Будь то виртуальные или личные встречи, ваше время может быть потрачено более эффективно и продуктивно, если вы используете правильные инструменты для организации и управления встречами
Работающие профессионалы не могут избежать участия в совещаниях. Будь то виртуальные или личные встречи, вы можете проводить свое время более эффективно и продуктивно, если будете использовать правильные инструменты для организации и управления встречами
Принципы проведения собрания остаются неизменными, независимо от того, проводите ли вы его в конференц-зале или используете Zoom для онлайн-встреч. Вам необходимо определить повестку дня, составить четкий план действий, определить порядок взаимодействия или вопросов и ответов, а также вести протокол для последующих действий. Эти бесплатные приложения помогут вам сделать все это в режиме онлайн и офлайн
1. Гиперконтекст (веб): Бесплатные шаблоны совещаний и разговорники
Если ваши совещания слишком часто сбиваются с пути, вам нужен Гиперконтекст. Это приложение-компаньон для руководителей, которое предоставляет бесплатные шаблоны и разговорники для встреч как один на один, так и для командных совещаний. Следуйте сценарию, и вы никогда не собьетесь с пути и не упустите что-то важное
После входа в систему синхронизируйте свой календарь и создайте новое рабочее пространство. В каждом рабочем пространстве есть несколько шаблонов для встреч один на один или командных встреч, таких как еженедельные и ежемесячные обзоры, удаленные встречи один на один или командные встречи, обзоры производительности, контрольные встречи, совещания standup, scrum, управление проектами, квартальное планирование и так далее
В каждом шаблоне вы увидите ряд вопросов или пунктов повестки дня с запланированными временными интервалами. Не стесняйтесь редактировать их по своему усмотрению. Пока идет совещание, вы можете добавить ‘Следующие шаги’ к каждому пункту, создав для себя список дел. Вы также можете пригласить коллег в рабочее пространство для совместной работы над этими пунктами действий. Это похоже на ведение протокола собрания
В Pro-аккаунтах вы получаете дополнительные возможности, такие как отслеживание ваших следующих шагов во времени, добавление целей, проверка прошедших встреч и т.д. Все эти функции добавляют ценность, если вы хотите заплатить за услугу. Тем не менее, шаблоны бесплатной версии – достаточная причина, чтобы использовать Hypercontext
2.Adjourn (Web): Бесплатное приложение для организации и обмена записями совещаний
Определение повестки дня, а затем ведение протокола совещания – важные составляющие обеспечения плодотворных встреч. В противном случае вы часто будете сталкиваться с тем, что люди говорят, что не помнят, когда что-то обсуждалось.Adjourn – одно из лучших бесплатных приложений для ведения протокола ваших встреч
В каждой новой встрече вы можете создавать отдельные карточки для каждой заметки. Например, ваша повестка дня – это одна карточка, а другие могут быть ‘Отзывы’, ‘Следующие шаги’, ‘Протоколы’, ‘Предложения’ и так далее. Каждая карточка – это простой редактор насыщенного текста, поддерживающий Markdown и таблицы. Вы можете использовать принципы лучших шаблонов протоколов собраний в любом из них
В панели справа вы найдете других участников этого собрания и пригласите их просмотреть или отредактировать доску Adjourn. В разделе Action Items вы можете составить списки дел, назначить их людям и добавить описания. Наконец, общая панель Agendum Details помогает следить за ходом собрания.Adjourn также позволяет загружать файлы для доступа к ним во время собрания
После завершения совещания вы можете отправить заметки всем участникам по электронной почте или загрузить их в виде PDF-файла. Бесплатная версия Adjourn ограничивает количество отправлений по электронной почте, но загрузка в формате PDF бесплатна всегда
3.Grapevine (Web): Простые асинхронные совещания по видеосвязи
В какой-то момент ежедневные и еженедельные совещания начинают казаться скорее рутиной, чем необходимостью. Кроме того, если это удаленная команда, собрать всех вместе – тоже непростая задача. Растущая тенденция, позволяющая справиться с перегрузкой совещаниями, заключается в выборе асинхронных совещаний, которые можно проводить по видеосвязи
Если вы не знали, асинхронное совещание проходит так же, как и обычное совещание, но не в одно и то же время. Сначала ведущий собрания начинает собрание и излагает повестку дня, все это записывается на видеосообщение и отправляется группе. Затем второй участник может ответить на него своим видеосообщением в удобное для него время. Затем другие участники могут просматривать эти сообщения и отвечать на них в соответствии с установленным ведущим порядком или отвечать человеку между делом. Идея заключается в том, чтобы позволить людям работать в своем собственном темпе и не быть все время на совещаниях
Довольно много онлайн-приложений позволяют легко проводить асинхронные встречи по видеосвязи.Grapevine – одно из самых простых, которое мы видели. Оно позволяет записывать 15-минутные сообщения через веб-камеру или запись экрана. Вы также можете оставлять комментарии и добавлять файлы к любому сообщению. Все сообщения отображаются в простой хронологической шкале. В бесплатной версии могут участвовать до пяти пользователей, а для больших групп можно сделать апгрейд
4. Дори (веб): Лучший способ управления вопросами и ответами и живым взаимодействием с аудиторией
Dory, созданное бывшими гуглерами, – это совершенно бесплатное веб-приложение (без рекламы и скрытых расходов) для управления сессиями вопросов и ответов и живым взаимодействием с аудиторией как в режиме онлайн, так и офлайн. Вы также можете использовать его для проведения виртуальных собраний в рамках всей компании, чтобы слушатели могли задавать свои вопросы
Приложение имеет простой интерфейс для создания нового события и приглашения участников, обладающих теми же правами редактора, что и вы. События могут быть публичными или частными, доступными только тем, у кого есть ссылка. На главной панели участники могут задавать вопросы, которые модератор может ранжировать для ответов докладчиков. Вопросы можно прикреплять, архивировать и голосовать за них для большей наглядности
Dory также включает удобную панель заметок, состоящую из двух частей. Одна – это общее пространство заметок, где все организаторы или редакторы могут добавлять заметки, которые видны всем. Другая – личный блокнот, редактируемый и видимый только вам. Это удобное дополнение для ведения протоколов, добавления и обмена мыслями, а при необходимости даже для дачи инструкций
5. Ластик (Web): Белая доска, доска для записей и готовые шаблоны совещаний
На физических совещаниях часто используется конференц-зал с общей доской и блокнотом для записей для каждого человека.Eraser переносит это в виртуальный мир, предоставляя вам двухполосный блокнот и бесплатную цифровую доску
Оба инструмента довольно просты в использовании, и вы можете поделиться ссылкой с другими людьми в Интернете, чтобы начать работу. Блокнот поддерживает Markdown для форматирования, а доска поставляется с обычными инструментами для рисования фигур, текста и диаграмм.Eraser также включает аудиочат, если вы не хотите использовать стороннее приложение для видеозвонков
Самое интересное – это предварительно загруженные шаблоны.Eraser быстро нарисует всю доску Agile Sprint, блок-схему, схему плавательной дорожки или сессию совещания, чтобы вы затем заполнили значения в соответствии с вашей встречей. Это отлично работает и сделает вашу работу более эффективной
Не боритесь с этим все время
Эти инструменты и приложения сделают более эффективными многие из ваших встреч, но не все. И это нормально. Не пытайтесь добиться максимальной продуктивности и эффективности на каждом совещании, иногда они будут скучными и покажутся вам пустой тратой времени. Даже если вы сделаете более эффективной половину из них, вы обнаружите большие изменения. А для второй половины развлеките себя игрой Meeting Hell Bingo
Комментировать