Вам нужно всего 5 папок, чтобы поддерживать нулевой уровень входящих сообщений электронной почты
Продуктивность

Вам нужно всего 5 папок, чтобы поддерживать нулевой уровень входящих сообщений электронной почты

Как только вы достигнете нулевого уровня входящих сообщений, самое сложное – поддерживать его, и именно в этом вам помогут эти папки

Существует множество стратегий для достижения нулевого уровня входящих сообщений: используйте функцию архивирования в Gmail, используйте эти приложения для Android или эти приложения для iPhone. Вы можете настроить фильтры и выделить определенное время для работы с электронной почтой

Как и в случае с большинством других вещей, простота часто является лучшим способом достижения успеха

Система, состоящая всего из пяти папок (или ярлыков в случае с Gmail), позволяет избавить ваш почтовый ящик от беспорядка:

  1. Действие: Переместите сообщения, в которых есть задача, в ваш список дел. Если на выполнение задания требуется всего несколько минут – сделайте его прямо там и тогда. Если это потребует больше усилий или времени, запишите это в список дел и переместите письмо в эту папку, пока задача не будет выполнена.
  2. Ожидание: Сюда помещаются все сообщения, которые ждут ответа или ответа от кого-то другого. Если вы ничего не можете сделать с этим сообщением, не позволяйте ему загромождать ваш почтовый ящик.
  3. Идеи: Это своего рода долгосрочная папка, которая не является обязательной. Я обнаружил, что сохраняю письма, содержащие идеи проектов, над которыми я могу поработать, или подходы, которые я хотел бы протестировать в своей работе, поэтому эта папка служит постоянным источником вдохновения, когда у меня есть свободное время для более активной деятельности.
  4. Архив: Все, что было обработано, может быть сброшено в одну архивную папку. Если вы правильно регистрируете любую информацию, поступающую по электронной почте, вам не нужно организовывать архив.
  5. Проект: Если у вас есть особенно большой проект, над которым вы работаете, с большим количеством движущихся частей, вы можете рассмотреть возможность создания папки для конкретного проекта, с подпапками ‘Действия’ и ‘Ожидание’. После завершения проекта все письма можно будет переместить в основной архив.

.

Многие пуристы inbox zero не советуют заводить папку для конкретного проекта, но я лично убедился, что это помогает гарантировать, что в крупных проектах ничего не пропадет

Вы можете даже немного автоматизировать работу с сообщениями, которые вы каждый раз обрабатываете одним и тем же способом: Gmail, Outlook и другие крупные поставщики услуг электронной почты позволяют легко создавать интеллектуальные правила и фильтры для перемещения сообщений, не прикасаясь к ним

Об авторе

Алексей Белоусов

Привет, меня зовут Филипп. Я фрилансер энтузиаст . В свободное время занимаюсь переводом статей и пишу о потребительских технологиях для широкого круга изданий , не переставая питать большую страсть ко всему мобильному =)

Комментировать

Оставить комментарий