайд, готовый для вставки PDF-файла напрямую
Иконки слайдов
Некоторые типы слайдов легко понять с самого начала. Например, если вы выберете слайд с заголовком, вы увидите текстовые области, на которые нужно нажать, чтобы добавить заголовок и подзаголовок. Но другие макеты слайдов, например, те, которые позволяют добавлять медиа, содержат значки для вставки содержимого
Если вы используете этот тип слайда, просто щелкните соответствующий значок, чтобы вставить элемент
Вы также можете получить более подробную информацию о встраивании видеороликов YouTube или добавлении музыки в презентации PowerPoint
Удаление слайда
Если вы хотите удалить слайд, самый простой способ – выделить его и нажать Delete на клавиатуре. Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши на слайде и выбрать Удалить слайд из контекстного меню
Использование разделов PowerPoint
Возможно, вы захотите организовать слайд-шоу по разным разделам. Нажмите кнопку Раздел , выберите Добавить раздел , а затем дайте ему имя. Затем вы можете добавлять слайды отдельно в каждый раздел. Стрелка кнопки Раздел позволяет также удалять, переименовывать, сворачивать и разворачивать разделы
Другие распространенные действия со слайдами
Работа с заметками презентации
PowerPoint предлагает потрясающую функцию заметок докладчика, которая может пригодиться. Вы можете добавить примечание к слайду для собственной справки или для выступления перед аудиторией во время презентации. Раздел примечаний отображается непосредственно под каждым слайдом в PowerPoint
Если вы не видите его, просто нажмите кнопку Примечания на панели задач в нижней части окна PowerPoint. Или откройте вкладку Вид и нажмите кнопку Заметки на ленте. Затем просто щелкните внутри раздела примечаний, чтобы добавить свое примечание
Использование заметок в презентациях
Когда вы представляете слайд-шоу аудитории, только вы можете видеть ваши заметки. Это делает его отличным инструментом для хранения описаний, объяснений или инструкций во время демонстрации слайдов. Вот вид, который будет содержать ваши заметки во время показа презентации
Печать заметок презентации
Если вы распечатываете презентацию, чтобы у аудитории была ссылка, вы можете включить свои заметки, если хотите. Чтобы увидеть, как это будет выглядеть, щелкните вкладку Вид , а затем Страница заметок в разделе Виды презентации ленты
Если вы хотите изменить вид заметок при печати, нажмите кнопку Мастер заметок в разделе Основные виды ленты. Это позволит вам выбрать дизайн, макет и параметры настройки страницы. Также обратите внимание на расположенную слева кнопку Мастер раздаточного материала , которая также позволяет настроить внешний вид всего раздаточного материала
Добавление анимации в PowerPoint
Если вы решили добавить анимацию на свои слайды, сделать это очень просто. Анимация может быть эффективна для слайд-шоу, которые вы создаете для образования, например, для презентаций в классе или лекций в колледже. Они также могут придать презентации забавный эффект для личных слайд-шоу, например, для семейных встреч или свадебных показов
Варианты анимации
Это основные функции, доступные на вкладке Анимации
Создание первой анимации в PowerPoint
Сначала выберите слайд, а затем элемент на слайде, который нужно анимировать. Затем просто выберите тип в поле Анимация. Это так просто! Затем вы можете использовать описанные выше инструменты для добавления эффектов, дополнительных элементов или синхронизации, если хотите
Обратите внимание, что когда вы добавляете анимацию к элементу, рядом с ней появляется номер. Каждая добавленная анимация будет пронумерована последовательно, чтобы вы могли легко ее идентифицировать, работать с ней или изменять ее порядок. Помните, что каждый анимированный элемент должен восприниматься как отдельный. Это означает, что на одном слайде может быть несколько анимаций со своими собственными эффектами
Если вы используете панель анимации справа, цифры упрощают просмотр одной анимации за раз. Там можно добавить те же типы эффектов, которые вы видите на ленте. Просто щелкните стрелку, соответствующую анимации, и появится выпадающее меню
А если вы вставляете в презентацию диаграммы Excel, их тоже можно анимировать
Применяйте эффекты перехода в PowerPoint
Вставка переходов между слайдами может стать еще одним эффективным способом удержания внимания аудитории, подобно анимации. Вы можете применить уникальный визуальный эффект, со звуком или без него, при перемещении по слайдам презентации
Варианты переходов
Это основные функции, доступные на вкладке Переходы
Создание перехода слайда
Это работает практически так же, как и анимация, только на один шаг меньше. Просто выберите слайд и выберите переход. Затем вы можете применить любой из описанных выше эффектов. Довольно просто, правда?
Хотя переходы, как и анимация, не всегда уместны в слайд-шоу, они могут быть привлекательными для случайных собраний или веселых мероприятий. Даже для бизнес-презентаций простой эффект Fade может устранить неуклюжий переход между слайдами
Используйте различные виды презентации
Не все работают одинаково, когда речь идет о творчестве. К счастью, PowerPoint предлагает различные встроенные виды для этого. Просто выберите вкладку Вид и посмотрите, как можно работать со слайд-шоу
Раздел Представления презентации содержит пять уникальных способов создания или редактирования слайд-шоу. Один из них – Страница заметок , о котором вы читали выше. А вот остальные четыре с краткими пояснениями
- Обычный : Как вы, наверное, догадались, это основной, обычный вид. Вы должны видеть слайды слева в виде пронумерованных миниатюр и текущий слайд в самом большом разделе справа. Этот вид хорошо подходит, если вы предпочитаете переходить между слайдами визуально.
- Вид конспекта : Для тех, кто предпочитает писать или создавать с помощью конспектов, этот вид идеально подходит. Вы можете писать прямо в панели конспектов слева или вставить существующий конспект из Microsoft Word. Здесь текущий слайд находится в самом большом разделе справа.
- Сортировщик слайдов : Это замечательный способ просмотреть все слайды с первого взгляда. Занимая все центральное окно, вы можете видеть каждый слайд и легко менять их порядок с помощью перетаскивания.
- Просмотр чтения : Если вы хотите просмотреть всю презентацию без переключения в полноэкранный режим, то просто нажмите эту кнопку. Вы можете легко просматривать слайд-шоу с анимацией и переходами.
Наряду с видом Сортировщик слайдов, Обычный и Контурный виды позволяют быстро изменить порядок слайдов. Просто выберите один из них и перетащите его на новое место
Совместная работа над презентациями PowerPoint
Как и в других приложениях Microsoft Office, в PowerPoint есть функции, позволяющие легко сотрудничать с другими пользователями при работе над презентациями PowerPoint. Поэтому если ваш отдел продаж, коллеги-педагоги или одноклассники будут работать над слайд-шоу вместе, у вас есть несколько вариантов
Поделиться слайд-шоу в виде презентации PowerPoint, сохраненной в OneDrive, или в формате PDF. Просто нажмите кнопку Поделиться в меню в правом верхнем углу. Затем пригласите других на открывшейся боковой панели, отправьте слайд-шоу как вложение или получите ссылку для обмена
Позволить другим делать заметки на презентации с помощью кнопки Комментарии , которая находится прямо рядом с кнопкой Поделиться в меню.(Предполагается, что ваши соавторы открывают презентацию в PowerPoint.) Вы можете просматривать их комментарии, вставлять ответ, перемещать и удалять комментарии
Просмотр истории версий после начала совместной работы. Если ваши соавторы могут вносить правки в презентацию, вы можете просмотреть предыдущие версии. В меню появится кнопка между кнопками Поделиться и Комментарии. При необходимости вы можете открыть предыдущие версии слайд-шоу
Параметры слайд-шоу
После завершения презентации настало время просмотреть и настроить слайд-шоу. Перейдите на вкладку Слайд-шоу и ознакомьтесь со следующими параметрами
Начать слайд-шоу
Настройка
Мониторы
Выберите подключенный монитор из выпадающего списка, на котором будет отображаться ваша презентация. Вы также можете включить или отключить функцию Presenter View
Presenter View обеспечивает другой вид слайд-шоу. Это позволяет вам видеть презентацию с примечаниями докладчика на одном экране, а слайд-шоу – на другом. Кроме того, в этом представлении можно управлять презентацией
Запустите слайд-шоу PowerPoint
После того, как вы установили вышеуказанные параметры для слайд-шоу, отрепетировали его и готовы начать, дальше все просто
Откройте PowerPoint на своем компьютере, выберите, какой монитор использовать, а затем представьте его. Вы можете начать слайд-шоу либо с кнопки С начала на вкладке Слайд-шоу , либо с кнопки Начать с начала на Панели инструментов быстрого доступа. Это тот же процесс, которому вы следовали при просмотре презентации
Если вы решили использовать Вид ведущего во время показа слайдов, то вы уже знаете, какие инструменты у вас под рукой для управления показом. Но если вы решили этого не делать или работаете только с одним монитором, вы все равно можете маневрировать своей презентацией
Просто щелкните правой кнопкой мыши на слайд-шоу, когда оно начнется, чтобы открыть контекстное меню. Затем вы можете просмотреть все слайды, увеличить масштаб, настроить параметры экрана или принтера, а также завершить показ
Дизайн с помощью шаблонов Powerpoint
Последняя часть этого руководства для начинающих – шаблоны, которые вы можете использовать для повышения производительности в PowerPoint. Используя шаблон, вы можете начать работу над своей презентацией.PowerPoint предлагает множество встроенных шаблонов, также вы можете найти шаблоны у сторонних разработчиков в Интернете
Использование тематических шаблонов PowerPoint
Чтобы просмотреть варианты в PowerPoint, нажмите Файл > Новый. Затем вы увидите ряд готовых шаблонов, которые вы можете использовать, а также категории, из которых вы можете выбирать, и поле поиска, если вам нужно что-то конкретное
Встроенные шаблоны варьируются от базовых визитных карточек и диаграмм до объемных и подробных презентаций для любой отрасли
Если вы видите шаблон, который хотите проверить, нажмите на него, а затем просмотрите его описание и размер загрузки во всплывающем окне. Если вы хотите использовать его, нажмите кнопку Создать
Использование сторонних шаблонов PowerPoint
Хотя шаблоны для Microsoft Word или Microsoft Excel кажутся более изобильными, вы все же можете ознакомиться с этими замечательными предложениями сторонних разработчиков, которые включают шаблоны Microsoft PowerPoint
Начните презентацию в PowerPoint
Если вы никогда раньше не пользовались этой программой, то это руководство для начинающих по Microsoft PowerPoint должно дать вам отличное начало для создания замечательного слайд-шоу. Готовите ли вы свою первую профессиональную презентацию или просто хотите творчески подойти к работе с семейными фотографиями, эти основы должны вас устроить
Комментировать