Существует множество инструментов управления проектами, и выбрать подходящий может быть непросто. Вот как сравнить и выбрать лучший инструмент
Поиск подходящего программного обеспечения для управления проектами может оказаться непростой задачей. С каждым выбором приходит длинный список возможностей и функций с разными названиями и иногда неясным назначением
При сравнении легко перегрузиться, но это не обязательно должно быть так. В этой статье мы расскажем вам о некоторых советах, которые помогут снизить усталость от функций при выборе подходящего программного обеспечения для управления проектами
1. Составьте план для вашего программного обеспечения для управления проектами, прежде чем пробовать или покупать
Вы уже приняли решение попробовать программное обеспечение для управления проектами или, по крайней мере, рассматриваете такую возможность. При наличии стольких отличных вариантов вы окажете себе огромную услугу, если определите, что вы хотели бы делать с помощью этого программного обеспечения, прежде чем изучать возможности и особенности каждой программы
Это не только поможет вам найти подходящее программное обеспечение, но и выявить и исключить неправильное
Подумайте о том, как вы и ваши коллеги сейчас обмениваетесь информацией о задачах. Хотите ли вы, чтобы программное обеспечение заменило определенные типы электронных писем, встреч и записок? Какие типы деталей вы обычно включаете, и каков процесс, в котором вы распределяете задачи?
Еще одной важной частью описания того, как вы будете использовать систему, является определение того, кто будет ее использовать. Сколько человек у вас в команде? Какие роли и разрешения вам понадобятся для учетной записи каждого члена команды? Нужно ли вам завести гостевые учетные записи для клиентов или подрядчиков?
Вы также можете подумать о том, нужны ли вам личные рабочие пространства в вашем программном обеспечении. Например, вы можете установить списки, создаваемые в рабочих пространствах ClickUp, как общие или частные по умолчанию и менять их в любое время.Notion – это противоположность, где страницы являются приватными, пока вы не поделитесь ими с гостями, если только вы не используете командный аккаунт
Хотя многие программы для управления проектами могут показаться одинаковыми, ответы на эти вопросы помогут вам понять, какие функции вам нужно искать в рамках вашего бюджета
2. Решите, какие функции вам нужны, исходя из того, что вы уже делаете
Здесь может возникнуть небольшая сложность. Существует множество вариантов программного обеспечения для управления проектами, и каждый из них имеет длинный список функций
Здесь следует помнить, что лучше меньше, да лучше. Вы можете даже наметить повторяющиеся задачи или рабочие процессы с помощью одной лишь таблицы и нескольких контрольных списков, как показано в примере с использованием Notion ниже. Все сводится к тому, как вы и ваша команда работаете вместе
На примере учета времени, если вы можете сделать это в каком-то программном обеспечении для управления проектами, это не значит, что вы должны это делать. Если у вас уже есть метод учета времени, который работает, или вы в настоящее время не отслеживаете свое время, и это нормально, зачем выбирать тот, в котором есть отслеживание, вместо того, в котором его нет?
Программное обеспечение для управления проектами не должно вносить никаких сложностей в ваши ежедневные задачи. Прежде всего, это инструмент, который вы можете использовать для эффективной коммуникации по проектам, поэтому подумайте, как вы это делаете в настоящее время и какие функции будут наиболее полезны
Легко отвлечься на дополнительные функции, не только потому, что вы потратите время на их настройку и не будете ими пользоваться, но и потому, что они загромождают ваше рабочее пространство. Это подводит нас к следующему пункту
3. Если он яркий, решите, будет ли он устойчивым
Если какая-то функция привлекла ваше внимание, и вы решили, что хотите ее использовать, спросите себя, будете ли вы поддерживать ее в течение длительного времени. Например, виджеты Monday.com ‘Ферма ламы’ и ‘Батарейка’ – довольно забавные дополнения к приборной панели, поскольку они делают ваши цели в некотором роде игровыми, но волнение может легко улетучиться
На самом деле, вы можете вообще не рассматривать виджеты, поскольку Monday, ClickUp, Notion и Asana прекрасно обходятся без них. На изображении ниже – простой пример доски запросов проекта с использованием лишь некоторых из многочисленных функций, доступных в неоплачиваемой версии ClickUp
Лучше всего выбирать программное обеспечение для управления проектами, основываясь на его фундаменте, а не на ‘колокольчиках и свистках’ — особенно если они будут только снижать вашу производительность
Еще один пункт, на который следует обратить внимание, – интеграция. Как и виджеты, скорее всего, вы сможете использовать программу и без них. Однако если вам нравится, что она интегрируется с другим программным обеспечением, посмотрите, какие задачи она может выполнять, прежде чем сделать это решающим фактором. Интеграция может быть просто еще одним уведомлением или шагом, который нужно сделать
4. Некоторые полезные базовые функции, на которые следует обратить внимание
Прежде чем перейти к основам, важно отметить, что когда вы сравниваете возможности программного обеспечения для управления проектами, вы посещаете каждый сайт в отдельности. В каждой программе может использоваться своя система наименования для одной и той же функции, в результате чего при прямом сравнении может показаться, что у другой программы нет конкретной возможности. Просто конкуренты могут называть ее по-другому
Лучшим примером этого является Notion. Хотя вы не найдете массивного списка каждого фрагмента контента, вы можете добавлять задачи, статусы или доски объявлений на свои страницы. Используя блоки, вы можете создать эффективную систему управления проектами
Независимо от названия, некоторые полезные основы, на которые вы захотите обратить внимание, таковы:
- Задания, страницы или импульсы — независимо от того, какую терминологию использует программа, это пустые карточки в программах управления проектами, куда можно добавить описание, дату выполнения, приоритет, назначаемое лицо и вложения при создании задания.
- Средства коммуникации — вместо того, чтобы переключать программы управления проектами и электронную почту, наличие инструментов для комментирования, ответа и пометки других людей является чрезвычайно полезным при совместной работе над проектами или делегировании полномочий.
- Статусы — часть того, что делает инструменты управления проектами замечательными, заключается в том, что вы и ваша команда можете сообщить друг другу, что вы над чем-то работаете, не делая публичного объявления.
- Напоминания — скорее всего, вы захотите настроить их в соответствии со своими потребностями, но вы будете благодарны за то, что в вашем программном обеспечении для управления проектами есть напоминания, особенно в те моменты, когда они вам нужны.
- Чистый интерфейс — чистый, минимальный дизайн поможет вам сосредоточиться на самых важных задачах.
Не позволяйте функциям мешать работе
Программное обеспечение для управления проектами поначалу может показаться пугающим, но это не так. Если у вас есть план и вы его придерживаетесь, вы найдете лучшее для себя и своей команды
Самое главное, что большинство компаний, занимающихся разработкой программного обеспечения для управления проектами, предлагают бесплатную пробную версию, так что вы можете опробовать ее, прежде чем платить. Почему бы не попробовать несколько из них, создав по одной проектной доске в каждой?
Комментировать